Cum să utilizați validarea datelor în Foi de calcul Google

Dacă doriți să reduceți șansele de eroare în foaia de calcul Google Sheets acceptând numai date valide, atunci validarea datelor este exact ceea ce căutați. Cu validarea datelor, puteți solicita Foi de calcul Google să accepte doar un anumit sort sau un interval de date pentru celule sau să avertizeze utilizatorul atunci când introduce date nevalide.

Validarea datelor este simplu de utilizat, dar necesită o înțelegere a conceptelor pentru a fi utilizate în mod corespunzător. Citiți mai departe pentru a afla ce este validarea datelor și cum o puteți utiliza în Foi de calcul Google pentru a vă îmbunătăți foile de calcul.

Ce este validarea datelor în Foi de calcul Google?

Validarea datelor este o funcție Google Sheets care vă permite să limitați tipul de intrare pe care utilizatorii dvs. le pot introduce în anumite celule. Puteți fie să utilizați validarea datelor pentru a oferi utilizatorului un avertisment atunci când introduce date nevalide, fie pentru a respinge datele nevalide cu totul.

Cu ajutorul validării datelor, puteți îmbunătăți foile de calcul care sunt destinate utilizării altor persoane. Puteți stabili limite pentru valoarea pe care o pot introduce sau, de exemplu, puteți crea o listă derulantă cu articole din care pot alege. În cele din urmă, puteți introduce și o formulă personalizată ca criterii de validare a datelor. În acest fel, Foi de calcul Google va respinge valoarea dacă nu satisface ecuația personalizată.

Cum să utilizați validarea datelor în Foi de calcul Google

Validarea datelor este ușor de utilizat în Foi de calcul Google. Pașii de bază pentru utilizarea validării datelor sunt următorii:

1. Selectați celula sau intervalul de celule pe care doriți să utilizați validarea datelor.
2. Du-te la Date meniu și apoi selectați Data validarii.
3. Introduceți criteriile dvs.
4. Clic salva.

Înainte de a trece la exemple în care implementăm validarea datelor, să aruncăm o privire mai detaliată asupra elementelor validării datelor.

• Gama de celule: Acesta este intervalul în care datele de intrare vor trece prin criteriile de validare a datelor. Aceasta poate fi o singură celulă sau o serie de celule.
• Criterii: Acesta este criteriul în care indicați ce fel de date sunt valide. Tipul de date valid poate fi număr, text, dată, listă, casetă de selectare sau formulă personalizată.
• Pe date nevalide: aceasta indică reacția Foi de calcul Google la datele nevalide. Puteți alege fie să lăsați datele nevalide să treacă și să afișați un avertisment, fie să respingeți datele nevalide și să afișați un avertisment.
• Aspect: Aici puteți introduce textul de ajutor de validare. Acest text va apărea când utilizatorul introduce date nevalide într-o celulă.

Acum că știți despre ce este configurarea validării datelor, să vedem validarea datelor în acțiune cu câteva exemple.

Validarea datelor Exemplul 1: Setarea unei limite de valoare numerică

În acest exemplu, avem un exemplu de foaie de calcul concepută pentru a aduna informații despre cărțile care i-au plăcut cel mai mult utilizatorului. Foaia de calcul include o coloană care conține numele cărților și o altă coloană care așteaptă intrarea utilizatorului. Utilizatorul ar trebui să evalueze fiecare carte din 10.

Deoarece evaluarea este pe o scară de 10 și nu avem timp să verificăm fiecare intrare, scopul este de a limita valorile pe care utilizatorul le poate introduce la 1-10. Utilizatorul nu ar trebui să poată acorda unei cărți o evaluare sub 1 sau peste 10. Acest lucru necesită validarea datelor.

1. Selectați celulele în care doriți să aplicați validarea datelor. Acestea vor fi celule B2 la B7 în acest exemplu.
2. Du-te la Date meniu și selectați Data validarii. Aceasta va afișa fereastra de validare a datelor.
3. Pentru Criterii, Selectați Număr și între.
4. Introduceți limita de număr la alegere. Pentru acest exemplu, vom introduce 1 și 10.
5. Verifica Respingeți intrarea. Acest lucru va forța utilizatorul să introducă date valide.
6. Verifica Afișați textul de ajutor pentru validare.
7. Introduceți un text de ajutor de validare pentru a informa utilizatorul ce fel de date este așteptat.
8. Clic salva.

Acum tabelul este pregătit pentru datele utilizatorului. Ca test, încercați să evaluați una dintre cărți cu o valoare mai mare de 10 sau mai mică de 1. Ar trebui să primiți o eroare și datele dvs. ar trebui să fie respinse. Acum, dacă introduceți o valoare între 1 și 10, intrarea va fi acceptată. E ca un ceas!

Validarea datelor Exemplul 2: Realizarea unei liste derulante

Una dintre utilizările populare ale validării datelor este crearea de liste derulante în Foi de calcul Google. Puteți crea o listă derulantă pentru a oferi utilizatorului să aleagă între elementele pe care le-ați decis ca date valide.

În acest exemplu, avem numele unor studenți într-o foaie de calcul și scopul este de a crea o listă derulantă în care utilizatorul își poate alege specializarea.

1. Selectați celulele în care doriți să aveți o listă derulantă. Acestea vor fi celule B2 la B7 în acest exemplu.
2. Du-te la Date meniu și selectați Data validarii. Se va deschide meniul de validare a datelor.
3. În criterii, selectați Listă de obiecte.
4. În caseta text, introduceți lista de articole. Puteți separa elementele cu o virgulă (,). Pentru acest exemplu, am introdus elementele de mai jos:

   Medicină, Farmacie, Biologie, Matematică aplicată

5. Verifica Afișați lista drop-down în celulă.
6. Verifica Respingeți intrarea.
7. Verifica Afișați textul de ajutor pentru validare.
8. Introduceți un text de ajutor de validare.
9. Clic salva.

Veți observa o săgeată mică în fiecare celulă. Acum puteți face clic pe celule pentru a alege dintr-o listă derulantă. Dacă încercați să introduceți o valoare care nu este în listă, valoarea dvs. va fi respinsă. Cu toate acestea, puteți introduce în continuare elementele din listă.

Dacă doriți să adăugați puncte la articolele din lista dvs., citiți articolul nostru despre cum să adăugați marcatori în Foi de calcul Google.

Validarea datelor Exemplul 3: Setarea unei limite de lungime a textului

Puteți utiliza validarea datelor cu formule personalizate pentru a realiza tot felul de lucruri în Foi de calcul Google. Formulele personalizate vă permit să setați criterii care nu se află în niciunul dintre tipurile de criterii încorporate în validarea datelor în Foi de calcul Google.

De exemplu, să creăm o celulă care permite doar 5 caractere sau mai puțin în ea. Vom face acest lucru folosind validarea datelor.

1. Selectați celula. O sa fie D1 în acest exemplu.
2. Mergi la Date și apoi selectați Data validarii.
3. În criterii, selectați Formula personalizata.
4. Pentru formula personalizată, introduceți formula de mai jos:

   =LEN(D1)<5

   Această formulă folosește funcția LEN pentru a număra caracterele din celulă și returnează adevărat dacă lungimea este mai mică de 5 caractere.
5. Verifica Respingeți intrarea.
6. Clic salva.

Acum, dacă introduceți un nume care are mai mult de 5 caractere lungime, Foi de calcul Google îl va respinge și va trebui să încercați din nou. Puteți folosi funcția de completare automată pentru a aplica această validare a datelor altor celule.

Validați-vă datele cu Foi de calcul Google

Validarea datelor este un instrument care vă permite să limitați ceea ce dvs. sau alt utilizator puteți introduce în anumite celule. În acest fel, validarea datelor poate fi utilă în crearea de sondaje pentru a accepta numai date valide sau în propriile foi de calcul pentru a crește acuratețea.

Există multe tipuri de criterii pe care le puteți seta folosind validarea datelor în Foi de calcul Google și, dacă datele tipul dorit nu este inclus în validarea datelor în Foi de calcul Google, puteți seta criterii cu o personalizare formulă. Acum știți cum să utilizați validarea datelor în Foi de calcul Google. Fiți sigur că mai puține date nevalide vă vor face analiza mai ușoară și mai precisă!

Cele mai bune 8 moduri de a utiliza Foi de calcul Google ca un profesionist

Citiți în continuare

Despre autor