Cum să reduceți întâlnirile la locul de muncă folosind documentația fluxului de lucru Tango

Întâlnirile în timp real vă afectează ziua? Aceste interacțiuni vă pot ocupa inutil programul atunci când lucrați de la distanță. Desigur, unele întâlniri sunt valoroase și nu ne-am certa niciodată altfel.

Dar dacă ați ajuns vreodată la sfârșitul unui apel video și ați considerat că este o pierdere de timp sau și mai rău, ați dori să fi luat mai multe note, veți fi încântați să auziți că există o alternativă: documentația fluxului de lucru Tango instrument.

Cum slăbesc productivitatea reuniunile în timp real?

Instrumentele de videoconferință au devenit norma în culturile de lucru la distanță. Software precum Zoom, Microsoft Teams și Google Meet au fost esențiale pentru menținerea echipelor distribuite conectate și implicate. Dar lucrează? Cercetările sugerează altfel.

Un studiu la locul de muncă, "Sondajul camerei web: epuizat sau angajat?„, a analizat impactul negativ al utilizării software-ului pentru conferințe video. 49% din forța de muncă din SUA, sau 32 de milioane de oameni, s-au simțit

Epuizare zoom datorită creșterii întâlnirilor combinate cu presiunea de a-și folosi camera web pe tot parcursul.

Nici revenirea la serviciu după un apel video nu este simplă. Avere raportează că este nevoie de 25 de minute pentru a relua concentrarea atunci când o întâlnire vă fragmentează fluxul de lucru.

Și a studiu Stanford dezvăluie că o treime dintre lucrători nu au standardul minim de conexiune la internet de 90% necesar pentru a participa la întâlniri virtuale, în primul rând. Acest lucru poate genera stres pentru angajații care nu pot colabora eficient cu colegii lor de echipă.

Cum ușurează documentarea fluxului de lucru presiunea întâlnirilor video?

S-ar putea să vă gândiți „dacă ar fi o altă cale”. Și aici intervine instrumentul de documentare a fluxului de lucru al Tango. Tango este o extensie gratuită de browser Chrome care creează documentație privind fluxul de lucru, inclusiv instrucțiuni și ghiduri.

Documentația fluxului de lucru nu este un înlocuitor potrivit pentru toate întâlnirile virtuale. Dar dacă sunteți implicat în interacțiuni în timp real acolo unde aveți nevoie partajați-vă ecranul în timpul unei întâlniri Zoom sau explicați un proces colegilor dvs. de echipă, atunci Tango este o alternativă fantastică de utilizat în mod asincron.

Folosind extensia de browser, veți înregistra fluxul de lucru pe desktop și veți parcurge acțiunile exacte pe care trebuie să le faceți. Software-ul creează un rezumat detaliat al acestor acțiuni, pe care îl puteți exporta și partaja cu publicul dvs. Ei vor revizui acest lucru în mod asincron în timpul lor, fără stresul de a încerca să programeze o întâlnire în timp real cu dvs.

Ce tip de întâlniri elimină Tango?

Tango este o alternativă excelentă la următoarele tipuri de întâlniri:

1. La imbarcare

Creați documentație privind fluxul de lucru Tango pentru a le arăta noilor dvs. angajați cum să navigheze în sistemele dvs. Veți furniza note despre orice, de la conectarea la aplicații pentru prima dată până la personalizarea tabloului de bord. Așteptați-vă la mai puține probleme de început și la un proces de îmbarcare mai fluent, având documentație consecventă.

2. Cursuri de instruire

Tango poate crea, de asemenea, documentație de instruire internă pe care să o păstreze într-o resursă comună, pe care să o acceseze personalul.

Exemplu: dacă trebuie să-ți înveți echipa cum să folosească un nou instrument de date, folosește Tango pentru a crea un ghid pas cu pas. De asemenea, puteți prezenta cele mai bune practici de lucru și cum să utilizați funcțiile actualizate ale produsului.

3. Demonstrații de produs

Dacă aveți un produs SaaS uimitor de împărtășit cu clienții dvs., Tango simplifică demonstrarea exactă a modului în care îl utilizați. Încorporați această documentație privind fluxul de lucru în studii de caz și partajați-o ca parte a prezentării dvs.

4. Teme de vânzare

Dacă trimiteți propuneri reci către potențiali clienți sau parteneri, știți deja că a determina destinatarul să vă deschidă e-mailul este o luptă în sine. Dar odată ce îți citesc mesajul, nu vor putea rezista la vizionarea unui demo rapid ca parte a prezentării tale.

Cum se creează documentație fără întâlniri folosind Tango

Ești gata să începi? Primul pas este să vă înscrieți pentru a cont Tango gratuit, apoi instalați extensia de browser Tango Chrome.

1. Instalați extensia de browser Tango Chrome

Descărcați Tango de pe Magazinul web Google Chrome. Apoi, fixați extensia accesând bara de browser și făcând clic pe Puzzle bucată. Găsiți extensia Tango și faceți clic pe pin pentru a o salva în browser.

2. Surprindeți-vă fluxul de lucru folosind Tango

Navigați la fila în care doriți să începeți înregistrarea fluxului de lucru și faceți clic pe codul Tango din bara browserului. Apăsați butonul mare violet pentru a începe să vă capturați fluxul de lucru când sunteți gata, apoi parcurgeți pașii pe care doriți să îi înregistrați.

Tango va funcționa în fundal pentru a captura capturi de ecran și a genera automat descrieri ale fluxului de lucru. Trebuie să faceți ajustări?

Utilizați controlerul fluxului de lucru din colțul din stânga jos al ecranului pentru a întrerupe și a relua fluxul de lucru, a-l finaliza sau a renunța dacă sunteți mulțumit de prima captură. Odată ce ești fericit, apasă pe bifa verde pentru a-ți finaliza proiectul.

3. Editați-vă fluxul de lucru Tango

Din ecranul editorului Tango, veți vedea fluxul de lucru generat automat. Pentru a oferi un context suplimentar, încercați să adăugați text, să creați sau să ștergeți pași, să încărcați capturi de ecran suplimentare sau să rearanjați pașii, dacă preferați.

Vă faceți griji că informațiile sensibile sunt vizibile? Faceți upgrade la ediția Tango Pro pentru 16 USD pe lună și puteți utiliza oricare Live Blur modul sau Estompa secțiunea din editorul de imagini când parcurgeți fluxul de lucru capturat.

Trebuie să acordați ceva mai multă atenție? Adăugați săgeți sau casete utile făcând clic pe Adnota.

4. Distribuiți documentația fluxului de lucru

Ultimul pas în crearea documentației profesionale pentru fluxul de lucru este exportul și partajarea acesteia. Pașii sunt aceiași, indiferent dacă doriți să îl distribuiți șefului, colegilor de echipă sau clienților sau chiar să îl publicați pe rețelele de socializare sau pe site-ul dvs.

presa Distribuiți și exportați în colțul din dreapta sus și alegeți următoarele opțiuni:

• Acțiune: adăugați un e-mail cu permisiuni de vizualizare (sau editor cu versiunea Pro)
• Copie magică: inserați linkul în Google Docs, Notion, Confluence etc. sau în orice altceva care acceptă HTML.
• Descarca: exportați fluxul de lucru ca PDF.
• Încorporare: copiați un cod public de încorporare și inserați-l în instrumentul dvs. preferat.

Pivot de la conferință la capturare

Data viitoare când vă pregătiți pentru o întâlnire de apel video la distanță, întrebați-vă dacă vă veți ghida publicul prin orice proces pas cu pas. Dacă acesta este cazul, veți beneficia de crearea documentației fluxului de lucru în loc să încercați să vă explicați acțiunile într-un apel live.

Utilizați Tango ca instrument esențial de comunicare asincronă în arsenalul dvs. de productivitate pentru a vă captura fluxul de lucru și a distribui după cum este necesar.

Cele mai bune 4 instrumente de comunicare video asincronă pentru echipe la distanță

Citiți în continuare