Cum să construiți un panou de solicitare de proiect în ClickUp

Delegarea sarcinilor sau solicitarea ajutorului poate face uneori oamenii să se simtă stânjeniți. Fie că este vorba de anxietatea de a întreba în mod greșit sau de îngrijorarea cu privire la ceea ce poate crede altcineva, este o provocare comună la locul de muncă.

Chiar și cei cu experiență în distribuirea sarcinilor ar putea beneficia de petrecut mai puțin timp comunicând detaliile. Poate fi obositor să urmărești tot ceea ce ai discutat în e-mailuri, mesaje și întâlniri, mai ales atunci când pierzi evidența unui atașament, detaliu sau întrebare.

În acest articol, vă vom prezenta cum să creați un panou de solicitare de proiect în ClickUp, care face delegarea rapidă și nedureroasă.

Ce coloane veți include pe panoul de solicitare a proiectului?

Când creați un panou de solicitare de proiect în ClickUp, scopul este de a economisi timp. Veți dori să clarificați cui îi atribuiți proiectul, când doriți să-l realizeze și nivelul de prioritate, precum și cine face cererea. Puteți face acest lucru rapid adăugând coloanele cesionar, Data scadentă, prioritate, și creat de la bordul tău.

Dacă vă întrebați de ce creat de coloana este importantă, este din două motive. Îi ajută pe colegii tăi să știe pe cine să întrebe dacă se confruntă cu o întrebare. De asemenea, le permite să știe cui raportează dacă aveți mai multe persoane care atribuie proiecte.

Nu puteți schimba cine apare în creat de coloană, așa că dacă creați sarcina în numele altcuiva, puteți nota asta în descriere.

În plus, este posibil să observați cesionar coloana conține un singur nume în mod implicit. Dacă doriți să implicați mai mult de o persoană într-o sarcină, puteți activa mai mulți desemnați. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma profilului dvs. din colțul din stânga jos, accesați Setări, Selectați Faceți clic pe Aplicații, și comutați Cesionari multipli in opțiuni.

Dacă doriți să aduceți pe altcineva în proiect, care nu lucrează activ la el, îl puteți adăuga ca un observator sau dacă doriți ca colegii dvs. să revendice sarcinile ei înșiși, puteți pur și simplu lăsa coloana goală.

Legate de: ClickUp vs. Asana: Care este mai bine pentru managementul proiectelor?

Pe lângă cele patru coloane menționate mai sus, ClickUp oferă multe altele care vă vor ajuta să comunicați specificul proiectului. De exemplu, dacă sarcinile dvs. sunt sensibile la timp, puteți utiliza Data creării coloană pentru a arăta cât timp a stat. Ai putea folosi, de asemenea estimare de timp coloană pentru a oferi coechipierilor tăi o informație despre cât de mult ar putea dura proiectul.

Pentru a vă da seama ce coloane doriți să utilizați, acordați-vă timp pentru a vă gândi la modul în care echipa dvs. împarte deja sarcinile, alegeți ceea ce funcționează și personalizați-vă tabloul pentru a răspunde nevoilor dvs.

Cum să configurați un panou de solicitare de proiect în ClickUp

Primul pas în realizarea unui panou de solicitare de proiect este crearea unei noi liste în spațiul dvs. de lucru. Pentru a face acest lucru, plasați cursorul peste numele spațiului de lucru din bara laterală și faceți clic pe butonul de adăugare. Denumiți-vă lista în consecință.

Apoi, introduceți coloanele pe care doriți să le utilizați dacă nu sunt deja acolo. Veți găsi o listă lungă cu ele când selectați opțiunea de adăugare din colțul din dreapta sus al listei dvs. Rețineți că mai puțin înseamnă mai mult. Dacă adaugi prea multe informații pe forum, s-ar putea să-ți încurce colegii, în special pe cei noi în software-ul de management de proiect.

De asemenea, veți dori să adoptați o abordare minimă cu statusurile. Pentru a vă edita stările, plasați cursorul peste A face sau orice filă de stare de pe panoul dvs., faceți clic pe cele trei puncte din dreapta și accesați Gestionați stările. Selectați personalizat și creați-le pe cele pe care doriți să le folosiți pentru a comunica cu echipa dvs.

Exemplul folosește a face, în curs, și complet, dar poți deveni mai creativ dacă vrei. Dacă utilizați tabla pentru revendicarea proiectelor, poate doriți să o utilizați deschis în loc de a face și a avea o atribuit status pentru a vă informa pe dvs. și pe alții să știți că altcineva este implicat, chiar dacă nu a început încă să lucreze.

De asemenea, puteți utiliza opțiuni precum blocat pentru a comunica un coechipier are nevoie de ajutor, sau in asteptare pentru a împărtăși rapid că un proiect nu este nici în derulare, nici finalizat.

Cum să lucrați în cadrul unui comitet de solicitare a proiectelor

Ideea din spatele consiliului de solicitare a proiectului este limitarea comunicării atunci când delegați sarcini. Nu că nu vei împărtăși detalii sau nu vei răspunde la întrebări, dar o faci într-un singur loc, astfel încât tu și echipa ta să știi unde să găsești informațiile.

Detaliile din coloane oferă persoanei desemnate o privire de ansamblu rapidă asupra așteptărilor proiectului. În plus, puteți pune note detaliate în cadrul sarcinii făcând clic pe numele acesteia.

Aici veți găsi un loc unde puteți descrie sarcina coechipierului, atașați fișiere și comunicați înainte și înapoi în comentarii.

De asemenea, puteți adăuga un observator la proiect făcând clic pe simbolul ochiului din colțul din dreapta sus. A face acest lucru este ca și cum ai CC-o pe cineva într-un e-mail.

Odată ce coechipierul tău începe să lucreze la sarcină, își schimbă starea în în curs pentru a arăta că este în desfășurare și complet când vor termina. ClickUp ascunde automat sarcinile finalizate, dar le puteți vizualiza oricând făcând clic spectacol închis în colțul din dreapta sus.

Rețineți că oricine poate atribui proiecte în ClickUp, astfel încât tabloul dvs. de solicitare a proiectelor va funcționa în ambele sensuri. În acest fel, dacă ai un coleg care are nevoie de ajutorul tău cu ceva, acesta poate crea o sarcină și pentru tine.

Legate de: Ce este ClickUp? Cele mai bune caracteristici de management de proiect

Dacă lucrați cu o echipă mare și găsiți că placa de solicitare a proiectelor este prea ocupată, poate doriți să creați altele separate pentru fiecare departament. Puteți crea, de asemenea, panouri de solicitare de proiecte pentru persoane individuale, dacă compania dvs. are o mulțime de sarcini sau cineva are nevoie de un pic suplimentar de concentrare individuală.

În plus, dacă descoperiți că aveți niște oameni vizuali în echipa dvs., poate doriți adăugați o vizualizare de tablă care utilizează un sistem de carduri în locul unei liste.

Concentrați-vă cu un panou de solicitare a proiectelor

Realizarea unui panou de solicitare a proiectelor este un proiect rapid pe care îl pot prelua atât începătorii, cât și utilizatorii experimentați de ClickUp. Folosirea unuia nu va ajuta doar la limitarea săriturii între e-mailuri și mesaje atunci când delegați sarcini, dar poate reduce și timpul petrecut în întâlniri, programate sau nu.

Doar asigurați-vă că explicați echipei dvs. cum funcționează și spuneți-i că și ei pot solicita ajutor de la dvs. sau unul altuia atunci când au nevoie de el.

ClickUp vs. Noțiune: Care este mai bine pentru colaborarea la proiect?

ClickUp și Notion sunt două dintre cele mai bune instrumente de colaborare pentru proiecte existente. Afla care este mai bine pentru tine.

Citiți în continuare

Despre autor