Ce este lotul de sarcini? Un ghid cuprinzător

Productivitatea la locul de muncă este adesea definită ca cantitatea de muncă pe care o persoană o poate îndeplini într-o anumită perioadă de timp. Cu cât ești mai productiv, cu atât vei face mai multe lucruri.

Cu toate acestea, în loc să utilizați abordarea convențională pentru a finaliza munca, există o varietate de strategii diferite pe care le puteți aplica.

În unele cazuri, chiar și schimbările subtile pot duce la un impact profund asupra cantității de muncă pe care o faci. Gruparea sarcinilor este un exemplu clasic în acest sens.

Deci, ce este exact lotizarea sarcinilor? Și cum poți să o faci corect? Să aflăm.

Ce este lotul de sarcini?

Gruparea sarcinilor este pur și simplu un proces de grupare a sarcinilor de natură similară într-un lot și de a le finaliza dintr-o singură mișcare, în loc să le faci una câte una pe parcursul zilei.

Puteți combina aproape orice sarcină împreună. De exemplu, dacă trebuie să răspundeți la e-mailurile dvs., puteți stabili o anumită oră și apoi să vă concentrați exclusiv pe aceasta.

În loc să răspundeți sporadic la e-mailuri care nu sunt urgente de-a lungul zilei, vă puteți face timp liber și puteți face treaba dintr-o singură mișcare, cu concentrare completă.

Legate de: Cele mai bune aplicații pe care le puteți folosi pentru a prioritiza sarcinile la locul de muncă

Un avantaj major al grupării sarcinilor este că îl puteți folosi pentru aproape orice, de la muncă profundă până la îndeplinirea sarcinilor ușoare pe parcursul zilei.

Cum să grupați în mod eficient sarcinile

Pentru a grupa sarcini în mod eficient, aveți nevoie de două lucruri: un instrument de urmărire a timpului și o aplicație de făcut. Iată un ghid în pas pentru lotizarea eficientă a sarcinilor.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să alegeți un instrument de urmărire a timpului. Gruparea sarcinilor este eficientă numai dacă știți cât timp petreceți pentru fiecare lot de sarcini.

Legate de: Aplicații gratuite de urmărire a timpului pentru a vă maximiza munca profundă

O alegere populară este Clockify, deoarece este complet gratuit de utilizat. Desigur, există și alte opțiuni disponibile, cum ar fi Toggl, așa că alege orice aplicație pe care o folosești confortabil.

2. Utilizați o aplicație To-Do pentru a clasifica sarcinile în consecință

Nu lipsesc aplicațiile de făcut, așa că este mai mult o chestiune de ceea ce vă place și pentru ce sunteți dispus să plătiți. Microsoft To Do este o aplicație fantastică care este gratuită de utilizat și se sincronizează pe mai multe platforme, inclusiv iOS, Android, Windows și macOS. Puteți găsi și alte opțiuni, cum ar fi TickTick.

Când selectați o aplicație de rezolvat, asigurați-vă că alegeți una care vă permite să atribuiți etichete sau să clasificați sarcini. Asta va face o mare diferență atunci când grupați sarcini împreună.

3. Loturi de lucru cu valoare redusă pentru ore obositoare ale zilei

Pentru a grupa sarcinile cu succes și pentru a vă îmbunătăți productivitatea, trebuie să înțelegeți cum variază nivelul de energie pe parcursul zilei.

Aproape toți experimentăm acalmie sau scăderi de energie pe parcursul zilei. Cu toate acestea, pentru majoritatea oamenilor, diminețile sunt cele mai productive. Nivelurile de energie sunt vertiginoase, iar mintea se aprinde pe toți cilindrii.

Cu toate acestea, majoritatea oamenilor experimentează o scădere imediată după prânz, productivitatea scăzând considerabil. Puteți grupa lucrări cu valoare redusă, cum ar fi răspunsul la e-mailuri neesențiale sau îndeplinirea sarcinilor banale, în aceste perioade cu energie scăzută.

Legate de: Cele mai bune aplicații de grupare a timpului pentru a crește productivitatea

În mod similar, pentru sarcini mai solicitante, cel mai bine este să le grupați pentru o perioadă în care mintea ta va fi proaspătă și concentrată. Ar putea fi orele târzii ale nopții sau orele mici ale dimineții devreme!

4. Împărțiți proiectele mai mari în sarcini mai mici

Un lucru important pe care trebuie să-l faceți este defalcarea proiectelor mai mari atunci când grupați sarcini. Nu puteți grupa o sarcină împreună dacă vă va ocupa o mare parte din zi.

În schimb, dacă lucrați la un proiect mare, trebuie să îl împărțiți în sarcini mai mici, executabile. Și, ca întotdeauna, asigurați-vă că puteți clasifica aceste sarcini în consecință.

De exemplu, dacă trebuie să pregătiți un raport cuprinzător, puteți împărți fluxul de lucru în mai multe etape, inclusiv planificarea, colectarea datelor, elaborarea raportului și prezentarea.

5. Stabiliți limite de timp și revizuiți-vă performanța

Utilizarea unui instrument de urmărire a timpului este extrem de importantă pentru gruparea și finalizarea cu succes a sarcinilor. În multe cazuri, anumite sarcini s-ar putea să scape de sub control și să vă ocupe mai mult timp decât credeați că ar fi.

Stabiliți limite de timp realiste și încercați să le respectați. Cu timpul, vei înțelege mai bine cât timp îți ia pentru a îndeplini anumite sarcini, iar limitele de timp vor deveni mai eficiente.

Ar trebui să efectuați audituri de timp săptămânal pentru a afla ce categorii de sarcini v-au consumat cea mai mare parte a timpului și cum puteți reduce timpul petrecut cu sarcini mai puțin solicitante.

Legate de: Cele mai bune alternative pentru aplicația de urmărire a timpului Toggl

4 Beneficii majore ale grupării sarcinilor

Gruparea sarcinilor este o tehnică de productivitate fantastică care vă va ajuta să faceți mai multe într-un interval de timp mai scurt. Iată care sunt cele mai mari beneficii pe care le oferă.

1. Productivitate îmbunătățită

Concentrându-vă mai mult pe sarcini similare, veți face mai mult în loc să vă lăsați atenția să rătăcească. Gruparea sarcinilor este predominantă, deoarece vă permite să finalizați toate lucrările cu prioritate înaltă dintr-o singură mișcare atunci când nivelurile de energie sunt mai mari.

Acest lucru vă permite, de asemenea, să vă gestionați mai bine nivelurile de energie pe parcursul zilei și să vă concentrați pe diferite sarcini în funcție de nivelurile de concentrare.

2. Încredere sporită

Încrederea ta va fi evident scăzută atunci când ești epuizat mental sau fizic și ai o misiune importantă de îndeplinit. Pur și simplu nu vei avea încredere în propria ta muncă în majoritatea cazurilor.

Obținând o muncă importantă în perioadele de mare energie și concentrare, încrederea dvs. va crește, de asemenea, în general. Pe măsură ce lucrați mai mult în timp, va continua să crească!

3. Satisfacție mai bună la locul de muncă

Încercați să grupați sarcini dacă vă aflați că urmăriți în mod constant termenele limită și săriți de la o sarcină la alta. Vă va permite să vă gestionați timpul mai eficient, crescând în cele din urmă satisfacția în muncă.

4. Stres redus

Cu gruparea sarcinilor, nu veți pierde somnul din cauza termenelor limită iminente sau a unei calități slabe a muncii. Deoarece veți avea perioade definite pentru îndeplinirea tuturor sarcinilor esențiale și neesențiale, veți ști când să vă opriți și să petreceți ceva timp pentru alte lucruri.

Desigur, acest lucru va ajuta la scăderea nivelului de stres și vă va permite să obțineți un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată.

Reglarea productivității este vitală pentru succes

Măsurarea și reglarea nivelurilor de productivitate este foarte importantă. Vă va permite să deveniți mai bun la locul de muncă, să vă eliberați timp pentru a petrece lucruri pe care le iubiți și să aflați mai multe. Mai important, nu te vei simți în mod constant blocat de muncă prin reglementarea și gestionarea nivelurilor de productivitate.

Cum să gestionați cei patru piloni ai productivității: sfaturi și instrumente de utilizat

Căutați să vă îmbunătățiți productivitatea? Iată cum să gestionați patru piloni importanți ai productivității cu ajutorul tehnologiei.

Citiți în continuare

Despre autor