Cum să configurați un răspuns de vacanță recurent în Gmail

Probabil că sunteți familiarizat cu răspunsul în afara biroului Gmail. Este acel e-mail automat pe care îl poți activa oricând pleci în vacanță. Îți informează prietenii și colegii că nu ești lângă computer și le vei răspunde când te întorci.

Oricât de utilă este această caracteristică, uneori nu este suficientă. De exemplu, dacă aveți o zi liberă obișnuită în timpul săptămânii, este posibil să doriți ca o notificare de lipsă de la birou să ruleze întotdeauna în această zi.

Deși Gmail nu poate face asta de la sine, iată alte două moduri de a obține acel e-mail recurent automat.

Utilizați Auto Reply Pro pentru e-mailul dvs. din afara biroului

Prima opțiune este un supliment Google Marketplace numit Răspuns automat Pro. Deși este o funcție plătită, are și un nivel gratuit, care vă permite să trimiteți 50 de e-mailuri automate pe lună. Dacă căsuța dvs. de e-mail nu tinde să primească atât de mult trafic, ar putea fi soluția perfectă pentru dvs.

Urmați acești pași pentru a-l configura:

1. Instalați aplicația și conectați-o la contul Gmail dorit.
instagram viewer
2. În contul dvs. Gmail, apăsați butonul Răspuns automat Pro pictograma din partea dreaptă a ecranului. Arată ca o față fericită, pătrată, albastră.
3. În fereastra care apare, faceți clic Incepe.
4. Clic Adăugați/Gestionați reguli în aplicație. Aceasta va deschide o nouă fereastră.
5. presa Ocolire pentru a ateriza pe ecranul de start al aplicației.
6. În partea stângă, faceți clic Răspuns automat, iar în meniul care se deschide, faceți clic Adăugați un nou în afara biroului.
7. Denumiți regula și faceți clic Următorul.
8. Pe acest ecran, puteți alege condiții. De exemplu, numai e-mailuri cu un anumit subiect sau de la anumiți destinatari. Deoarece vrem să trimitem acest lucru la toate e-mailurile, nu am marcat nimic și am apăsat Următorul.
9. marcă Activați numai pentru o anumită dată și oră.
10. Aici puteți seta când va fi trimis e-mailul. Cu toate acestea, este puțin complicat. Tu poti alege PermiteZilnic, care va trimite e-mailul la anumite ore în fiecare zi (cum ar fi la prânz și după serviciu).
11. Dacă doriți să blocați o zi întreagă, va trebui să alegeți Activați pentru Evenimente din calendar. Aici aveți două opțiuni. Fie îți alegi calendarul obișnuit și, de asemenea, blochezi zilele libere pe el în mod regulat, fie creezi un calendar nou, dedicat doar blocării zilelor libere. Ține minte că dacă alegi primul, e-mailul va fi trimis de fiecare dată când ai un eveniment, chiar dacă nu în ziua ta liberă.
12. După ce ai lovit Următorul, faceți clic Adăugați o acțiune nouă>Creați și trimiteți un e-mail nou (în firul nou).
13. Aici puteți, în sfârșit, să vă personalizați e-mailul. Adăugați conținut, apăsați Setări suplimentare pentru e-mail pentru a seta Subiect și orice altă personalizare dorită. După ce ați terminat, faceți clic Creați un răspuns în afara biroului în partea de jos a ecranului.

Gata, ești gata. Dacă sunteți puțin confuz cu privire la cum să vă setați calendarul pentru a lucra cu răspunsul automat, citiți mai multe despre cum să blocați timpul pe Google Calendar. Poti de asemenea stabiliți orele de lucru specificate dacă aveți un cont printr-o organizație.

Cum să setați un răspuns automat obișnuit cu Zapier

O altă opțiune bună de a seta un răspuns automat recurent este Zapier. Această opțiune necesită un abonament plătit; cu toate acestea, poate merita pentru unii oameni. Este mult mai flexibil și vă permite să automatizați multe părți ale fluxurilor de lucru, nu doar e-mailurile.

Iată cum creați absența biroului după ce vă înscrieți la serviciu:

Creați un nou declanșator

Pentru ca mingea să ruleze, trebuie să-i spui lui Zapier când vrei să aibă loc o acțiune. Acesta se numește declanșator.

1. Clic Creați Zap în partea stângă sus a ecranului de start.
2. Alege Gmail dupa cum Trigger pentru Zap.
3. Din meniul drop-down de sub Eveniment declansator, alege Email nou și apăsați Continua.
4. Conectați-vă la contul dvs. Gmail, pentru a permite accesul și, odată terminat, apăsați Continua.
5. Alegeți folderul în care doriți să aplicați acest lucru. De obicei, trimiterea răspunsului automat în căsuța dvs. de e-mail este suficientă. Cu toate acestea, dacă aveți un filtru în care noile e-mailuri ajung direct la diferite etichete, poate doriți să le alegeți și pe acelea. Opțiunea implicită este pentru toate e-mailurile. presa Continua.
6. presa Test Trigger pentru a se asigura că conexiunea funcționează și Continua.

Aplicați un filtru

Apoi, trebuie să vă asigurați că Zapier nu trimite răspunsul la fiecare e-mail nou, ci numai la cele trimise la o anumită dată. A Filtru ajută la configurarea acestui lucru.

1. Sub Acțiune, alege Filtru.
2. Sub Continuați doar dacă..., alegeți din meniurile drop-down Data>(Text) Începe cu iar pe ultima casetă scrie cele trei scrisori ale zilei în care vrei să fie trimisă. În exemplul nostru, punem Sâmbătă sau Soare, pentru a include întregul weekend.
3. După ce software-ul testează filtrul, apăsați Închide, iar apoi + pentru a adăuga acțiunea.

Setați răspunsul dvs

Este timpul să setați în sfârșit răspunsul prin e-mail și să puneți acest copil să lucreze.

1. Alege Gmail din nou ca a ta Eveniment aplicație.
2. Alege Email trimis ca al tau Eveniment de acțiune și apăsați Continua.
3. Deoarece v-ați conectat deja la contul dvs., trebuie doar să îl alegeți din meniu acum și să continuați.
4. Pe acest ecran, vă puteți personaliza e-mailul după bunul plac. Cele două câmpuri care sunt obligatorii sunt Subiect și Corp. De asemenea, am adăugat semnătura noastră obișnuită, pentru a arăta mai profesionist.
5. Din nou, după ce ai lovit Continua, puteți testa e-mailul, pentru a vă asigura că arată bine în Gmail. Verifică-ți Trimis folder pentru a vedea dacă aprobi.
6. Dacă sunteți mulțumit de rezultat, faceți clic Activați Zap.

Învață să te bucuri de automatizare

Opțiunea de a trimite un mesaj recurent în afara biroului poate fi extrem de utilă pentru freelanceri și întreprinderile mici. Nu doriți să fiți legat de computerul dvs., iar acest lucru vă ajută să vă asigurați că clienții dvs. pe care îi veți reveni la ei la un moment dat.

Cu aceste două aplicații, puteți automatiza și alte procese și e-mailuri, pentru a vă ușura viața pe termen lung. Veți afla în curând că, odată ce încercați automatizarea, este ușor să deveniți dependent.

Cele mai bune instrumente de automatizare pentru a permite freelancerilor să-și recupereze timpul

Citiți în continuare

Despre autor