Cele mai bune 4 sfaturi pentru a reduce supraîncărcarea e-mailului

În cea mai mare parte, a petrece ore din ziua de lucru pe comunicare nu este cea mai productivă utilizare a timpului. În mod ideal, instrumentele de comunicare, cum ar fi e-mailul, ar trebui să vă permită să faceți cel mai bun lucru, nu invers.

Din păcate, e-mailul a devenit o formă atotcuprinzătoare de comunicare, care vă poate absorbi cu ușurință ziua, răpindu-vă timpul și productivitatea.

În acest articol, vom introduce câteva strategii și instrumente practice pentru a combate supraîncărcarea e-mailului.

Ce este supraîncărcarea e-mailului și cum îți afectează productivitatea?

Supraîncărcarea e-mailurilor este incapacitatea de a ține pasul cu numărul de e-mailuri pe care le primiți sau le trimiteți. Apare atunci când aveți mai multe mesaje în căsuța de e-mail decât puteți face față în mod rezonabil.

Deci, care sunt semnele că vă confruntați cu supraîncărcarea e-mailurilor?

• Simți că ești constant în urmă cu e-mailul și nu poți să ajungi niciodată din urmă.
• Sunteți stresat de fiecare dată când vă verificați e-mailul, deoarece aveți o mulțime de mesaje cu care să vă ocupați.
instagram viewer
• Primești prea multe e-mailuri de urmărire pentru că te străduiești să ții pasul cu mesajele tale.
• Aveți un impuls puternic să vă verificați în mod constant e-mailul, chiar și atunci când sunteți ocupat cu alte sarcini sau chiar și atunci când încercați să vă relaxați acasă.

Nu ești singur dacă te confrunți cu unele dintre aceste simptome. Supraîncărcarea e-mailului este o problemă comună cu care se confruntă mulți oameni, dar cum am ajuns aici? Există multe motive pentru care supraîncărcarea e-mailului a devenit o astfel de îngrijorare, în special adoptarea pe scară largă a e-mailului ca mijloc principal de comunicare internă in spațiul de lucru.

Acest lucru s-a agravat odată cu extinderea forței de muncă de la distanță, deoarece interacțiunile în persoană s-au transformat în comunicarea prin e-mail. Nu în ultimul rând, cultura de lucru în timp real și mereu activă înseamnă că oamenii sunt așteptați să fie întotdeauna disponibili pentru a răspunde la e-mailuri, chiar și în afara orelor de lucru.

Toți acești factori au dus la o situație în care oamenii petrec din ce în ce mai mult timp pe e-mail, ceea ce duce la mai multe consecințe negative, inclusiv:

• Niveluri crescute de stres
• Dificultate de a rămâne concentrat
• Dificultate la respectarea termenelor limită
• Sentimente crescute de copleșire
• Scăzut productivitatea datorată schimbării contextului.

Aceste consecințe nu se limitează la indivizi, deoarece pot avea un efect de undă asupra echipei sau companiei. Așadar, cum poți combate supraîncărcarea e-mailului și cum poți recâștiga controlul asupra timpului și productivității tale?

Cele mai bune sfaturi pentru a aborda supraîncărcarea e-mailului

1. Activitate de e-mail în lot

Lotarea sarcinilor este o tehnică eficientă de productivitate care implică gruparea sarcinilor similare împreună și finalizarea lor în perioadele stabilite. Puteți aplica această abordare e-mailului prin gruparea tuturor activităților legate de e-mail în anumite intervale de timp.

Deoarece citirea sau răspunsul la e-mailuri nu este neapărat o sarcină solicitantă din punct de vedere mental, puteți seta ora din orele productive pentru a face acest lucru, de exemplu, dimineața devreme sau după-amiaza târziu, in functie de cronotipul tau. Această strategie vă poate ajuta să evitați tentația de a vă verifica în mod constant e-mailul și de a fi absorbit de un vârtej de e-mail.

Poți să folosești aplicații de grupare a timpului ca Google Calendar pentru a bloca timp pentru activitățile legate de e-mail. De asemenea, puteți personaliza notificările prin e-mail astfel încât să apară numai în intervalele de timp ale activității prin e-mail.

2. Dezabonați-vă de la e-mailurile inutile

Toate acele buletine informative neplăcute și e-mailuri promoționale la care v-ați abonat cu ani în urmă, dar nu le-ați citit niciodată, pot fi o sursă semnificativă de supraîncărcare a e-mailurilor. Dezabonarea de la aceste e-mailuri vă poate dezordinea căsuța de e-mail.

Există multe modalități de a vă dezabona de la e-mailuri, dar cea mai comună este să găsiți un link de „dezabonare” în partea de jos a e-mailului. Cu toate acestea, dacă v-ați abonat la sute de e-mailuri, dezabonarea pe rând poate fi o sarcină descurajantă. Dacă acesta este cazul, sunt multe instrumente care vă pot ajuta să vă organizați e-mailurile, inclusiv Unroll.me, care vă permite să vă dezabonați în masă de la e-mailuri cu doar câteva clicuri.

În cele din urmă, puteți, de asemenea, să configurați un cont de e-mail separat pentru mesajele promoționale, pentru a vă descurca căsuța de e-mail principală. În acest fel, limitați accesul la adresa de e-mail principală/de serviciu numai la mesajele importante.

3. Configurați filtre de e-mail

Filtrele vă gestionează eficient e-mailurile prin sortarea automată a mesajelor în dosare specifice, pe baza anumitor criterii. De exemplu, puteți configura un filtru pentru a șterge automat e-mailurile de la un anumit expeditor înainte ca acesta să ajungă în căsuța dvs. de e-mail.

Filtrele vă pot ajuta să vă gestionați e-mailul mai eficient prin:

• Ajutându-te să fii organizat.
• Preveniți ca e-mailurile irelevante să vă aglomereze căsuța de e-mail.
• Permițându-vă să găsiți rapid e-mailuri pe baza unor criterii specifice.

Puteți configura filtre în clientul dvs. de e-mail; de exemplu, puteți profita de acestea filtre inteligente Gmail sau utilizați un serviciu de filtrare a e-mailurilor, cum ar fi SaneBox.

În mod ideal, e-mailul nu ar trebui să fie singurul mijloc de comunicare la locul de muncă. Puteți folosi e-mailul în scopuri specifice, de exemplu, pentru a actualiza un client cu privire la un proiect sau pentru a furniza conținut de lungă durată.

În multe cazuri, puteți utiliza alte instrumente de comunicare internă, cum ar fi:

• Slack este o aplicație de mesagerie de serviciu care vă permite să comunicați cu colegii și echipele. Îl puteți folosi în diverse scopuri, cum ar fi partajarea fișierelor, conversațiile de grup și crearea de canale pentru proiecte specifice.
• Răsucire este o instrument de comunicare asincronă care dă putere colegilor să schimbe mesaje fără presiunea sau așteptarea unui răspuns instantaneu. Este ideal pentru echipele care doresc să depășească întreruperile constante de la notificări și să aibă mai mult control asupra timpului lor.
• Asana este un instrument de management de proiect care vă permite să urmăriți progresul sarcinilor, să partajați fișiere și să comunicați cu membrii echipei. Este un instrument excelent pentru lucrul bazat pe proiecte sau echipele care trebuie să colaboreze la sarcini.
• Spike este o soluție de e-mail all-in-one care vă poate ajuta depășiți supraîncărcarea e-mailului și creșteți productivitatea. Puteți folosi Spike pentru a integra toate conturile de e-mail existente, pentru a vă organiza căsuța de e-mail, pentru a colabora cu colegii și multe altele.

Recăpătați controlul asupra căsuței dvs. de e-mail pentru a vă crește productivitatea

Supraîncărcarea e-mailului poate fi un ucigaș major al productivității. Cu toate acestea, valorificând strategiile și instrumentele prezentate în acest articol, puteți reduce dezordinea căsuța de e-mail și recâștiga controlul asupra comunicărilor prin e-mail, sporind productivitatea în acest proces.

Cum să preveniți ca e-mailurile dvs. să ajungă în spam: 6 sfaturi

Este posibil ca e-mailurile dvs. să nu ajungă în mod regulat în căsuțele primite ale destinatarilor dacă filtrele de spam îi blochează. Iată cum puteți preveni acest lucru.

Citiți în continuare

Despre autor