8 greșeli frecvente de comunicare de evitat în echipele virtuale (și ce să faci în schimb)

După ce ați schimbat modul în care funcționează organizația dvs., este vital să vă dedicați timp pentru a promova o bună cultură de comunicare în spațiul dvs. de lucru virtual. Asta pentru că felul în care obișnuiai să interacționezi cu colegii într-un cadru tradițional de birou nu se traduce neapărat în lumea virtuală.

Prin urmare, rescrierea manualului de comunicare este cheia succesului într-o echipă virtuală și o modalitate de a realiza acest lucru este să știi ce să nu faci.

1. Utilizarea e-mailului ca mod principal de comunicare

Deși e-mailul are încă un rol de jucat în locul de muncă la distanță de astăzi, nu ar trebui să fie principalul mod de comunicare. Puteți pierde rapid evidența mesajelor atunci când sunt îngropate în căsuța dvs. de e-mail, ceea ce duce la scăderea productivității.

Puteți folosi în continuare e-mailul pentru a comunica cu clienții și clienții potențiali vizați. Cu toate acestea, există și altele instrumente practice de comunicare care sunt mai potrivite pentru a trimite mesaje și a colabora cu colegii tăi la distanță.

Instrumente de mesagerie instantanee, cum ar fi Slack sunt bune pentru conversații rapide dus-întors și pentru a crea canale pentru anumite subiecte sau proiecte. De asemenea, puteți utiliza aplicații de mesagerie precum Răsucire pentru a comunica asincron, în timp ce instrumentele de management de proiect ca Trello sau Asana vă permit să creați, să atribuiți și să urmăriți sarcini.

2. Nerespectarea planificării diferențelor de fus orar

Într-un cadru tradițional de birou, oamenii lucrează de obicei în același spațiu și în aceleași ore de lucru. Cu toate acestea, atunci când aveți membri virtuali ai echipei pe diferite fusuri orare, lucrurile se pot complica dacă nu plănuiești pentru asta.

Trebuie să fiți conștienți de diferențele de timp și să găsiți ore care se suprapun pentru a programa întâlniri. Cu toate acestea, nu trebuie să memorați fusurile orare sau locațiile colegilor pentru a realiza acest lucru. Puteți utiliza convertizoare de fus orar, cum ar fi Timezone.io sau aplicații de calendar partajate, cum ar fi Calendly pentru a ajuta la programarea și gestionarea orelor de întâlnire. Acest lucru vă permite să blocați timp care este convenabil pentru toată lumea.

3. Te bazezi prea mult pe comunicarea doar text

Comunicarea numai prin text este lipsită de indicii nonverbale precum limbajul corpului, contactul vizual și expresiile faciale, care pot duce cu ușurință la interpretări greșite și conflicte. Într-un cadru virtual, este esențial să utilizați diverse medii de comunicare pentru a vă exprima punctul de vedere, inclusiv instrumente de videoconferință precum Google Meet sau Zoom.

Având în vedere că s-ar putea să nu vă puteți întâlni fizic, aceste instrumente oferă următorul lucru cel mai bun, permițându-vă să vă vedeți și să vă auziți colegii. Pe lângă crearea mai multor conexiuni personale, apelurile video explică mai bine și sarcinile complexe.

Cu toate acestea, nu puteți sări întotdeauna la un apel video, mai ales când lucrați cu persoane din alte fusuri orare. În acest caz, puteți utiliza un instrument video asincron, cum ar fi Voodle pentru a înregistra și a trimite mesaje video.

4. Ne așteptăm ca toată lumea să fie disponibilă tot timpul

Ca urmare a tuturor instrumentelor de comunicare la îndemână și a adoptării politicilor de lucru la distanță, granițele dintre muncă și viața personală sunt din ce în ce mai estompate. Acest lucru a dat naștere la cultura muncii „în permanență”.: așteptările nerealiste conform cărora oamenii ar trebui să fie disponibili pentru a răspunde mesajelor legate de muncă sau pentru a răspunde solicitărilor de la locul de muncă în orice moment.

Pentru a evita acest lucru, trebuie să stabiliți anumite limite. Aceasta include crearea unui program personalizat de lucru la distanță, stabilirea disponibilității în instrumentele de comunicare la locul de muncă și dezactivarea notificărilor pentru mesajele neurgente în afara programului de lucru.

5. A nu fi conștient de diferențele culturale/religioase

Datorită faptului că munca de la distanță vă permite să recrutați talente din diverse părți ale lumii, trebuie fi conștient de diferențele culturale și religioase care pot afecta negativ comunicarea și echipa dinamica.

De exemplu, oamenii din culturi și religii diferite pot să respecte anumite sărbători și pot fi indisponibili să lucreze sau să aibă ore de lucru diferite în aceste perioade. Așadar, ar putea fi necesar să urmăriți aceste zile și să ajustați termenele limită sau planurile de comunicare în consecință.

6. Nu creează spațiu pentru conversații ocazionale

Într-un cadru de lucru de acasă, poate fi ușor să treci cu vederea nevoia de interacțiune socială între colegi. In orice caz, munca la distanta singuratatea este o preocupare serioasă care poate scădea productivitatea și satisfacția în muncă.

Pentru a combate acest lucru, trebuie să găsiți modalități de a încuraja conversațiile ocazionale. Puteți realiza acest lucru creând oportunități virtuale de răcire a apei. De exemplu, crearea unui grup distinct pentru conversații ocazionale în instrumentul dvs. de chat la locul de muncă. Aici vorbiți despre subiecte care nu sunt legate de muncă, cum ar fi planurile dvs. de weekend, emisiunea preferată sau hobby-urile.

Puteți crește și mai mult angajamentul în cadrul echipei dvs. cu acestea idei de pauză de cafea.

7. Având Prea Multe Întâlniri

Deși este important să ai check-in-uri regulate cu echipa ta, nu vrei să exagerezi cu întâlnirile. Realitatea este că unele întâlniri nu merită timpul tău și chiar pot fi dăunătoare productivității tale.

Așadar, înainte de a programa încă o întâlnire, întreabă-te dacă este cu adevărat necesar și dacă nu există alte modalități de a-ți comunica mesajul. Când alegeți să aveți o întâlnire, încercați să vă asigurați că aceasta este cât mai productivă, creând o agendă și împărtășindu-o din timp, menținând-o scurtă și prezentând doar persoanele necesare.

În plus, atribuiți pe cineva să documenteze în mod corespunzător procesele-verbale întâlnirii și să le salveze într-o locație centrală, unde toată lumea le poate accesa. Acest lucru va ajuta la reducerea nevoii de întâlniri viitoare pentru a discuta ce sa întâmplat în sesiunile anterioare.

8. Nerecunoașterea reperelor și celebrarea succeselor

Recunoașterea și celebrarea succeselor echipei dvs. este esențială pentru a crește moralul și angajamentul. Lucrul de acasă nu este un motiv pentru a trece cu vederea această activitate vitală de team-building.

Vă puteți baza pe instrumente de recunoaștere a angajaților, cum ar fi Bonus pentru a sărbători succesele echipei tale și a recunoaște realizările individuale. De asemenea, îl puteți integra în spațiul dvs. de lucru Slack, astfel încât membrii echipei să poată oferi și primi felicitări mai ușor.

Evitați aceste greșeli pentru a îmbunătăți comunicarea la distanță a echipei

În timp ce mediul de lucru la distanță are provocările sale, oferă și multe oportunități de creștere și succes. În cea mai mare parte, încă învățăm cum să navigăm cel mai bine în acest nou mod de lucru.

Cunoașterea acestor capcane comune vă poate ajuta să le evitați și să creați un mediu de lucru de la distanță de succes pentru dvs. și echipa dvs.

5 instrumente pentru a depăși provocările de comunicare în echipă de la distanță

Citiți în continuare

Despre autor