4 sfaturi de productivitate pentru verificarea căsuței primite

Cu toții am fost acolo. Sunteți concentrat pe sarcina în cauză atunci când primiți un e-mail de la un coleg care vă îndepărtează atenția de la sarcina în cauză. Curios, dați clic pe el pentru a vedea cum puteți ajuta, dar nu este ceva care să aibă nevoie de un răspuns imediat.

Totuși, s-ar putea să vă întrebați dacă ar trebui să reveniți la ei acum sau să încercați să vă recăpătați concentrarea, ceea ce poate fi deosebit de dificil atunci când apare des pe parcursul zilei.

În acest articol, vă vom prezenta câteva sfaturi care vă pot ajuta să rămâneți productiv atunci când vă verificați e-mailurile.

1. Limitați numărul de ori în care vă verificați zilnic căsuța de e-mail

Dacă dați clic pe căsuța de e-mail de fiecare dată când primiți un e-mail sau anticipați unul, vă pierdeți constant atenția. De asemenea, doriți să luați în considerare timpul necesar pentru a vă întoarce la serviciu după ce ați fost întrerupt, mai ales dacă răspundeți la fiecare e-mail imediat.

Deși s-ar putea să vă simțiți ocupat, acest dus și înapoi poate să nu fie cel mai productiv mod de a lucra. Vrei să verifici

inbox cu intenția de a vă goli lista de e-mailuri.

Cu excepția cazului în care munca dvs. necesită cu adevărat un răspuns imediat la toate e-mailurile, încercați să limitați numărul de ori în care vă verificați zilnic căsuța de e-mail. Ca sugestie, poate doriți să vă verificați și să prioritizați e-mailurile de două până la trei ori pe zi - o dată când ajungeți la serviciu, o dată după pauza de prânz și poate cu o oră înainte de a termina ziua.

Cu toate acestea, cel mai bine este să veniți cu o rutină care să funcționeze cu programul dvs. și cu cei cu care lucrați. Deși puteți oferi răspunsuri imediate, aceasta nu înseamnă că trebuie să faceți întotdeauna acest lucru, mai ales dacă vă concentrați pe o sarcină importantă sau pe un termen limită.

Desigur, vei avea oameni la care trebuie să te întorci mai devreme decât mai târziu, fie că este șeful tău, un client sau un coleg prioritar. Când verificați căsuța de e-mail, acordați prioritate răspunsului dvs. la acestea. De asemenea, puteți activa alertele atunci când persoana respectivă vă trimite e-mailuri cu „Nu deranjați” sau pur și simplu puteți ajusta numărul de ori în căsuța dvs. de e-mail verifică dacă există e-mailuri noi.

Depinde de dvs. dacă doriți să vă ajustați setările de notificare pentru a opri complet anumite e-mailuri. Cu toate acestea, pentru a evita să pierdeți ceva foarte important, poate doriți doar să aruncați o privire la destinatar și la linia de subiect din notificare și să reveniți rapid pe drumul cel bun dacă poate aștepta.

2. Evitați să aveți de-a face cu același e-mail de două ori

Ați deschis și citit vreodată același e-mail de mai multe ori pentru a vă reîmprospăta înainte de a lua măsuri? Acest lucru poate fi o pierdere de timp și de concentrare.

Puteți preveni acest lucru luând măsuri de fiecare dată când deschideți unul. Decideți dacă necesită un răspuns, îl puteți înregistra sau arhiva sau dacă este nedorit sau ceva pe care pur și simplu îl puteți șterge.

Decizia de a răspunde la acesta nu înseamnă că trebuie să se întâmple imediat, dar adăugați un semnalizare sau un fel de memento, astfel încât să știți să o faceți data viitoare când vă abordați e-mailurile.

Căsuța dvs. de e-mail poate avea și o funcție pentru mementouri prin e-mail. De exemplu, Spark vă permite să amânați mesajele pentru o perioadă de timp și vă va reaminti de ele la o anumită dată și oră. De asemenea, vă permite să setați un memento pentru urmărirea unui e-mail trimis dacă încă nu ați primit un răspuns de la destinatar.

Orice în căsuța dvs. de e-mail care nu necesită un răspuns, fișier, mesaje nedorite sau coșul de gunoi imediat - majoritatea furnizorilor de e-mail fac acest lucru foarte ușor, așa că cel mai bine este să o faceți și să o finalizați.

De asemenea, vă ajută să veniți cu câteva reguli pentru dvs. în funcție de volumul de e-mailuri pe care le primiți. De exemplu, cine este o prioritate și timpul tău de răspuns. Alții se vor obișnui și cu asta și vor ști că le vei oferi un răspuns grozav, doar nu imediat.

Dacă descoperiți că există un e-mail pe care l-ați amânat, utilizați metoda de a mânca broasca pentru a se termina.

3. Dezabonați-vă de la buletinele informative inutile și e-mailurile de marketing

Este probabil să primiți suficiente notificări în timpul zilei fără zgomotul adăugat al buletinelor informative și al e-mailurilor de marketing. Este ușor să-l lași să alunece și să le lași să se adune în căsuța de e-mail, deoarece ești ocupat.

Cu toate acestea, analizarea lor este o altă sarcină care vă va îndepărta concentrarea și productivitatea. Acest lucru este valabil mai ales dacă expeditorul a scris e-mailul suficient de bine pentru a vă face să dați clic și să îl citiți fără să știți cu adevărat de ce sunteți.

Cu excepția cazului în care veți lua măsuri cu adevărat, cum ar fi să citiți conținutul creatorului sau să profitați de vânzările companiei, dezabonați-vă. Economisiți timpul și energia pe care le-ați pune în aceste e-mailuri și puneți-le în ceva mai semnificativ sau mai relaxant.

Dacă aveți buletine informative și e-mailuri de marketing pe care doriți să le citiți, poate doriți să încercați un furnizor de e-mail precum Spark care oferă Smart Inbox.

Funcția Smart Inbox separă buletinele informative și mesajele de servicii de e-mailurile personale. De asemenea, dezactivează notificările de la străini și mesajele automate.

4. Blocați e-mailurile nedorite—adrese și domenii

Când vine vorba de filtrarea mesajelor nedorite, unii furnizori de e-mail fac o treabă mai bună decât alții. Nici măcar o alegere populară precum Outlook nu este perfectă, permițând trimiterea unor mesaje nedorite.

Cu toate acestea, dacă cineva vă trimite spam, îi puteți bloca adresa de e-mail. De asemenea, este posibil să puteți bloca întregul domeniu dacă descoperiți că primiți e-mailuri de la nume de utilizator diferite, dar de la aceeași adresă web.

Dacă utilizați Outlook, puteți găsi această funcție în Corespondentă nesolicitată sectiunea a Poștă fila din Setări și Vizualizați toate setările Outlook. Gmail este un alt furnizor care vă permite blocați cu ușurință adresele de e-mail si companii.

Dacă utilizați alt furnizor de e-mail, verificați această funcție căutând blocați domeniul de e-mail și numele furnizorului pe care îl utilizați.

Rețineți că cel mai bine este să nu faceți clic pe dezabonare într-un e-mail de spam, deoarece vă poate duce la un site incomplet care caută să vă obțineți informațiile personale. De fapt, evitați deloc să interacționați cu ei, cu excepția cazului în care îl marcați ca spam sau le ștergeți.

Creșteți-vă productivitatea limitând e-mailurile

Un e-mail este un instrument util în comunicare. Cu toate acestea, poate deveni și o distragere a atenției atunci când nu acordăm o atenție deosebită.

Dacă descoperiți că petreceți mult timp în căsuța de e-mail, de ce să nu încercați unul sau mai multe dintre aceste sfaturi pentru a vedea dacă vă ajută?

Cum să preluați controlul asupra căsuței dvs. de e-mail și să rămâneți productiv

Verificarea continuă a e-mailurilor poate dura mult timp. Aceste sfaturi vă vor ajuta să vă controlați căsuța de e-mail și să faceți mai multe.

Citiți în continuare

Despre autor