Cum să exprimați plângeri comune la locul de muncă în e-mailuri profesionale

Dacă ați lucrat vreodată într-un birou, cunoașteți provocările legate de a face față cu mulți oameni diferiți. O problemă comună este să-ți fie frică de a te confrunta cu colegii problematici și de a le opri comportamentul, dar te poți exprima profesional, indiferent dacă ești angajat sau manager.

Una dintre cele mai simple metode este să-ți pui gândurile într-un e-mail. Defalcăm problema prin exemple de plângeri comune la locul de muncă. Aflați cele mai constructive modalități de a le spune și trucuri suplimentare de e-mail care vă pot ajuta.

1. Încă aștept să termini acea sarcină

Nu toată lumea lucrează în același ritm, dar este o problemă când o persoană blochează un proiect de echipă. Dacă sarcina dvs. depinde de faptul că acel coleg de muncă își trimite propria lor, îi puteți stimula la acțiune cu câteva cuvinte într-un e-mail.

Iată câteva modalități profesionale de a aborda și de a exprima această plângere, pe care le puteți adapta circumstanțelor dvs.:

• Trebuie să ne îmbunătățim fluxul de lucru, astfel încât să nu rămânem în întârziere. Este (data și ora) un termen limită bun pentru dvs.? Apoi, îmi pot respecta termenul limită de (data și ora).
  instagram viewer
• Ai nevoie de ajutor cu această sarcină? Trebuie să finalizam proiectul la timp, așa că (numele colegului de muncă) s-a oferit să vă ajute cu orice problemă din partea dumneavoastră.

Scopul nu este să vă insultați colegul, ci să stabiliți ținte și soluții, în timp ce arătați foarte clar că amândoi faceți parte dintr-o echipă cu un interes activ în a face lucrurile.

Asigurați-vă că adunați cât mai mulți sfaturi pentru respectarea termenelor limită și finalizarea sarcinilor cât poți. Va fi mai ușor să sfătuiți oamenii dacă este necesar.

2. Termenul limită este mâine

Iată o altă plângere comună pe care s-ar putea să o ai în interior. Dacă colegul tău de muncă se oprește prea mult, în ciuda mai multor memento-uri, îi poți motiva într-un e-mail fără să-ți pierzi cumpătul.

Motivul pentru care îi contactați este urgent, așa că soluțiile pe care le oferiți au nevoie de o anumită directie, chiar dacă doar pentru a-l determina pe colegul dvs. să ia lucrurile în serios.

Încercați aceste alternative:

• Proiectul urmează să fie finalizat mâine, dar mai sunt câteva capete libere. Să avem o conferință video cu echipa în această după-amiază pentru a discuta soluții.
• Conducerea așteaptă proiectul mâine. Dacă este puțin probabil să respectați termenul limită, ați putea explica de ce într-un raport, pe care îl putem trimite împreună cu orice altceva?

Deși e-mailurile sunt o modalitate mai ușoară de a exprima gânduri dificile, ele nu au același impact ca și discutarea problemelor în persoană. Așadar, atunci când încercați să schimbați obiceiurile proaste ale cuiva în fluxul de lucru, e-mailul dvs. trebuie să fie simplu și inteligent pentru a-i atrage atenția.

3. Nu mai amânați

Aceeași abordare constructivă este cea mai bună pentru toate reclamațiile la locul de muncă, livrate într-un limbaj calm și neutru. La urma urmei, un coleg de lucru care amână poate stresa fluxul de lucru al unei afaceri, dar nu o face întotdeauna pentru că este leneș.

Vedeți dacă există prea multe distrageri sau dacă sunt copleșiți de sarcini. Găsiți problema și adaptați-vă e-mailul în consecință, cu soluții și stimulente. Inspirați-vă din aceste exemple:

• Biroul poate distrage atenția. Dacă vă este dificil să vă concentrați asupra muncii dvs., să discutăm despre schimbări și ce ținte vă putem stabili.
• La sfârșitul săptămânii, să revizuim sarcinile finalizate și rămase ale tuturor, astfel încât să putem folosi săptămâna viitoare mai productiv.

4. Nu am timp să fac toate aceste sarcini

Strategia ta de scriere a e-mailurilor ar trebui să se schimbe ușor atunci când încerci să te protejezi de epuizare. Ideea este să demonstrați că vă cunoașteți obligațiile, cum să le acordați prioritate și pentru ce nu sunteți responsabil.

Stabiliți politicos limite, folosind expresii ca acestea în e-mailurile dvs.:

• Aș fi bucuros să vă ajut cu această sarcină. V-ați deranja să așteptați până când îmi termin sarcinile actuale? Se datorează mai devreme.
• Din păcate, dacă mai accept sarcini, voi avea nevoie de ore suplimentare. Ați putea să treceți peste (numele directorului) și să discutați cum ar funcționa?

Dacă locul dvs. de muncă folosește software de management al echipei, poate fi mai ușor să vă împărtășiți programul complet. Poti de asemenea organizează-ți sarcinile în Asana, de exemplu, pentru a face clar locurile de muncă importante, inclusiv termenele limită și colaboratorii acestora.

5. Nu lucrez pentru tine

Colegii de serviciu dominatori își pot duce comportamentul prea departe, așteptându-se să sari atunci când sună sau să accepte locuri de muncă suplimentare de la ei. Aceasta este o altă situație care are nevoie disperată de granițe.

Înainte de a lua măsuri mai serioase, încercați să argumentați cu colegul dvs. printr-un e-mail bine elaborat. Ar trebui să fie politicos, dar ferm, deoarece vă stabilește un picior de egalitate la locul de muncă. Iată câteva cuvinte de încercat:

• Îmi pare rău să aud că volumul tău de muncă este copleșitor. Nu vă voi putea ajuta din cauza propriilor responsabilități, dar dacă vă adresați managerului dvs., puteți elabora un plan mai durabil.
• Îți mulțumesc că te-ai gândit la mine pentru această slujbă, dar se potrivește mai bine unui alt departament. Dacă au timp, s-ar putea să colaboreze cu tine.

6. Nu mai vorbiți despre oameni

Concurența la locul de muncă este inevitabilă. Din păcate, îi face pe colegi să se străduiască să iasă în evidență, chiar dacă înseamnă tăierea în conversații pentru a-și oferi propriile gânduri. Unii oameni întrerup, de asemenea, inconștient și nu își dau seama că este enervant.

Există modalități diplomatice de a-i încuraja să oprească acest comportament. Deoarece ar putea să o facă pentru atenție, apelați la acea parte a lor în e-mailul dvs., încurajând în același timp o mentalitate mai mare de jucător de echipă.

Încercați ceva ca aceste expresii:

• Contribuiți adesea cu idei valoroase. Este remarcată abordarea dumneavoastră proactivă pentru găsirea de soluții. Fiecare membru al personalului este la fel de important pentru companie și ne place să auzim vocea tuturor la locul de muncă.
• Pentru acest proiect este necesar un efort de echipă, precum și o comunicare clară. Pentru a asigura o colaborare fără probleme, oricine contribuie la discuție trebuie să aibă șanse egale de a vorbi.

Dacă încercați să gestionați un proiect de echipă cu oameni care tind să vorbească unul peste altul, puteți stabili reguli de bază într-un e-mail de grup. Găsi sfaturi care îmbunătățesc comunicarea scrisă și folosiți-le pentru a crea un mediu prietenos, dar productiv.

7. Nu-mi mai trimite mesaje în afara serviciului

Te contactează un coleg de muncă sau șeful tău în timpul liber? Aceasta este o problemă comună care implică de obicei trimiterea de mesaje text. Este deosebit de inconfortabil când nu ești atât de familiar sau ei vor să vorbească despre cumpărături în timp ce tu trebuie să te relaxezi.

Dacă ignorarea acestor oameni nu funcționează sau merg prea departe, cea mai bună soluție este să le trimiteți un e-mail în care să vă explicați poziția. Mesajul ar trebui să evidențieze importanța limitelor profesionale și, mai ales, a timpului tău liber.

Priviți aceste opțiuni și vedeți cum le puteți adapta nevoilor dvs.:

• Vă rugăm să fiți conștienți de faptul că este posibil să nu fiu disponibil să vorbesc după orele de program din cauza afacerilor personale. Sunt bucuros să discut chestiuni legate de muncă când mă întorc la birou.
• Oricât de importantă este munca mea pentru mine, aceasta are de suferit dacă nu profit din plin de timpul liber. Prin urmare, sper că puteți aprecia nevoia mea de a rezerva comunicările legate de muncă pentru orele de birou.

8. Nu vorbi așa

Colegii de muncă uită adesea că se află într-un mediu profesional și pot spune ceva greșit sau pot intra în conversații nepotrivite. Acest comportament poate face un spațiu de lucru foarte inconfortabil, foarte rapid.

Trebuie să abordați astfel de probleme înainte ca acestea să provoace fricțiuni și să escaladeze. Dacă nu vă puteți lua colegii deoparte la fața locului, un e-mail prompt poate face truc.

Preluați idei din următoarele expresii:

• Deși prețuim foarte mult cooperarea prietenoasă, există subiecte de conversație care ar trebui să rămână în afara locului de muncă. Vă rugăm să ne ajutați să menținem un mediu pașnic și să evităm discuțiile (subiecte sensibile).
• Mai devreme a avut loc o interacțiune care ia făcut pe membrii personalului să se simtă inconfortabil. Vă rugăm să faceți tot posibilul pentru a menține o atitudine profesională și pentru a promova munca în echipă prietenoasă.

Poate fi util să specificați ce s-a spus, astfel încât colegul dvs. de muncă să știe exact ce să evite în viitor. De asemenea, luați în considerare compilarea unei pagini web sau a unui document care detaliază subiecte și comportamente nedorite, pe care apoi le puteți atașa sau la care puteți trimite în e-mail.

Sfaturi generale pentru scrierea de e-mailuri pentru a rezolva problemele la locul de muncă

E-mailurile pot fi cele mai bune prietene ale tau atunci cand vine vorba de rezolvarea situatiilor dificile de la birou fara a te confrunta fata in fata cu membrii personalului.

Iată câteva sfaturi suplimentare de reținut, care pot face procesul mai eficient.

• Echilibrați negativitatea e-mailului cu puncte pozitive pentru a încuraja îmbunătățirea.
• Asigură-te că limbajul tău formal nu ascunde ceea ce încerci să spui.
• Fii clar și concis - neprețuit când scriind e-mailuri lungi.
• Păstrați e-mailurile la dosar pentru referințe viitoare în cazul în care lucrurile nu se îmbunătățesc.

Fiți gata să faceți față diferitelor provocări la locul de muncă

Echipele se confruntă cu probleme tot timpul, mai ales când sunt stresate. Fie că este un mediu fizic sau digital, fie că ești șeful sau membru al personalului, merită să cunoști cele mai bune modalități de a schimba obiceiurile în bine.

Diplomația prin e-mail este o strategie solidă atâta timp cât exprimi plângerile în mod clar și profesional. Dar nu trece cu vederea alte resurse, cum ar fi instrumentele digitale concepute pentru a ușura munca în echipă.

5 instrumente pentru a depăși provocările de comunicare în echipă de la distanță

Citiți în continuare

Despre autor