Cum să setați reperele proiectului pentru o productivitate crescută

A începe un proiect fără etape este ca și cum ai lucra toată ziua fără pauze. Pe lângă faptul că te epuiza, te vei plictisi din minți.

Etapele proiectului îți oferă motive să fii entuziasmat de proiectul tău, chiar și atunci când capătul final este departe. Îți arată recompensele eforturilor tale și te inspiră să muncești mai mult.

În acest articol, vom discuta despre importanța jaloanelor proiectului și despre cum să stabilim reperele eficiente ale proiectului pentru succes.

Ce este o etapă de proiect?

Etapele proiectului sunt puncte specifice care indică momentul în care un eveniment, o fază sau un obiectiv este finalizat într-un proiect. Etapele eficiente vă ajută să urmăriți un proiect și lucrurile necesare pentru a-l finaliza.

Etapele proiectului se întind pe toată durata de viață a unui proiect, de la început până la sfârșit. La fel ca indicatoarele de pe drum, ele te invită să termini un proiect.

Câteva exemple comune de etape ale proiectului sunt aprobarea proiectului, finanțarea proiectelor și adunarea membrilor echipei de proiect.

De ce sunt importante reperele proiectului?

Etapele sunt pilonii care susțin un proiect de succes. Fără repere ale proiectului, proiectul tău ar putea începe să pară obositor sau plictisitor. Acesta este cazul, mai ales în cazul proiectelor mari care durează mult timp pentru a fi executate. Etapele proiectului sunt printre lucrurile care mențin echipa ta motivată pe tot parcursul călătoriei.

Iată câteva dintre importanța reperelor proiectului.

1. Colaborare eficientă

A avea repere într-un proiect vă ajută să delegați sarcini pentru a bifa reperele. În loc ca membrii echipei să rămână inactivi, ei vor fi implicați în mod constant, aducând contribuții pozitive la proiect.

Va exista o creștere a productivității atunci când va fi colaborare în cadrul echipeiși toată lumea știe ce trebuie să facă în fiecare moment. Rezultatele vor fi evidente în performanța lor.

Etapele care implică teste și inspecții vor încuraja angajații să își desfășoare sarcinile în mod corespunzător pentru a trece testul.

2. Menține standarde înalte

Ce standard vrei să atingi în proiectul tău? Țintirea unui anumit standard în rezultatul final al proiectului dvs. fără etape nu este fezabilă. Este mai ușor să îndepliniți standardele convenite atunci când le măsurați la diferite etape.

Asigurați-vă că reperele ating standardele stabilite înainte de a le bifa ca fiind complete. Nu puteți atinge standardele stabilite atunci când calitatea oricăror repere este sub așteptări.

3. Luați decizii informate de management

Stabilirea jaloanelor te ajută luați decizii de grup mai bune pentru a-ți finaliza proiectul la timp. Veți ști pașii de urmat, resursele necesare și timpul de care aveți nevoie pentru proiect. Conștientizarea acestor factori importanți va reduce lenea și pierderea timpului.

Echipa ta poate merge mai departe cu un proiect chiar și în absența ta, deoarece știu că are resursele necesare pentru a lua deciziile corecte. Acest lucru va spori, de asemenea, productivitatea și va face echipa dvs. mai orientată spre acțiune.

4. Identificați posibilele provocări

O modalitate eficientă de a rezolva o problemă este să identificați problema în prealabil, iar reperele vă ajută să faceți acest lucru. Provocările din cadrul proiectului dvs. pot fi bugetul insuficient, lipsa resurselor sau membrii echipei.

Puteți spune provocările care pot împiedica finalizarea cu succes a unei etape și le puteți aborda imediat. Dacă neglijezi aceste provocări, consecințele pot apărea atunci când te aștepți mai puțin.

5. Motivați echipa

Motivația echipei este esențială pentru succesul unui proiect. În calitate de manager de proiect, trebuie motivați-vă echipa pentru a continua să împingeți, și puteți face acest lucru cu repere.

Etapele de referință dezvăluie stadiul actual al unui proiect și încurajează echipa să depună mai mult efort pentru a-l finaliza. În absența reperelor, echipa ta nu își poate măsura performanța.

6. Monitorizați termenele limită

Vrei să ai control asupra termenelor limită ale proiectelor tale? Etapele de referință vă informează când trebuie să începeți și să finalizați o anumită sarcină. Urmărirea proiectului dvs. vă va permite respectați termenul limită și finalizați sarcinile fără presiuni inutile.

Necontrolarea termenelor limită poate duce la o productivitate scăzută și veți ajunge să nu finalizați proiectul.

5 sfaturi pentru stabilirea unor repere eficiente ale proiectului

Înainte de a finaliza etapele proiectului, trebuie să vă asigurați că acestea sunt realiste și realizabile. Stabilirea unor repere pentru a te entuziasma este contraproductivă. Vei fi dezamăgit atunci când nu vei putea îndeplini obiectivele, iar asta îți va afecta atitudinea față de întregul proiect.

Iată câteva sfaturi pentru stabilirea unor etape eficiente ale proiectului.

1. Alegeți momentul potrivit

Având reperele prea aproape unul de altul creează un fals sentiment de progres. Spațiază-ți etapele suficient de bine, astfel încât rezultatele să fie semnificative pentru întregul proiect.

Asigurați-vă că etapele dvs. sunt provocatoare și luați-vă o anumită perioadă de timp pentru a le finaliza. Cu toate acestea, nu le țineți prea departe, deoarece ar putea duce la pierderea motivației.

Nu sunteți sigur cum să vă distanțați proiectul? Folosește un instrument ca ProofHub pentru a vă împărți proiectul în mai multe etape și pentru a urmări timpul de execuție.

2. Țintește progresul

Pentru ca reperele dvs. să fie eficiente, trebuie să vă asigurați că vă vor duce cu câțiva pași mai aproape de finalul proiectului. O etapă bună te mută de la punctul A la punctul B. Dacă o piatră de hotar te lasă în același loc, nu este progresivă.

Pentru a vă face reperele progresive, trebuie să vă asigurați că nu se suprapun. Fiecare etapă ar trebui să fie independentă de alta. Utilizați instrumente de management de proiect precum Brightpod pentru a vă asigura că etapele dvs. nu se suprapun pentru a menține fluxul de lucru în mișcare.

3. Simplificați reperele

Cele mai eficiente repere sunt simple și ușor de înțeles de către toată lumea din echipă. Dacă membrii echipei nu înțeleg componentele unei etape și cum să-l atingă, se vor lupta să o ducă la bun sfârșit.

Puteți utiliza instrumente de management de proiect, cum ar fi Milestone Planner pentru a vă simplifica etapele în fragmente cuprinzătoare pentru o înțelegere ușoară.

4. Creați accesibilitate ușoară

În calitate de manager de proiect, ar trebui să puneți întotdeauna reperele proiectului dvs. la dispoziția membrilor echipei. Ascunderea oricărei părți a jalonului va provoca o întârziere în fluxul de lucru. Cu excepția cazului în care este un proiect privat, păstrați-vă etapele deschise, astfel încât membrii echipei să urmărească progresul. Vor exercita mai multă presiune pentru a atinge reperele apropiate.

Utilizați un instrument de management de proiect precum Kissflow pentru a pune reperele proiectului dvs. la dispoziția membrilor echipei. Aceștia pot accesa oricând tabloul de bord al proiectului dvs. de la distanță, în spațiul de stocare bazat pe cloud.

Etapele proiectului dumneavoastră nu vor fi eficiente dacă nimeni nu le ia în serios. Fă-i pe membrii echipei să înțeleagă importanța realizării fiecărei etape, ținându-i la răspundere.

Dacă echipa nu reușește să atingă o etapă de hotar, cineva sau un grup de oameni trebuie să fie tras la răspundere pentru aceasta. În caz contrar, angajații tăi vor fi reticenți în a-și face treaba.

Rămâneți motivat cu reperele proiectului

Satisfacția care vine de la finalizarea cu succes a unui proiect este neprețuită. Membrii echipei se vor simți atât de mândri de ei înșiși pentru că au făcut o treabă grozavă.

Etapele proiectului sunt indicatori că tu și echipa ta sunteți pe drumul cel bun. Când proiectul devine dificil și ai chef să renunți, etapele pe care le-ai îndeplinit te vor motiva să continui. Dacă poți îndeplini acele etape, le poți realiza pe cele care urmează.

5 beneficii care economisesc timp ale utilizării software-ului de management de proiect

Utilizând software-ul de management al proiectelor, puteți păstra totul organizat într-un singur loc, economisind timp. Iată câteva dintre beneficiile sale de economisire a timpului.

Citiți în continuare

Despre autor