6 sfaturi de gestionare a timpului pentru a vă organiza propriul volum de muncă

Locuri de muncă, în care obții autonomie față de ceea ce faci, sunt grozave dacă nu-ți place să ți se spună ce să faci și oferă multă satisfacție. Cu toate acestea, odată cu libertatea vine și nevoia de a vă organiza și gestiona propria muncă.

Acest lucru necesită timp și abilități de gestionare a sarcinilor și nu este ceva care vine neapărat de la sine. Să ne uităm la câteva modalități de încredere în care vă puteți consolida abilitățile în acest domeniu și puteți începe să vă ocupați eficient de propria sarcină de lucru.

1. Obișnuiește-te să folosești un calendar

Bazându-te doar pe memorie pentru a-ți ține evidența programului, este deschisă unor cantități masive de erori umane. Cel mai simplu mod de a stăpâni un bun management al timpului este să folosești un calendar pentru orice și să faci asta în mod regulat.

Există multe aplicații de calendar digital pe care le puteți utiliza, cum ar fi Outlook și Google Calendar. În plus, puteți opta pentru Tweek, dacă preferați un planificator bazat pe sarcini.

Legate de: Cum să vă clasificați prin culori calendarul Outlook

Scopul este să puneți totul în calendarul dvs., inclusiv întâlniri, lucrări și evenimente și, practic, orice știți că trebuie să faceți. Dacă știi ceva că s-ar putea să uiți, pune-l. Este o practică bună să vă completați calendarul cât mai mult în avans, așa că blocați-vă puțin timp la începutul săptămânii pentru a face acest lucru.

2. Organizați-vă e-mailurile în dosare

Păstrarea tuturor e-mailurilor în Inbox poate crea haos, mai ales dacă trebuie să găsiți un e-mail important la intrare la o dată ulterioară. Pentru a remedia acest lucru, ar trebui să vă organizați e-mailurile în dosare relevante.

Dosarele pe care le creați ar trebui să fie specifice muncii și rolului dvs. și să le facă astfel încât să puteți găsi informații rapid. Acestea pot include dosare pentru proiecte, anunțuri și actualizări ale companiei, membri ai echipei, e-mailuri pe care trebuie să le urmăriți și așa mai departe.

Cel mai bine este să evitați ștergerea e-mailurilor legate de job, pentru că chiar dacă ceva nu pare a fi pertinent acum, nu înseamnă că nu va fi în viitor.

Este posibil să nu observați imediat beneficiul organizării comunicațiilor în acest fel, dar pe termen lung, vă va ajuta să păstrați controlul asupra volumului de muncă.

3. Organizați-vă unitatea de fișiere

Nu există nimic mai dăunător pentru productivitatea ta decât o unitate de fișiere care conține sute de fișiere libere. Făcând acest lucru, este dificil și copleșitor să găsești ceea ce ai nevoie, ceea ce duce la amânare și evitare.

La fel ca în cazul e-mailurilor, este important să vă aranjați fișierele în foldere, astfel încât să puteți rămâne la curent cu munca dvs. În esență, nu ar trebui să aveți fișiere care nu sunt stocate într-un folder dedicat.

Legate de: Instrumente productive pentru a îmbunătăți concentrarea în birourile care distrag atenția

Făcând acest lucru nu vă va îmbunătăți automat gestionarea volumului de muncă, dar vă va ajuta cu gestionarea timpului și vă va menține constant. Ai auzit vreodată zicala „o casă ordonată este o minte ordonată”? Același lucru este valabil și pentru spațiul dvs. de lucru digital!

4. Urmăriți munca dvs

A avea autonomie la locul de muncă înseamnă că se așteaptă să ții evidența propriilor sarcini în desfășurare și a modului în care aceasta se încadrează în efortul mai larg al echipei. Prin urmare, este de la sine înțeles că aveți nevoie de o modalitate practică de a face acest lucru.

Puteți crea o foaie de calcul care listează toate progresele dvs. de lucru, de la clienții cu care lucrați până la planificarea proiectelor. Microsoft Excel și Google Sheets au o mulțime de șabloane pe care le puteți folosi sau puteți crea unul de la zero. În mod ideal, foaia de calcul ar trebui să vă ofere supraveghere asupra:

• Care este lucrarea.
• Termenele limită.
• Indicatori de progres.
• Sarcini asociate acestuia.

Alternativ, puteți folosi software de management al muncii, cum ar fi Asana, asta face ceva organizare pentru tine. Indiferent de modul în care alegeți să vă urmăriți munca, dacă aveți responsabilitatea exclusivă pentru volumul de muncă, este esențial să aveți o privire de ansamblu vizuală.

Legate de: Asana Hack-uri pe care trebuie să le știți

5. Prioritizează-ți sarcinile în mod eficient

Când nu ai pe cineva care să-ți spună ce să faci, trebuie să-ți dai seama ce sarcini au prioritate față de altele. Această abilitate este adesea cea cu care oamenii au cele mai multe dificultăți, deoarece necesită să se gândească la imaginea de ansamblu și să anticipeze rezultatele viitoare.

Din fericire, există câteva metode încercate și testate de a face acest lucru, pentru a vă ajuta. The Metoda MoscoW te ajută să aranjezi sarcinile în lucruri obligatorii, ar trebui să aibă, ar putea avea și nu vor avea. Este un sistem pe niveluri care vă permite să aflați care sarcini sunt esențiale și care nu.

The Matricea Eisenhower este o altă metodă care vă clasifică sarcinile într-o grilă 2x2: urgent, important, nu urgent și nu important. Prin urmare, dacă sarcina dvs. se încadrează în caseta Urgent/Important, înseamnă că trebuie să o faceți acum. În timp ce dacă se încadrează în caseta Not Urgent/Not Important, probabil că ați putea să o ignorați, deocamdată.

6. Economisiți timp pentru sarcini repetitive

Oamenii petrec aproximativ 25% din timp la serviciu pe sarcini repetitive; aceasta este o porțiune uriașă de timp și este incredibil de ineficient. Acestea pot fi e-mailuri pe care le trimiteți în cazul în care conținutul este identic sau blocuri de text pe care le scrieți în rapoarte.

Vestea bună este că puteți automatiza munca de rutină ca aceasta folosind Extensia pentru Chrome Magical Text Expander. Este o aplicație gratuită care vă permite să creați până la 10 comenzi rapide în loc să scrieți același text, iar și iar.

Legate de: Sarcini zilnice pe care le puteți automatiza folosind Zapier

Declanșatorul comenzii rapide poate fi o combinație de simboluri și litere. Când le tastați, acesta produce automat textul complet de care aveți nevoie. De exemplu, tastarea #raport va produce raportul schelet complet și puteți doar să intrați și să editați orice detalii relevante.

Rămâneți la curent cu volumul de muncă

Este foarte ușor să devii neorganizat și să faci greșeli atunci când vine vorba de gestionarea propriului volum de muncă. Prin urmare, este esențial să vă asigurați că aveți totul la dispoziție pentru a minimiza acest lucru.

Ca oameni, putem stoca doar atât de multe informații în creierul nostru, așa că nu vă împovărați încercând să vă amintiți totul. Folosind sfaturile explorate aici, veți fi pe drumul cel bun pentru a vă gestiona propriul volum de cazuri în mod eficient și, cu timpul, va deveni a doua natură.

4 aplicații Digital Board pentru colaborare și planificare de proiecte

Plăcile de colaborare digitală sunt calea de urmat, dar pe care ar trebui să le folosiți? Iată cele mai bune aplicații pentru colaborare și planificare de proiecte.

Citiți în continuare

Despre autor