5 instrumente pe care le puteți folosi atunci când rămâneți în urmă la muncă

Ești copleșit de numărul de sarcini pe care trebuie să le termini într-un timp scurt?

Dacă da, atunci sunt șanse să fii blocat într-o poziție în care totul este important și totul trebuie făcut acum. Și poate ați început să credeți că a trăi cu cafea, a sta treaz toată noaptea și a termina munca este singura opțiune rămasă.

Din fericire, nu este cazul. Aici, vom enumera primele cinci lucruri pe care trebuie să le faceți atunci când rămâneți în urmă la muncă; și a te copleși nu este unul dintre ele. Deci, să începem.

1. Comunicați deschis și primiți ajutor de la Magie

Primul lucru pe care trebuie să-l faci este comunica deschis cu șeful și colegii tăi. Dacă șeful tău tot îți atribuie sarcini noi, atunci este timpul să te întâlnești cu ei și să discuti problema cu care te confrunți în prezent.

Cu toate acestea, în loc să le spuneți imediat că aveți multe în farfurie și că nu vă mai puteți ocupa, discutați cu ei proiectele la care lucrați în prezent. Cereți-i să vă ajute să prioritizați sarcinile la care doresc să lucrați mai întâi.

Știind acest lucru, șeful tău va înțelege situația. Sunt șanse ca ei să atribuie noile sarcini altcuiva. Și dacă aveți noroc, ar putea la fel de bine să prelungească termenele pentru cei la care lucrați în prezent. În plus, ar trebui să discutați cu colegii despre volumul dvs. de muncă, iar aceștia ar putea să vină cu un plan de acțiune pentru a termina munca la timp.

În sfârșit, luați ajutor. Platforma online, Magic, vă ajută să găsiți un asistent virtual, pe care va trebui să-l plătiți pe minut. Puteți delega toate lucrurile pe care trebuie să le faceți acestui asistent, dar nu necesită experiența dvs. De exemplu, rezervarea de întâlniri, cercetarea ceva sau chiar comandarea de mâncare și cafea.

În afară de asta, puteți angaja asistenți la prețuri foarte ieftine de pe site-uri precum Upwork sau Fiverr pentru sarcini mai complexe. Ele vă pot ajuta să finalizați unele dintre sarcinile secundare ale proiectului pe care le puteți delega cu ușurință, de exemplu, editarea sau corectarea unei piese de conținut.

2. Prioritizează sarcinile cu Trello

Când ai puțin timp și totul pare urgent, prioritizarea este cheia.

Asa de, prioritizează sarcinile pe baza termenelor limită și a timpului necesar pentru finalizarea acestora. De exemplu, dacă mai aveți patru zile pentru a trimite o temă, finalizarea va dura 4-5 ore și un termen limită de o săptămână pentru un alt proiect care ar putea dura 18-20 de ore pentru a finaliza, acordați prioritate fost. De asemenea, puteți împărți sarcina mai lungă în mai multe subsarcini pentru a vă facilita.

Odată ce ați terminat de prioritizat, utilizați Trello pentru a obține acele subsarcini și sarcini pe lista dvs. de sarcini cu o dată limită pe care o setați pentru fiecare dintre ele.

Platforma este gratuită pentru utilizare individuală și vă permite să creați mai multe panouri și carduri și să vă enumerați sarcinile sub ele. De exemplu, dacă trebuie să trimiteți un proiect X până în această săptămână și proiectul Y până în următoarea, luați în considerare crearea a două carduri pe panoul Kanban al Trello și enumerați toate sub-sarcinile pe care trebuie să le finalizați cu termenele limită înainte de trimiterea finală Data.

De asemenea, puteți adăuga alți membri ai echipei la listă. Menționați-le, atribuiți sarcini și discutați lucruri în secțiunea de comentarii, dacă este necesar. daca tu angajează un asistent virtual, le puteți atribui direct sarcini de la Trello și puteți afla dacă lucrurile merg la timp.

3. Resetați-vă creierul cu meditația ghidată

Când rămâneți în urmă la muncă, rămâneți treaz noaptea târziu, înghițiți o cafea după alta și lucrați până când ochii nu pot ține pasul vă poate intrigă. Dar mai gândește-te; creierul și corpul nostru trebuie să se alimenteze. Luând o somn de toată noaptea vă va ajuta să vă reîmprospătați și să lucrați la cea mai bună viteză. Pe de altă parte, nerespectarea acestui lucru poate duce la performanțe mediocre.

Cu toate acestea, atunci când rămâneți în urmă la muncă, stresul și nu puteți dormi pare justificat. Dar o poți repara. Tot ce trebuie să faci este să ajungi la birou cu două ore mai devreme în ziua următoare pentru a-ți termina sarcina în așteptare. De asemenea, rezervați câteva ore în weekend pentru a finaliza munca.

Având în vedere asta, este posibil să dormi fără nicio anxietate. Pentru a face totul mai simplu, efectuați meditație ghidată. Descărcați aplicația Calm sau salvați videoclipul YouTube de mai jos și redați-l când vă aflați în pat.

Descarca: Calm pentru Android | iOS (Achiziție gratuită în aplicație disponibilă)

4. Amânați productiv cu FocusMe

Când ești copleșit, amâni. Este cea mai ușoară evadare din toate problemele lumii. Dar vine cu un preț mai mare de plătit. Dar ce se întâmplă dacă ai putea amâna și tot ai putea să tai lucruri din lista ta de lucruri de făcut?

Doar faceți o inginerie inversă a modului în care funcționează amânarea. Începeți prin a bloca lucrurile inutile care vă pot tenta în timp ce amânați și lucrați la sub-sarcinile mai mici pe care trebuie să le faceți. Platforma FocusMe poate ajuta la blocarea lucrurilor inutile de pe desktop sau Mac, iar Trello vă poate ajuta cu listarea elementelor de făcut pentru amânarea productivă.

În acest fel, veți fi productiv și veți duce lucrurile la bun sfârșit, chiar dacă amânați. Motivația vine din acțiune și nu este niciodată invers. În acest fel, atunci când începeți să vă simțiți puțin ciudat lucrând la sarcinile cu prioritate scăzută, veți simți dorința de a reveni la cele mai importante.

5. Luați pauze productive

În afară de a lucra ore suplimentare și de a amâna, luarea pauzelor productive este la fel de importantă. Puteți lua în considerare fie să luați o pauză la fiecare 90 de minute de lucru, fie după ce ați terminat complet o sarcină.

În timpul acestor pauze, luați în considerare să mâncați ceva sănătos, să faceți ceva care vă relaxează, cum ar fi să ascultați muzică sau să mergeți la plimbare.

Cu toate acestea, trebuie să evitați să pierdeți acele pauze verificându-vă e-mailurile sau rețelele sociale. Pentru ca acesta să funcționeze, luați în considerare să petreceți 20-30 de minute pentru a răspunde la fiecare conversație necesară înainte de a vă începe munca. Apoi, dezactivați notificările.

De asemenea, trebuie să vă asigurați că țineți evidența timpului în timp ce vă aflați în pauză. Așadar, setați un cronometru în aplicația obișnuită Ceas a telefonului și reveniți la birou imediat ce timpul liber s-a încheiat.

Legate de: Cum să setați un temporizator pentru aplicații pe Android pentru a vă controla timpul de ecran

Nu vă stresați pentru a rămâne în urmă la muncă

Până acum, trebuie să fi înțeles că este posibil să-ți finalizezi munca fără a fi copleșit. Tot ce trebuie să faceți este să comunicați deschis, să vă prioritizați sarcinile, să vă asigurați că dormiți și să faceți pauze adecvate și să profitați de amânare.

Acestea pot părea mici sfaturi, dar pot face minuni atunci când le urmezi corect.

Cele mai bune 7 aplicații pentru a-ți realiza proiectele mai repede

Dacă doriți să vă accelerați fluxul de lucru și să finalizați proiectele la timp, iată câteva dintre cele mai bune aplicații pe care le puteți utiliza.

Citiți în continuare

Despre autor