7 moduri de a depăși dependența de e-mail și de a crește productivitatea

Căsuța dvs. de e-mail este una dintre cele mai insidioase care scăpa de timp din ziua dvs. Chiar și atunci când știi că nu ai primit niciun mesaj (pentru că tocmai ai verificat), nu poți rezista impulsului de a te reîmprospăta și de a vedea dacă a apărut ceva nou.

Deși acest obicei obsesiv de verificare a căsuței primite pare inofensiv și chiar necesar uneori, este ca orice altă dependență; vă poate afecta negativ bunăstarea și productivitatea. Acest articol vă va oferi câteva sfaturi pentru a vă ajuta să scăpați din căsuța de e-mail.

1. Grupați-vă activitatea de e-mail

Mai degrabă decât să te lași pradă sunetului de sirenă al căsuței tale de e-mail și, în cele din urmă, un fără minte parcurgeți mesajele dvs., preluați controlul asupra concentrării și timpului dvs. prin gruparea activității prin e-mail.

Loturi de sarcini este o tehnică practică și eficientă de gestionare a timpului pe care o puteți folosi pentru aproape orice sarcină, inclusiv pentru verificarea, citirea și răspunsul la e-mailuri. Ideea de bază este să programați anumite blocuri de timp pentru activități similare, în acest caz, orice este legat de e-mail. Deci, în loc să vă verificați căsuța de e-mail la fiecare câteva minute (sau ore, dacă aveți noroc), ați seta de câteva ori, ideal o dată sau de două ori, pe parcursul zilei pentru a verifica și a răspunde la mesaje.

Această abordare vă permite să rămâneți concentrat asupra sarcinilor tale vitale ale zilei și te ajută să devii mai intenționat cu utilizarea e-mailului. Dacă aveți nevoie de puțin ajutor pentru a începe, încercați să utilizați o aplicație de e-mail precum Bumerang. Acest instrument are mai multe funcții pentru a vă simplifica experiența prin e-mail, dar cea mai relevantă pentru această discuție este Inbox Pauză, care vă permite să întrerupeți mesajele primite și să programați când doriți să fie livrate în căsuța dvs. de e-mail.

2. Dezabonați-vă de la e-mailurile inutile

Nu toate ping-urile de e-mail sunt egale. De fapt, cele mai multe dintre ele sunt doar zgomot care servește doar să vă distrage atenția de la mesaje mai importante și să vă faceți cel mai bun lucru.

O modalitate de a vă îmblânzi dependența de e-mail este să reduceți numărul de e-mailuri pe care le primiți, în primul rând, dezabonându-vă de la orice liste de e-mail inutile.

Chiar trebuie să primiți actualizări de la acel buletin informativ la care v-ați abonat cu ani în urmă? Sau ce zici de acele e-mailuri promoționale de la companii la care nici măcar nu-ți amintești că te-ai înscris?

Dacă nu vă amintiți de ce primiți un e-mail, sunt șanse ca acesta să nu vă fie de folos, așa că apăsați dezabonare și dezordonați-vă căsuța de e-mail pentru reduce supraîncărcarea e-mailului. Puteți folosi instrumente precum Derulează. Pe mine dacă aveți nevoie de ajutor pentru a vă dezabona de la mai multe liste de e-mail simultan.

3. Evitați să vă verificați căsuța de e-mail primul lucru dimineața

Deoarece probabil că îți folosești telefonul ca ceas cu alarmă, este prea ușor să-ți răsuci și să-ți verifici imediat e-mailul la prima oră dimineața. Cu toate acestea, verificarea căsuței de e-mail înainte de a dormi sau la prima oră dimineața este a obiceiul smartphone-ului care vă distruge productivitatea și alimentează dependența ta de e-mail.

Ritualurile de dimineață dau tonul întregii zile, așa că în loc să vă începeți dimineața în modul reactiv verificând și răspunzând la mesaje, stabiliți intenția pentru ziua dvs. făcând lucruri care vă hrănesc bunăstare. Creați o rutină productivă de dimineață care vă dă putere să vă începeți ziua în condițiile dvs.

4. Dezactivați alertele și insignele de notificare

Vorbind despre a fi în modul reactiv, alertele prin e-mail și insignele de notificare sunt o modalitate sigură de a face acest lucru condiționează-ți creierul să caute în mod constant mesaje noi, asemănătoare cu câinii lui Pavlov care salivează la sunetul un clopot.

Aceste notificări sunt concepute pentru a vă atrage atenția și pentru a declanșa un răspuns pavlovian de verificare compulsivă. Deși nu puteți controla când oamenii vă trimit e-mailuri, puteți controla modul în care dispozitivele vă notifică mesajele noi. Acestea fiind spuse, acordați-vă timp pentru a vă personaliza notificările prin e-mail, astfel încât să se potrivească cel mai bine nevoilor dvs. și să vă salvați sănătatea.

5. Organizați-vă căsuța de e-mail folosind etichete

Organizarea căsuței de e-mail vă poate ajuta să preluați controlul asupra e-mailului, mai degrabă decât să-l lăsați să vă controleze. De gruparea e-mailurilor similare folosind etichete, puteți găsi cu ușurință mesajele de care aveți nevoie fără a defila printr-o listă nesfârșită de mesaje.

Acest sistem facilitează, de asemenea, triajul e-mailurilor, astfel încât să puteți scana și șterge rapid orice mesaj neimportant. Utilizarea culorilor pe etichetele tale Gmail facilitează, de asemenea, separarea vizuală a diferitelor tipuri de mesaje dintr-o privire.

Vă puteți reduce dependența de e-mail utilizând alte instrumente de comunicare, mai ales dacă lucrați într-un loc de muncă la distanță care se bazează, de obicei, în mare măsură pe comunicarea virtuală.

De exemplu, Slack este un instrument excelent pentru mesagerie în timp real și colaborare cu echipa ta, în timp ce aplicații precum Twist îmbrățișează comunicarea asincronă, oferindu-vă libertatea de a răspunde la mesaje pe cont propriu timp.

Cu toate acestea, este posibil să nu puteți scăpa complet de e-mail, deoarece are în continuare propriile sale avantaje unice. Dar puteți folosi aplicații precum Spike pentru a vă îmbunătăți experiența prin e-mail și productivitatea. Acest instrument vă permite să vă consolidați toate mesajele din diferite conturi de e-mail într-un singur loc, precum și să sortați, căutați și programați mesajele.

7. Ia o pauză

În cele mai severe cazuri de dependență de e-mail, poate fi necesar să vă îndepărtați complet de căsuța de e-mail și să luați o pauză de la e-mail. Acest lucru poate fi o provocare dacă te bazezi pe e-mail pentru muncă, dar poate fi necesar să te ajute să scapi de dependență.

Cu toate acestea, dacă nu vă puteți îndepărta complet de e-mail, îl puteți elimina de pe toate dispozitivele personale și îl puteți verifica numai de pe dispozitivele dvs. de serviciu. Acest lucru vă permite să trasați o linie clară între muncă și viața personală și să evadați din așteptări „întotdeuna” ale locului de muncă modern.

Îndepărtați-vă dependența de e-mail pentru a vă îmbunătăți bunăstarea și productivitatea

Trăim într-o perioadă în care comunicarea este instantanee, constantă și întotdeauna disponibilă la îndemâna noastră. Deși acest lucru poate fi un lucru bun cu moderație, poate duce, de asemenea, la dependența de e-mail și la toate efectele adverse care vin cu acesta.

În mod ideal, căsuța dvs. de e-mail ar trebui să servească drept un mijloc pentru un scop mai productiv, mai degrabă decât o sursă constantă de stres. Deci, dacă vă petreceți cea mai mare parte a timpului în căsuța de e-mail, este timpul să faceți un pas înapoi, să vă reevaluați relația cu e-mailul și să faceți câteva modificări. Folosește sfaturile și aplicațiile de mai sus pentru a te ajuta să scapi de dependența de e-mail și să reiei controlul asupra zilei tale.

6 sfaturi pentru a determina oamenii să deschidă și să citească e-mailurile dvs

Citiți în continuare

Despre autor