Sarcini Outlook vs. Microsoft To Do: Care este mai bun?

Microsoft are două aplicații de gestionare a sarcinilor. Microsoft To Do vine preinstalat pe computerele Windows și este disponibil și online. Clientul său de e-mail și calendar, Outlook, include și o funcție robustă de sarcini.

Dar care este mai bun pentru a-ți gestiona lista de lucruri de făcut? Concurența este mai strânsă decât ați putea crede. Acest articol compară Microsoft To Do și Microsoft Outlook ca aplicații de gestionare a sarcinilor pentru a afla care este alegerea mai bună.

Cel mai accesibil

To Do, care a fost Wunderlist, este o aplicație gratuită inclusă în Windows 10 și 11. De asemenea, puteți accesa Microsoft To Do în browser. Pentru Outlook, caracteristica Sarcină este disponibilă numai în aplicația desktop premium. În versiunea web gratuită, se integrează în schimb cu To Do.

Pentru dizabilități, ambele sunt prietenoase cu Cititoare de ecran încorporate în Windows. Textul și pictogramele Outlook sunt mai mici. Acest lucru poate fi frustrant pentru cei cu deficiențe de vedere sau probleme de dexteritate. Dar le puteți mări în setările Windows.

Valorile implicite pentru To Do sunt mai clare și mai mari. Utilizarea culorilor și a graficelor peste text facilitează, de asemenea, focalizarea. Un beneficiu frumos pentru cei cu probleme de sănătate mintală care afectează atenția. Meniurile simplificate fac, de asemenea, navigarea prin cititorul de ecran mai rapidă, deoarece este mai puțin de parcurs.

Ambele aplicații au versiuni mobile gratuite pentru Android și iOS. Aplicațiile sunt aceleași în ceea ce privește accesibilitatea și conțin multe dintre aceleași caracteristici ca și versiunile desktop. Ambele aplicații includ și widget-uri pentru pagina de pornire pentru acces rapid.

Dar aspectul Sarcini lipsește din versiunea aplicației Outlook. Orice elemente create în Tasks sunt copiate în Calendar ca evenimente. Puteți vizualiza aceste evenimente din calendar în aplicația Outlook, dar nu puteți utiliza rapoarte de progres sau alte funcții specifice sarcinilor.

Pentru ușurință în utilizare, aspectul Outlook are o mulțime de opțiuni și meniuri cu mai multe straturi. To Do este mult mai ușor de învățat și de gestionat. Designul său simplificat și funcțiile simplificate sunt ușor de navigat. Este simplu chiar și pentru un începător la computer.

Câştigător: A face

Cel mai bun pentru proiecte de grup

Outlook este un instrument puternic de colaborare pentru managementul proiectelor. Se integrează cu Outlook Calendar și Outlook Mail. Acest lucru simplifică alocarea contactelor și programarea.

De asemenea, obțineți o mulțime de detalii despre progresul fiecărei sarcini. Puteți urmări în funcție de orele lucrate, procentul de finalizare și stări precum „aștept pe altcineva”. Dacă partajați sarcina cu o singură altă persoană, veți fi la curent cu modificările acelei persoane.

Outlook vă permite, de asemenea, să trimiteți solicitări de sarcini. Acesta este atunci când trimiteți un e-mail unui contact, solicitându-i să înceapă o sarcină și atribuindu-i automat. La opțiunea dvs., puteți păstra o copie a sarcinii și puteți obține o actualizare când este marcată ca finalizată la capătul lor.

În cele din urmă, Outlook are un buton rapid pentru a trimite rapoarte de stare. Acestea rezumă setările de stare ale sarcinii într-un e-mail. Puteți trimite acest e-mail direct din fereastra de activitate și puteți atașa orice notă suplimentară dorită.

To Do are și câteva instrumente bune de colaborare. Puteți atribui alții la o sarcină printr-un link care poate fi partajat. Puteți partaja accesul la o listă creată sau numai la o anumită sarcină. Acest lucru facilitează controlul accesului.

Dacă persoanele cărora doriți să le distribuiți sunt în lista dvs. de contacte, este și mai ușor. Când partajați o listă, To Do va genera o listă a persoanelor de contact din Windows Mail. De asemenea, puteți căuta persoane de contact din OneNote.

To Do are, de asemenea, un avantaj pentru proiecte complexe. Vă permite să împărțiți o sarcină în pași. Acest lucru poate îmbunătăți motivația și face sarcina mai acționabilă. Sarcinile Outlook nu include o caracteristică Pași.

Câştigător: Sarcini Outlook

Cea mai bună organizație

Caracteristica Sarcini din Microsoft Outlook devine cu adevărat specifică cu organizarea sa. Dacă este un lucru bun sau nu, depinde de modul în care lucrezi. Outlook Tasks acceptă foldere cu subdirectoare și sisteme automate de sortare. To Do are o abordare mai simplă.

În Outlook, puteți utiliza Reguli pentru a trimite anumite e-mailuri sau evenimente din calendar într-un anumit dosar Sarcini. De asemenea, vă permite să setați niveluri specifice de prioritate. De asemenea, puteți codifica sarcinile cu culori cu Categorii.

To Do oferă toate aceleași funcții ca și Outlook, dar le simplifică. To Do are foldere, dar nu subdosare. Vă permite să marcați prioritatea, dar este limitat la un sistem binar: elementele cu o stea sunt importante, elementele fără nu sunt.

To Do acceptă, de asemenea, categorii sub formă de hashtag-uri care pot fi căutate. Adăugarea unui hashtag oriunde într-o activitate creează o categorie cu același nume. Cea mai bună caracteristică a To Do, care îi lipsește Outlook, este Ziua mea caracteristică.

My Day este un folder inteligent în Microsoft To Do. Este o agendă de o singură zi pe care o puteți completa manual sau puteți alege dintre sugestiile de To Do. Sugestiile se vor concentra asupra sarcinilor care urmează să fie programate în curând, marcate ca importante sau pe cele pe care nu le-ați atins de ceva vreme.

Această agendă inteligentă face față în față față de Sarcinile Outlook, dar este foarte aproape. Dacă doriți sau aveți nevoie de un nivel suplimentar de detaliu, mergeți cu Outlook.

Câştigător: A face

Cea mai bună personalizare

Atât To Do, cât și Outlook vă permit să atașați fișiere și să legați sarcina la un e-mail. În To Do, trebuie să semnalizați e-mailul, apoi să mutați sarcina din E-mailuri semnalizate în orice listă doriți. Ambele vă permit, de asemenea, să adăugați note text la sarcină și să atașați fișiere media la sarcină.

Numai Outlook vă permite să utilizați formatarea textului îmbogățit și imagini în descrierea sarcinii. Dar aceste elemente de design sunt estetice, așa că adăugarea lor la fiecare sarcină poate fi o pierdere de timp. Mai mult, trebuie să faceți clic pe sarcină pentru a le vedea.

Atașarea fișierelor este mai utilă. Numai Outlook vă permite să conectați sarcini între ele. Faceți acest lucru cu opțiunea Atașare articol Outlook. Această abilitate crucială de a lega sarcinile conexe lipsește din To Do.

Personalizarea To Do este în mare parte estetică. Puteți selecta culoarea de fundal a unei liste și puteți crea liste personalizate. De asemenea, puteți selecta modele de sortare de bază, cum ar fi după data scadenței sau după data creării.

Pentru a face, de asemenea, generează diverse liste inteligente, cum ar fi E-mailuri marcate și Atribuite mie. Le puteți activa sau dezactiva. Pentru cei care trebuie să-ți ajusteze sarcinile, Outlook este câștigătorul clar.

Câştigător: Sarcini Outlook

Cea mai bună aplicație de productivitate de la Microsoft

Pentru uz personal și proiecte la scară mică, To Do funcționează bine. Dar, în general, lista de funcții mai robustă a Outlook câștigă. Detaliul suplimentar susține un nivel mai înalt de profesionalism, iar personalizarea la nivel înalt nu poate fi învinsă.

Mai ales dacă gestionați un proiect complex, Microsoft Outlook este cel mai bun pariu pentru o aplicație de gestionare a sarcinilor.

Cum să utilizați Microsoft Outlook pentru managementul proiectelor

Citiți în continuare

Despre autor