Găsirea software-ului potrivit pentru managementul proiectelor poate fi o provocare. Cu fiecare alegere vine o listă lungă de caracteristici și funcții cu nume diferite și uneori cu un scop neclar.
Când faci o comparație, este ușor să fii copleșit, dar nu trebuie să fie așa. În acest articol, vă vom prezenta câteva sfaturi pentru a reduce oboseala caracteristicilor atunci când vine vorba de alegerea software-ului de management de proiect potrivit pentru dvs.
1. Faceți un plan pentru software-ul dvs. de management de proiect înainte de a încerca sau de a cumpăra
Ați luat deja decizia de a încerca software de management de proiect sau cel puțin vă gândiți la asta. Având atâtea opțiuni excelente, vă veți face o mare favoare subliniind ce ați dori să faceți cu el înainte de a analiza capabilitățile și caracteristicile fiecărui software.
Acest lucru nu numai că vă va ajuta să găsiți software-ul potrivit, dar vă va ajuta și să identificați și să le excludeți pe cele greșite.
Gândiți-vă la modurile în care dvs. și colegii dvs. comunicați sarcinile acum. Doriți ca software-ul să înlocuiască anumite tipuri de e-mailuri, întâlniri și note? Ce tipuri de detalii includeți de obicei și care este procesul în care atribuiți sarcini?
O altă parte importantă a descrierii modului în care îl vei folosi este identificarea cine îl va folosi. Câți oameni ai în echipa ta? De ce fel de roluri și permisiuni veți avea nevoie pentru contul fiecărui membru al echipei? Va trebui să includeți conturi de oaspeți pentru clienți sau antreprenori?
De asemenea, poate doriți să luați în considerare dacă veți avea nevoie de spații de lucru private în software-ul dvs. De exemplu, puteți seta listele pe care le creați în spațiile de lucru ClickUp ca partajate sau private în mod prestabilit și puteți schimba oricând. Noțiunea este inversă, în care paginile sunt private până când le partajați oaspeților, cu excepția cazului în care mergeți pentru contul de echipă.
Deși o mulțime de software de management de proiect pot părea la fel, răspunsul la aceste întrebări vă va ajuta să înțelegeți ce caracteristici va trebui să căutați în bugetul dvs.
2. Decideți ce caracteristici aveți nevoie, pe baza a ceea ce faceți deja
Aici lucrurile pot deveni puțin complicate. Există multe opțiuni în software-ul de management de proiect și, odată cu acestea, fiecare software are o listă lungă de caracteristici.
Ceva de reținut aici este că mai puțin înseamnă mai mult. Poți chiar schițați sarcinile repetitive sau fluxurile de lucru cu doar un tabel și câteva liste de verificare, așa cum se arată în exemplul folosind Notion de mai jos. Totul se reduce la modul în care tu și echipa ta lucrezi împreună.
Utilizarea urmăririi timpului ca exemplu, doar pentru că puteți face acest lucru în unele software de management de proiect, nu înseamnă că ar trebui. Dacă aveți deja o metodă de urmărire a timpului care funcționează sau nu vă urmăriți în prezent timpul și este în regulă, de ce să alegeți cea cu urmărire peste una fără?
Software-ul dvs. de management al proiectelor nu ar trebui să aducă nicio frecare sarcinilor dvs. zilnice. În primul rând, este un instrument pe care îl puteți folosi comunica eficient proiectele, așa că gândiți-vă la modurile în care faceți acest lucru în prezent și la ce funcții ar fi cele mai utile.
Este ușor să fii distras de funcțiile suplimentare, nu numai pentru că petreci timp instalându-le și nu le folosești, dar îți vor aglomera spațiul de lucru. Acest lucru ne duce la următorul punct.
3. Dacă este strălucitor, decideți dacă este durabil
Dacă o anumită caracteristică vă atrage atenția și decideți că doriți să o utilizați, întrebați-vă dacă este ceva pe care îl veți menține pe termen lung. De exemplu, widget-urile pentru fermă Llama și baterie de la Monday.com sunt completări destul de distractive la tabloul de bord, deoarece vă fac obiectivele oarecum asemănătoare cu un joc, dar entuziasmul poate dispărea cu ușurință.
De fapt, poate doriți să evitați deloc să căutați în widget-uri, deoarece Monday, ClickUp, Notion și Asana sunt toate alegeri grozave fără ele. Imaginea de mai jos este un exemplu simplu de a comisia de solicitare a proiectelor folosind doar câteva dintre numeroasele funcții disponibile în versiunea neplătită a ClickUp.
Cel mai bine este să alegeți software-ul dvs. de management al proiectelor pe baza fundației sale și nu în funcție de clopoței și fluiere, mai ales dacă doar vă vor reduce productivitatea.
Un alt element de remarcat aici sunt integrările. La fel ca și widget-urile, este posibil să puteți utiliza software-ul fără ele. Cu toate acestea, dacă vă place că se integrează cu un alt software, uitați-vă la ce sarcini poate finaliza înainte de a lăsa ca acesta să devină un factor decisiv. Integrarea poate fi doar o altă notificare sau un pas de făcut.
4. Câteva caracteristici de bază utile de căutat
Înainte de a trece la elementele de bază, este important să rețineți că atunci când comparați caracteristicile software-ului de management de proiect, vizitați fiecare site web individual. Fiecare software poate folosi un sistem de denumire diferit pentru aceeași caracteristică, făcând să pară că celălalt nu are o capacitate specifică atunci când face o comparație directă. Concurența s-ar putea numi ceva diferit.
Cel mai bun exemplu în acest sens este Noțiunea. Deși nu veți găsi o listă masivă a fiecărei piese de conținut, puteți adăuga sarcini, stări sau panouri în paginile dvs. Folosind blocuri, puteți crea un sistem eficient de management al proiectelor.
Indiferent de nume, câteva elemente de bază utile la care veți dori să urmăriți sunt:
- Sarcini, pagini sau impulsuri— Indiferent de terminologia folosită de software, acestea sunt cărțile goale din software-ul de management de proiect unde puteți adăuga descrierea, data scadenței, prioritatea, cesionarul și atașamentele atunci când creați un misiune.
- Instrumente de comunicare— în loc să răsfoiți înainte și înapoi între software-ul dvs. de management de proiect și e-mail, având instrumentele pentru a comenta, a răspunde și a eticheta pe alții sunt extrem de utile atunci când colaborezi sau delegi proiecte.
- Statuturi— o parte din ceea ce face ca instrumentele de management de proiect să fie grozave este că tu și echipa ta vă puteți spune unul altuia că lucrați la ceva, fără a face un anunț public.
- Mementouri— probabil că veți dori să le ajustați pentru a se potrivi nevoilor dvs., dar veți fi recunoscător să aveți mementouri în software-ul dvs. de management al proiectelor, mai ales în momentele în care aveți nevoie de ele.
- Interfață curată— un design curat, minimal vă va ajuta să vă concentrați pe cele mai importante sarcini la îndemână.
Nu lăsați caracteristicile să stea în calea funcției
Software-ul de management de proiect poate părea intimidant la început, dar nu trebuie să fie. Dacă intrați cu un plan și respectați el, îl veți găsi pe cel mai bun pentru tine și echipa ta.
Cel mai bine, majoritatea companiilor de software de management de proiect oferă o probă gratuită, astfel încât să o puteți testa înainte de a plăti orice. De ce să nu încercați câteva creând câte un panou de proiect în fiecare?
Există o mulțime de opțiuni pentru software-ul de management de proiect, iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să alegeți între Asana și ClickUp.
Citiți în continuare
- Productivitate
- Management de proiect
- Instrumente de colaborare
- Tehnologia afacerilor
- Software de organizare
Autumn Smith este un scriitor de conținut cu experiență în marketing și o pasiune pentru tehnologie, hobby-uri și recreere.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă buletinului nostru informativ pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Click aici pentru a te abona