Cum să evitați utilizarea excesivă a instrumentelor de comunicare și colaborare

Instrumentele de colaborare și comunicare sunt vitale pentru succesul oricărui proiect, în special pentru echipele aflate la distanță. Acestea ajută la creșterea productivității și a conexiunilor dintre angajați, permițându-le în același timp să acceseze informații de oriunde și oricând.

Cu toate acestea, prea multe opțiuni pot deveni stresante, mai ales atunci când trebuie să începeți fiecare zi de lucru jonglandu-vă între diverse instrumente pentru a rămâne la curent. Acest articol va explora câteva sfaturi și instrumente care vă vor ajuta să utilizați instrumentele de colaborare mai eficient.

Supraîncărcarea echipei cu colaborare instrumentele nu este soluția pentru o productivitate mai bună; dimpotrivă, poate duce la:

• Productivitate mai scăzută, deoarece echipa dvs. petrece mai mult timp urmărind informații pe mai multe platforme decât executând sarcini.
• Proiecte întârziate pentru că comunicarea cade între fisuri.
• Colaborare redusă, deoarece unii oameni ar putea avea dificultăți să se familiarizeze cu mai multe platforme de colaborare.
instagram viewer
• Acces dificil la informații atunci când aveți nevoie.
• Jonglerea între numeroase aplicații de colaborare poate duce la schimbarea contextului și eficacitatea scăzută.
• Cheltuieli risipitoare, deoarece multe dintre aceste soluții software au caracteristici care se suprapun și necesită o taxă de abonament.

Deci, dacă instrumentele de colaborare sunt cruciale pentru munca în echipă, cum poți evita aceste probleme?

1. Prioritizează-ți nevoile echipei și ale companiei

Este important să începeți prin a realiza că colaborarea eficientă nu este despre tehnologie, ci despre oamenii dvs. și despre modul în care aceștia interacționează pentru a atinge obiective comune. Instrumentele de colaborare și comunicare vin pentru a permite și facilita acest lucru.

Prin urmare, ar trebui să începeți prin a evalua nevoile companiei dvs. și ce fel de cultură doriți să construiți pentru echipa dvs. Mai mult, obțineți o imagine clară asupra sarcinilor pe care le îndeplinește echipa dvs. de zi cu zi și a celor mai bune modalități de a interacționa între ele.

De exemplu, dacă doriți să promovați încrederea și libertatea de a lucra în timpul orelor flexibile, alegeți soluții digitale care permit comunicarea asincronă și colaborare, ca Răsucire și Yac, ar putea funcționa cel mai bine. Aceste instrumente împuternicesc oamenii să rămână concentrați în timpul lor cel mai productiv.

Pe de altă parte, dacă echipa ta este în mare parte în mișcare și prețuiești comunicarea în timp real, instrumente care facilitează comunicarea sincronă și oferă atât acces desktop, cât și mobil, cum ar fi Slack, ar putea fi cea mai bună opțiune.

Odată ce ai o idee clară despre nevoile tale și despre tipul de cultură pe care vrei să-l promovezi, este mai ușor să restrângi numărul de opțiuni care se aliniază cu abordarea ta de lucru. Alegerea unui instrument doar pentru că este popular poate schimba din neatenție cultura și sistemul de operare al companiei dvs., ceea ce duce la rezultate neproductive.

2. Profitați de suite pentru spațiu de lucru

După ce ați evaluat nevoile companiei dvs. și în încercarea de a reduce numărul de instrumente de colaborare pe care le utilizați, ar putea începe prin a căuta platforme all-in-one sau versatile care oferă o gamă de caracteristici necesare pentru a vă opera Afaceri.

Aceste soluții sunt special concepute pentru a aduce totul împreună prin combinarea caracteristicilor esențiale și funcționalități din mai multe aplicații într-o singură platformă, eliminând bătălia de a deschide mai multe programe pentru a le accesa informație.

Procedând astfel, ei ajută la economisirea de timp și bani, în timp ce le este mai ușor pentru toată lumea să facă lucrurile fără a pierde nicio actualizare. Sunt ideale pentru întreprinderile mici și mijlocii care nu au nevoie neapărat de cele mai noi clopote și fluiere, ci mai degrabă de o soluție simplă, directă, care le ajută să funcționeze fără probleme.

Aceste instrumente vă permit să faceți schimb de mesaje, să sunați, să luați note, să atribuiți sarcini și chiar să planificați proiecte - totul dintr-un singur loc. Câteva exemple de cele mai bune suite pentru spații de lucru care oferă mai multe funcții pentru a vă simplifica fluxul de lucru includ Spike sau Aceeași pagină. Puteți folosi unul dintre aceste instrumente pentru a vă reuni toate activitățile.

Să presupunem că organizația dvs. este specializată într-o anumită linie de lucru și platforma dvs. multifuncțională pare a fi un „folos în toate meseriile, maestru în nici unul." În acest caz, ar trebui să luați în considerare găsirea celor mai bune soluții potrivite pentru funcțiile individuale care pot fi ușor integrate cu fiecare alte.

Dacă managementul proiectelor este obiectivul dvs. principal, este posibil să doriți să căutați instrumente cu caracteristici precum crearea de sarcini și atribuire, funcționalități robuste de căutare, vizualizări multiple de tablouri de bord, raportare de stare a proiectului și proiect șabloane.

Legate de: Integrari Zapier care vă vor automatiza fluxul de lucru pentru managementul sarcinilor

Cu toate acestea, ar trebui să luați în considerare și soluții de management de proiect care oferă oportunități de integrare cu alte instrumente, de exemplu, Stup, luni.com, sau Wrike. În acest fel, puteți utiliza câteva instrumente potrivite pentru scopuri specifice și le puteți conecta pentru a obține rezultate și mai bune.

În plus, aceste instrumente sunt ușor de utilizat, ceea ce face mai ușor pentru toată lumea să le învețe și să le folosească eficient.

4. Creați un depozit centralizat de cunoștințe

După cum am menționat mai sus, unul dintre principalele dezavantaje ale folosirii prea multor instrumente de colaborare este că angajații pierd timp prețios sărind de la o platformă la alta pentru a accesa informații sau deranjarea altor colegi cu întrebări la care au răspuns mai multe ori.

Pentru a evita acest lucru, puteți stoca toate informațiile esențiale într-o bază de cunoștințe centralizată, care este ușor de accesat de oriunde. Puteți folosi un wiki intern al companiei instrument ca Tettra pentru a păstra orice, de la politici la nivel de companie și tutoriale practice până la informații despre produse specifice. Oricine are permisiunea poate adăuga și edita fișiere, creând o platformă de colaborare intuitivă care îi ajută pe angajați să partajeze informații între ei.

Ideea este că fiecare membru al echipei se poate îndrepta direct către această bază de cunoștințe pentru a găsi informații și a obține răspunsuri la orice întrebări sau probleme pe care le-ar putea avea.

Începeți acum călătoria către o comunicare și o colaborare eficiente

Dacă în prezent aveți de-a face cu prea multă dezordine când vine vorba de instrumente de comunicare și colaborare, luați în considerare implementarea soluțiilor de mai sus.

Folosind cele mai bune soluții și strategii digitale de colaborare posibile pentru afacerea dvs., luați un mare pas spre a deveni mai productiv, a economisi bani pe termen lung și a îmbunătăți performanța generală.

Pe măsură ce creșteți și afacerea dvs. devine mai solicitantă, puteți oricând să vă revizuiți procesele pentru a vă satisface nevoile în schimbare.

Cum să vă creșteți productivitatea la locul de muncă cu schimbul de cunoștințe

Partajarea cunoștințelor la locul de muncă poate fi puternică, dar numai dacă creați un mediu care să o încurajeze. Iată câteva instrumente și sfaturi pentru a vă ajuta.

Citiți în continuare

Despre autor