Cum să adăugați sau să eliminați o semnătură digitală în fișierele Microsoft Office

Toți semnăm documente în diverse scopuri, cum ar fi scrisori oficiale, închirierea apartamentului nostru, documentele proiectelor care urmează să fie partajate cu colaboratorii și cererile de împrumut.

Cu toate acestea, este mai simplu și adesea mai sigur să vă puneți semnăturile pe documente dacă acestea sunt realizate digital. Fișierele Microsoft Office precum Word, Excel și PowerPoint vă permit să adăugați cu ușurință semnături digitale. Să vedem cum se face.

Ce este o semnătură digitală și de ce să adaugi una?

O semnătură digitală este un tip de semnătură electronică care este utilizat pentru a valida autenticitatea și integritatea informațiilor digitale, cum ar fi e-mailurile, tranzacțiile cu cardul de credit și documentele. Fișierele Microsoft Word și Excel pot fi semnate digital și există multe moduri în care puteți semna fișiere PDF de asemenea.

Dacă semnați digital un document, acesta va confirma că informațiile din document provin de la dvs. și nu au fost modificate de când l-ați semnat. Deci este ca o amprentă virtuală sau o reprezentare electronică a semnăturii tale de mână.

Deși sunt multe aplicații pentru semnarea documentelor online, Microsoft Office vă permite să creați semnături digitale în fișiere Word, Excel și PowerPoint. Nu trebuie să imprimați un document, să semnați cu un pix, apoi să îl scanați și să îl trimiteți. Puteți doar să creați o semnătură digitală într-un fișier Office și să o trimiteți prin e-mail.

Adăugarea unei semnături digitale ajută la ca documentul să fie autentic și oficial. De asemenea, asigură nerepudierea, ceea ce înseamnă că dovedește tuturor părților originea conținutului semnat.

În plus, conform Microsoft, semnăturile în fișierele Microsoft Word, Microsoft Excel sau Microsoft PowerPoint, care sunt marcate de timp de un server securizat de marcare temporală, în anumite circumstanțe, au valabilitatea unui legalizare.

Cum să faci o semnătură digitală oficială

Trebuie să aveți un certificat de semnare digitală pentru a vă confirma identitatea și a o oficializa. Când trimiteți un fișier Microsoft Office semnat digital, certificatul digital este inclus în acesta împreună cu o cheie publică.

Certificatele digitale sunt emise de o autoritate de certificare (CA). Un certificat este de obicei valabil un an, după care semnatarul trebuie să reînnoiască sau să obțină un nou certificat de semnare pentru a stabili identitatea.

Dacă nu doriți să cumpărați un certificat sau trebuie să semnați imediat documentul, vă puteți crea și certificatul. În Windows, procesul de creare a certificatului depinde de versiunea de Windows pe care o utilizați — Windows 10, 8, 7, Vista sau XP.

Pentru a afla mai multe despre serviciile de certificate digitale sau instrucțiuni despre crearea certificatului, vizitați această pagină de asistență Microsoft.

Cum să adăugați o semnătură digitală la un fișier Microsoft Office

Puteți adăuga semnături digitale la fișierele Word, Excel și PowerPoint. Pentru a adăuga o semnătură digitală, trebuie să aveți un fișier de document deschis din Word sau o foaie Excel. Procesul pentru Word și Excel este similar, așa că haideți să explorăm cum să adăugați o semnătură digitală într-un fișier Word.

1. În fișierul Word deschis, de exemplu, la sfârșitul în care semnați un document, plasați indicatorul unde doriți să creați o semnătură digitală.
2. Faceți clic pe Introduce fila. Lista de linii de semnătură va fi în grupul de text din dreapta sus.
3. Clic Semnătura Microsoft Office Linia. Se deschide o filă de configurare a semnăturii pe care o puteți completa cu câteva câmpuri.
4. Adăugați informații relevante în caseta de dialog Configurare semnătură: Semnata sugerată: (asta ar fi numele tău), Titlul semnatarului: (desemnarea dvs.) și Adresa de e-mail a semnatarului: (adresa ta de email daca vrei sa o dai).
5. Sub instrucțiunile către semnatar, va exista o instrucțiune implicită: Înainte de a semna acest document, verificați dacă conținutul pe care îl semnați este corect. Această instrucțiune poate fi modificată și mai jos vor exista două opțiuni pe care le puteți seta bifând casete de selectare: permiteți semnatarului să adauge comentarii în caseta de dialog Semnați și Afișați data semnării în semnătură linia.
6. După ce ați completat datele dvs., faceți clic Bine. Acum veți putea vedea o linie de semnătură cu numele și titlul dvs. sub ea.

Acum să vedem cum să adăugați o semnătură pe linia de semnătură.

1. Click dreapta linia de semnătură din dosar. Apoi selectați Semn din meniu.
2. Puteți adăuga semnătura în următoarele trei moduri:
   • Dacă doriți să adăugați un semn tipărit al dvs., introduceți pur și simplu numele dvs. lângă X simbol.
   • Dacă aveți o imagine a semnăturii dvs., faceți clic pe Selectați imaginea semnăturii filă și faceți clic Selectați Imagine—Se va deschide Exploratorul de fișiere și puteți adăuga imaginea semnăturii dvs. navigând pe computer.
   • În al treilea rând, dacă aveți o tabletă, puteți adăuga și o semnătură scrisă de mână, semnând lângă X pe linia de semnătură.
3. De asemenea, puteți adăuga detalii despre semnatar (care ați fi dvs.), cum ar fi rolul dvs. și adresa locului de producție, făcând clic pe Detalii buton.
4. Apoi, la sfârșit, faceți clic pe Semn în partea de jos.
5. Veți primi o solicitare de confirmare a semnăturii. Apoi semnătura ta va apărea pe linia de semnătură din documentul tău. Acum puteți trimite documentul dvs. semnat digital.

Cum să eliminați o semnătură digitală

Eliminarea unei semnături digitale este o chestiune de câteva clicuri.

1. Deschideți fișierul Microsoft Word sau Excel cu o semnătură digitală.
2. Faceți clic dreapta pe Linia de semnătură.
3. Clic Eliminați semnătura. Va apărea o solicitare care vă va cere să confirmați ștergerea semnăturii.

Semnătura dvs. digitală va fi eliminată din document. Editarea documentului va elimina și semnăturile din acesta.

Cum să adăugați sau să eliminați o semnătură digitală invizibilă

Spre deosebire de o semnătură vizibilă, o semnătură digitală invizibilă nu adaugă niciun semn sau text în document. Mai degrabă, o semnătură invizibilă adaugă doar metadate la fișierul documentului pentru a asigura autenticitatea documentului fără a-i modifica conținutul.

Puteți adăuga o semnătură digitală invizibilă la un fișier Microsoft Office urmând următorii pași:

1. Deschideți documentul Word, Excel sau PowerPoint și faceți clic Fişier. The Info se va deschide secțiunea.
2. Selectați Protejați documentul.
3. Apoi, din meniul derulant, selectați Adăugați o semnătură digitală.
4. Se va deschide caseta de semnătură digitală. Introduceți scopul semnării documentului în caseta de dialog.
5. Apoi apasa Semn.
6. The Info secțiunea va arăta apoi că documentul a fost semnat și marcat ca final.

Odată ce un fișier este semnat digital, acesta va deveni un document numai pentru citire pentru a preveni orice modificări ulterioare.

De asemenea, este ușor să eliminați o semnătură digitală invizibilă.

1. Deschideți fișierul cu semnătura digitală invizibilă. Veți vedea două mesaje deasupra — unul că documentul este marcat ca final și al doilea care spune că documentul conține semnături valide.
2. Pe al doilea Semnături linia de mesaj, faceți clic pe Vedeți semnăturile. The Semnături panoul se va deschide în partea dreaptă a documentului.
3. Apasă pe săgeată lângă numele semnăturii.
4. Apoi apasa Eliminați semnătura din meniul derulant.
5. În cele din urmă, faceți clic da la promptul care apare. Și semnătura digitală invizibilă va fi eliminată.

Oferiți documentelor de la birou autenticitate și securitate cu semnătura dvs. digitală

Semnăturile digitale adaugă un strat de încredere și autenticitate documentelor dvs. Insuflă încredere colaboratorilor tăi și destinatarilor documentelor tale.

Mai mult, aveți liniștea sufletească că documentele dumneavoastră sunt securizate și nu pot fi modificate. Așadar, faceți tranzacțiile oficiale și personale mai ușoare și sigure adăugând semnături digitale la fișierele dvs. Microsoft Office.

Cum să semnați digital un document Microsoft Word

Citiți în continuare

Despre autor