Cum să utilizați vizualizarea de bord în calendarul Microsoft 365

Toată lumea se luptă să găsească informații uneori, chiar și în propriile sisteme de fișiere și aplicații. Calendarul din Microsoft 365 pentru web include un instrument adesea trecut cu vederea, care poate ajuta.

Board View vă permite să vă gestionați programul și sarcinile într-un singur loc, putând, de asemenea, să accesați rapid fișierele asociate, notele și să vă amintiți obiectivele. Îndeplinește multe dintre aceleași sarcini legate de managementul proiectelor ca Trello și OmniFocus. Dar pentru persoanele care folosesc Microsoft 365, acesta poate servi ca o putere organizațională.

Cum să utilizați Vizualizarea bord în Microsoft 365

Board View este disponibil în Microsoft 365 pe web. Deschideți calendarul Outlook și faceți clic pe orice vedere folosesti (zi, saptamana, luna). În partea de jos a meniului derulant, veți vedea Bord.

Click pe Mod implicit pentru a vă afișa calendarul principal și toate sarcinile. Alternativ, puteți face clic Consiliu nou pentru a crea un board axat pe un anumit proiect.

Board View deschide o pânză pe care puteți face clic pentru a vă deplasa. Puteți mări cu Ctrl + ] si afara, Ctrl + [. În mod util, Board View are multe comenzi rapide de la tastatură pentru a naviga rapid.

Probabil că veți vedea câteva widget-uri preîncărcate când se încarcă pânza. Puteți să le redimensionați și să le mutați în jurul pânzei. Pentru a adăuga mai multe widget-uri, faceți clic pe Adăugați la bord în stânga sus. Veți vedea următoarele widget-uri în meniul drop-down:

• Calendar
• Notă
• Lista de sarcini
• Colectie
• Poartă
• Fişier
• Legătură
• Vreme
• Ceas
• Persoană
• Locație

Faceți clic pe oricare dintre aceste widget-uri pentru a le adăuga la pânză. Pentru a elimina un widget, faceți clic pe trei puncte în partea de sus și selectați Scoateți de pe bord.

Legate de: Cele mai bune power-up-uri Trello pentru a maximiza colaborarea în echipă

Fiecare dintre widget-urile Board View are propriile utilizări pentru managementul proiectelor.

1. Calendar

Widgetul de calendar ar putea părea de la sine explicat. Puteți schimba vizualizările pentru a vă vedea agenda generală, săptămâna de lucru, săptămână sau lună. O privire mai profundă dezvăluie posibilități suplimentare de personalizare care merită remarcate.

Nu există doar posibilitatea de a crea un calendar pentru un anumit proiect. Vă puteți abona la un calendar în afara Microsoft 365 printr-un link sau puteți încărca un calendar dintr-un fișier .ics.

Într-un semn de cap către natura dispersată geografic a muncii moderne, este posibil să adăugați vacanțe internaționale din țări din întreaga lume. O funcție de planificare deosebit de utilă, aceasta înseamnă că lucrătorii din Statele Unite nu mai trebuie să fie surprinși să descopere că colegii lor europeni sunt din nou plecați de la birou în încă o vacanță!

De asemenea, puteți adăuga calendare pentru emisiunile TV și sporturile pe care le urmăriți, util pentru a decide ce ar putea merita vizionat.

2. Notă

Notele create în Board View vor apărea și în fluxul dvs. OneNote. Puteți face formatare de bază pentru textul din fiecare notă și puteți introduce o imagine. Este chiar posibil să vă faceți tabla puțin mai plină de viață schimbând culoarea fiecărei note.

De asemenea, puteți atribui notițelor o dată limită. Marcați-l ca finalizat sau eliminați data scadentă, totul în Board View.

3. Lista de sarcini

Widgetul Lista de sarcini este menit să servească drept centru, afișând sarcinile salvate în aplicația To Do a Microsoft și notele cu termenele limită. Lista de sarcini se sincronizează cu To Do, astfel încât să puteți vedea sarcinile de la o anumită tablă din aplicația respectivă. Fiecare consiliu are propria listă.

Activitățile pe care le creați într-o listă de Vizualizare panou din To Do se vor sincroniza cu acea Listă de sarcini, unul dintre puținele elemente prietenoase pentru dispozitive mobile ale acestui instrument, așa cum va fi discutat mai jos.

4. Colectie

Puteți crea o colecție pentru gruparea widget-urilor asociate. Acest lucru ar putea fi deosebit de util dacă lucrați la un proiect cu mai mulți pași sau cu un interval de timp lung.

După ce ați plasat o colecție pe pânză, puteți trage alte widget-uri în ea. Colecția se extinde pe măsură ce adăugați widget-uri. Puteți denumi fiecare colecție pe care o creați.

5. Poartă

Această funcție are scopul de a vă menține concentrat. Puteți adăuga obiective în pânza dvs. din Vizualizare panou sau în colecții individuale.

Atribuiți o dată limită și va apărea o numărătoare inversă cu numărul de zile rămase. Obiectivul va fi adăugat automat în calendarul dvs. De asemenea, puteți schimba culoarea de fundal a fiecărui obiectiv.

6. Fișiere

Doriți să sari într-un anumit fișier? Puteți să-l adăugați ca miniatură și să faceți un link direct către pânză sau o colecție.

Acesta este un economisitor de timp real, deoarece este mai bine să faceți clic în OneDrive sau chiar să căutați un fișier după nume. Dacă colaborați cu colegii sau membrii familiei, vă puteți asigura că aceștia au acces la fișierul corect plasându-l chiar pe pânză.

Aici puteți plasa un link pe pânză. Titlul paginii și o imagine sunt trase pe tablă. Din nou, utilitatea aici este să puneți informații relevante pentru proiectul dvs. într-un singur loc, făcând caracteristica de link plăcută de a avea.

8. Vremea și ceasul

Acestea două sunt grozave atunci când lucrezi cu o echipă dispersată la nivel internațional. Puteți adăuga vremea curentă și ora locală într-o altă locație.

Caracteristici ca acestea vă pot oferi în cel mai bun caz context despre o altă persoană și, cel puțin, asigurați-vă că nu o suni în miezul nopții.

9. Persoană

Doriți să contactați acea persoană rapid? Puteți adăuga informațiile lor de contact direct în Canvas, făcându-le la doar câteva clicuri distanță. Caracteristica este deosebit de bună dacă proiectele dvs. implică suport extern care nu este în directorul companiei.

10. Locație

Funcția de locație este, de asemenea, bună pentru înțelegerea situațiilor altor persoane, deoarece vă permite să salvați adresele direct în pânză. Puteți copia ulterior adresa sau puteți deschide indicații de orientare către locație folosind hărțile Bing.

Legate de: Cum să utilizați PowerPoint Speaker Coach pentru a vă îmbunătăți abilitățile de prezentare

Vizualizarea bordului lipsește pe mobil

Board View are o mulțime de funcții puternice de management de proiect. Cu toate acestea, o capcană majoră este lipsa integrării mobile, chiar dacă instrumentul este menit să ofere o privire la 360 de grade asupra a ceea ce trebuie să faceți.

Puteți vedea sarcinile din Vizualizare bord în To Do, obiectivele în Calendar și notele în OneNote. Cu toate acestea, faptul că nu aveți o opțiune mobilă pentru Board View îl face să se simtă ca un instrument încă în curs de dezvoltare.

Neavând o capacitate mobilă puternică pentru un instrument care include caracteristici de locație sporește această impresie și ridică câteva întrebări cu privire la angajamentul Microsoft de a menține Board View. Din fericire, Microsoft nu este atât de rapid să omoare instrumente, spre deosebire de concurentul său Google, care este faim pentru că a început proiecte și apoi le-a ucis.

Vizualizarea la bord reunește totul

Board View oferă o imagine de ansamblu captivantă a proiectelor dvs. într-un singur loc. Deși lipsa unei aplicații mobile dedicate este frustrantă, dacă utilizați Microsoft 365 pe web, este un instrument bogat în funcții pentru a gestiona ceea ce trebuie să faceți.

5 beneficii care economisesc timp ale utilizării software-ului de management de proiect

Utilizând software-ul de management al proiectelor, puteți păstra totul organizat într-un singur loc, economisind timp. Iată câteva dintre beneficiile sale de economisire a timpului.

Citiți în continuare

Despre autor