Cum să utilizați blocarea timpului pentru a limita e-mailurile și mesajele care distrag atenția

Comunicarea eficientă este importantă la locul de muncă, dar uneori poate deveni o distragere a atenției atunci când încerci să te concentrezi. Este ușor să credem că trebuie să dăm fiecărui e-mail sau mesaj un răspuns imediat, care uneori se transformă într-o conversație completă pentru care chiar nu ai timp.

În acest articol, vă vom prezenta modul în care vă puteți bloca comunicarea în timp pentru a vă ajuta să rămâneți concentrat asupra sarcinii în cauză.

1. Timpul care vă blochează căsuța de e-mail

Dacă faceți clic constant în căsuța de e-mail de fiecare dată când primiți un e-mail, nu veți face mare lucru. Nu numai că iei timp de la sarcina în cauză pentru a citi și, eventual, a răspunde la e-mail, dar îți ia și timp pentru a te reorienta.

Poate doriți să încercați blocarea timpului.

Ideea din spatele blocării timpului în căsuța de e-mail este să vă verificați e-mailurile numai în intervale de timp dedicate pe parcursul zilei. În acest fel, vă puteți concentra asupra sarcinii în cauză pentru o perioadă lungă de timp, cu întreruperi minime.

Deși este posibil să doriți să aruncați o privire la expeditor și la linia de subiect din notificare pentru a nu pierde nimic important, nu luați măsuri și săriți imediat la căsuța de e-mail. Mintea ta rămâne în sarcina la îndemână pentru că știi că vei ajunge la e-mail mai târziu, cu excepția cazului în care, desigur, este urgent și trebuie să-i acorzi atenția.

Pe măsură ce te obișnuiești cu rutina de a nu deschide și a nu răspunde imediat, clienții sau colegii tăi se vor obișnui și cu asta. De fapt, puteți chiar să oferiți răspunsuri mai bune, deoarece vă concentrați pe comunicare și nu să vă grăbiți înapoi la elementul la care lucrați.

Ca sugestie, puteți începe fiecare vizită în căsuța de e-mail, verificând mai întâi mesajele mai vechi. Orice lucru care este gunoi sau gunoi, ocupă-te imediat. Dacă nu necesită un răspuns, notați orice acțiune și înregistrați-l.

Dacă expeditorul are nevoie doar de un răspuns rapid, puteți la fel de bine să le răspundeți în timp ce vă aflați acolo, dar dacă are nevoie de un răspuns răspuns care va dura mai mult decât timpul pe care l-ați alocat, semnalați e-mailul sau creați un memento pentru a reveni la el mai tarziu. Un scop de reținut este să mențineți căsuța de e-mail la zero mesaje necitite și evitați de două ori să aveți de-a face cu același e-mail.

Când vă blocați mesajul primit, veți dori, de asemenea, să luați în considerare momentul și frecvența. Acest lucru va varia de la o persoană la alta în funcție de volumul de e-mail, rolul pe care îl au și programul lor.

2. Timpul care vă blochează căsuța de ieșire

Pentru e-mailurile care necesită un răspuns mai lung sau pentru cele pe care trebuie să le trimiteți singur, blocați timpul pentru a face acest lucru, în loc să petreceți o bună parte din timpul productiv în căsuța de trimitere. Este nevoie de puțină practică, dar dacă ești precis în e-mailurile tale, vei petrece mai puțin timp scriindu-le și.

Începeți fiecare sesiune de expediere abordând cele mai importante mesaje și, odată expirat timpul, concentrați-vă asupra celorlalte sarcini. Doar pentru că poți răspunde cuiva imediat nu înseamnă că trebuie să o faci mereu. Desigur, există și excepții, dar ruperea concentrării pentru a răspunde la mesaje care nu sunt urgente se adaugă.

Există, de asemenea, luarea în considerare dacă mesajul necesită chiar un răspuns. Este ușor să te simți obligat să răspunzi, dar dacă expeditorul nu te întreabă cu adevărat nimic sau nu are nevoie de contribuția ta, o simplă mulțumire poate fi utilă, în funcție de cine l-a trimis.

Dacă răspundeți sau nu la fiecare e-mail pe care îl primiți, este o chestiune de etichetă la locul de muncă și de relația dvs. cu expeditorul. Unii oameni preferă să nu primească niciun răspuns decât să deschidă un mesaj de mulțumire din două cuvinte, alții ar putea aprecia nota.

3. Punerea mesajelor pe Timeout

Citirea și răspunsul la mesaje nu necesită aproape la fel de mult ca e-mailurile, mai ales că este mai acceptabil să răspunzi cu un singur cuvânt sau un emoji strategic sau chiar un gif. Cu toate acestea, se adună.

Punerea messenger-ului într-un program poate ajuta la limitarea întreruperilor. Timpul de blocare a mesajelor dvs. este puțin diferit de e-mailurile dvs., deoarece acestea nu sunt ceva la care va dura mult timp pentru a răspunde. În schimb, poate doriți să blocați timpul pentru a vă concentra asupra sarcinilor dvs. și lăsați mesajele primite să aștepte până când sesiunea se termină.

Dacă utilizați Slack, puteți arăta că vă concentrați folosind un statut Slack mai degrabă decât să amâni dacă vrei totuși să fii cu ochii pe notificări. Cu toate acestea, dacă ajungeți să utilizați amânarea, oamenii pot trimite oricum mesajul anunțându-vă că este urgent.

Dacă îi trimiți un mesaj colegului tău de serviciu și găsești o conversație care se prelungește, poate vrei să-l inviti pe colegul tău să te sune pentru clarificări, deoarece vorbirea la telefon poate fi mai rapidă.

4. Stabilirea limitelor comunicațiilor electronice

În primul rând, nu este mementoul preferat al tuturor, dar veți observa o creștere a productivitate dacă economisești verificarea mesajelor personale până când iei o pauză sau ai ceva timp de nefuncţionare.

Atât telefoanele Apple, cât și cele cu Android au setări de focalizare extrem de personalizabile, care vă pot ajuta în acest sens, permițându-vă să opriți anumite aplicații atunci când porniți „Nu deranja”. În acest fel, puteți opri aplicațiile și textele pe care le puteți distra, dar păstrați apelurile dacă cineva trebuie să vă contacteze.

De asemenea, puteți găsi setări similare pe computer. De exemplu, cel Notificări panou în iOS Preferințe de sistem vă permite să programați nu deranjați și să comutați între aplicații și dezactivați.

Desigur, unele persoane și situații vor necesita atenția ta imediată, dar anumite lucruri pot aștepta până când sesiunea ta de productivitate este până la capăt pentru ca tu să le rezolvi. Acest lucru va varia de la o persoană la alta, dar încercați să veniți cu propriul set de reguli cu privire la cine și ce veți permite să vă spargeți concentrarea.

Limitați-vă distragerile

Cu numărul de e-mailuri și notificări pe care le primești într-o zi, este ușor să devii distras atunci când încerci să te concentrezi. Dacă considerați că acest lucru este obișnuit, încercați unul sau mai multe dintre aceste sfaturi pentru a vedea ce funcționează pentru dvs.

Cele mai bune 4 sfaturi pentru a reduce supraîncărcarea e-mailului

Citiți în continuare

Despre autor