Câteva blipsuri ocazionale în timpul zilei de lucru sunt inevitabile. Dar, dacă aceste distrageri devin obiceiuri consistente, ele pot afecta calitatea muncii și productivitatea ta.
În timp ce unii ucigași ai productivității sunt aparente, alții se deghizează în sarcini necesare. Dacă nu ești atent, acești pierderi de timp se pot strecura cu ușurință în ziua ta și pot pierde ore. Recunoașterea acestor activități și utilizarea instrumentelor adecvate pentru a le contracara vă poate ajuta să recâștigați controlul asupra timpului dvs.
1. Spike pentru a reduce supraîncărcarea e-mailului
Citirea și răspunsul la e-mailuri este una dintre acele activități de lucru care ar putea părea inofensive, dar îți poate consuma rapid timpul dacă nu este gestionată corect. Supraîncărcare e-mail poate fi cauzată de mai mulți factori, cum ar fi o căsuță de e-mail debordantă, o lipsă de organizare sau neutilizarea instrumentelor de comunicare internă adecvate. Dacă este lăsată necontrolată, supraîncărcarea e-mailului poate deveni, de asemenea, o sursă semnificativă de stres și anxietate.
Introduceți Spike, un instrument de e-mail colaborativ ușor de utilizat, dar robust, care vă poate ajuta să obțineți un gestionați-vă căsuța de e-mail plină și creșteți-vă productivitatea. Pentru început, Spike vă permite să vă unificați toate conturile de e-mail într-un singur loc, astfel încât să vă puteți gestiona cu ușurință toate mesajele din același tablou de bord. De asemenea, oferă o serie de funcții pentru a vă ajuta să vă organizați și să vă prioritizați e-mailurile, cum ar fi Mesaje prioritare, care separă mesajele importante de e-mailurile care nu sunt prioritare, permițându-vă să vă concentrați pe cea mai importantă comunicare.
În plus, aveți control complet asupra notificărilor prin e-mail. De asemenea, puteți profita de funcțiile de amânare și de memento ale lui Spike pentru a rezerva timp pentru citire și răspuns la e-mailuri (grupați-vă activitatea de e-mail), în loc să le lăsați să piardă orele productive ale dvs zi de lucru.
Descarca: Spike pentru Android|iOS | Windows | macOS (Conturi premium gratuite, disponibile)
O prezentare a celor mai frecvente pierderi de timp la locul de muncă nu ar fi completă fără a menționa rețelele sociale. Atractia de a verifica Facebook, Twitter sau TikTok poate fi greu de rezistat, dar aceste activități vă pot afecta rapid ziua de lucru fără să vă dați seama cât timp ați pierdut.
Dacă vă străduiți să rămâneți concentrat la locul de muncă, Unpluq este un instrument care vă poate ajuta să depășiți aplicațiile care vă distrag atenția, făcându-vă mai greu să le folosiți. Tot ce trebuie să faceți este să adăugați aplicația pe care doriți să o blocați și să selectați bariera de distragere a atenției, de exemplu, scanarea unui cod QR, agitarea telefonului timp de 5 secunde sau atingerea a 7 butoane. De asemenea, puteți personaliza nivelurile de dificultate ale acestor bariere.
Unpluq va bloca toate notificările din aplicație și vă va împiedica să o deschideți până la expirarea orei stabilite sau până când efectuați în mod conștient bariera de distragere a atenției. Scopul este să vă ajute să spargeți obiceiul de a derula fără minte prin feedurile de pe rețelele sociale și, în schimb, să vă concentrați asupra muncii dvs.
Descarca: Unpluq pentru Android (Gratuit, oferte in-achizitii)
3. IFTTT pentru a automatiza sarcinile repetitive
Asemenea activității tale prin e-mail, sarcinile repetitive pot deveni lupii în haine de oaie a zilei tale de lucru, strecurându-te și devorându-ți timpul fără să-ți dai seama. Repetarea acelorași sarcini poate fi o sursă semnificativă de timp pierdut și de plictiseală la locul de muncă, mai ales dacă puteți automatiza aceste procese pentru a vă folosi timpul și abilitățile pentru sarcini de mare valoare.
IFTTT este o platformă care vă permite să conectați diferite aplicații și dispozitive pentru a crea „rețete” care automatizează sarcinile. Nu trebuie să fii programator pentru a utiliza IFTTT; tot ce ai nevoie este a înțelegerea de bază a creării unei rețete.
De exemplu, îl puteți folosi pentru a posta automat mementouri zilnice pe canalul tău Slack sau adăugați sarcini Asana finalizate la o foaie de calcul Google, în loc să trebuiască să o faceți manual. Puteți utiliza una dintre numeroasele rețete deja create sau puteți crea propria dvs. în funcție de nevoile dvs. specifice.
Acest instrument automatizează eficient sarcinile banale, repetitive, care altfel ți-ar distruge timpul și energia.
Descarca: IFTTT pentru Android | iOS (Versiune gratuită, premium disponibilă)
4. Yac pentru a reduce timpul petrecut în întâlniri
Întâlnirile pot fi o parte esențială a locului de muncă, dar pot deveni rapid și o pierdere de timp dacă nu le gestionați bine. Lucrătorii de la distanță sunt afectați în special de întâlnirile inutile, deoarece acestea au devenit o modalitate obișnuită pentru echipe de a rămâne la curent.
Una dintre principalele probleme legate de întâlniri, în special în locurile de muncă la distanță, cu echipe împrăștiate pe tot globul, este că acestea solicitați ca toți participanții să fie online și disponibili simultan, ceea ce poate fi dificil de realizat din cauza fusului orar diferențe. În plus, comunicarea sincronă nu este întotdeauna cea mai productivă modalitate de a lucra, deoarece poate duce la distrageri și întreruperi.
Poți să folosești instrumente de comunicare asincronă precum Yac pentru a reduce timpul petrecut la întâlniri. Yac este o aplicație de chat care vă permite să înregistrați și să partajați mesaje vocale cu echipa dvs.
Doriți să oferiți feedback cu privire la un design sau să explicați un proces? În loc să începeți încă o întâlnire Zoom, puteți înregistra un mesaj Yac rapid și puteți profita de capacitățile sale de partajare a ecranului pentru a vă ilustra punctul de vedere.
Trimiterea unui mesaj vocal este mai rapidă decât tastarea, iar natura sa asincronă înseamnă că oamenii îl pot asculta în mod convenabil, ajutându-vă să evitați întâlnirile inutile și economisind timp.
Descarca: Yac pentru Android | iOS | Windows | macOS (Versiune gratuită, premium disponibilă)
5. RecueTime pentru a evita multitasking și pentru a detecta alte pierderi de timp
Multitasking-ul este adesea prezentat ca un stimulent al productivității, dar cercetare spune o poveste diferită. Multitasking poate duce de fapt la scăderea productivității din cauza suprasolicitarii cognitive. În plus, multitasking-ul poate fi o sursă semnificativă de distragere a atenției, ceea ce vă face să vă pierdeți concentrarea și să petreceți mai mult timp pe sarcini de care nu aveți nevoie.
RecueTime este o aplicație de urmărire a timpului care vă poate ajuta să urmăriți modul în care vă petreceți timpul și să vă blocați cele mai mari distrageri pentru a vă ajuta stăpânește o singură sarcină. Se rulează în fundalul dispozitivelor dvs. pentru a urmări aplicațiile și site-urile web pe care le utilizați cel mai mult, precum și cât timp petreceți pe fiecare dintre ele.
Aceste informații vă pot ajuta să identificați care sarcini ocupă cel mai mult timp și care activități vă fac să vă pierdeți concentrarea. Puteți utiliza apoi aceste informații pentru a detecta și elimina alte pierderi de timp. RescueTime are și un Concentrează munca caracteristică care vă permite să vă concentrați asupra muncii dvs. pentru o perioadă stabilită.
Descarca: RecueTime pentru Android | iOS | Windows | macOS (Probă gratuită, versiune premium disponibilă)
6. Căști ANC pentru a reduce zgomotul de fundal
Găsirea unui spațiu liniștit pentru a vă concentra asupra activității dvs. în birourile în plan deschis de astăzi poate fi o provocare. Lucrătorii de la distanță s-ar putea, de asemenea, să se lupte cu zgomotul de la animalele de companie, copiii sau alte persoane din jur. Zgomotul de fundal poate fi o distragere semnificativă care vă împiedică să intrați în zonă.
Căștile ANC (anularea activă a zgomotului) pot fi o modalitate excelentă de a reduce zgomotul de fundal și de a vă îmbunătăți concentrarea. Anulând sunetul din jur, căștile ANC creează un spațiu de lucru fără zgomot, permițându-vă să rămâneți concentrat pe sarcina la îndemână.
Recăpătați controlul asupra timpului dvs. pentru a vă îmbunătăți productivitatea
A te pune într-o poziție puternică care să-ți permită să faci mai multe în mai puțin timp este cheia succesului în orice domeniu. Pentru a vă recâștiga controlul asupra timpului și a vă îmbunătăți productivitatea, trebuie să fiți proactiv în recunoașterea pierderilor de timp obișnuite la locul de muncă și în găsirea de instrumente și strategii pentru a le elimina. Instrumentele pe care le-am menționat în acest articol vă pot ajuta să faceți exact asta.
Te-ai simțit vreodată copleșit de numărul mare de instrumente de colaborare pe care le ai la dispoziție? Iată cum îl poți evita.
Citiți în continuare
- Muncă și carieră
- Sfaturi la locul de muncă
- Sfaturi pentru locuri de muncă
- Concentrează-te
- Sfaturi de productivitate
- De gestionare a timpului
Loic este un scriitor de conținut independent la MakeUseOf și un învățat pe tot parcursul vieții. Își urmărește pasiunea pentru scris din 2016. Îi face plăcere să încerce noi gadgeturi tehnologice și software cu potențialul de a ajuta utilizatorii să devină mai productivi.
Aboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă buletinului nostru informativ pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Click aici pentru a te abona
