Cum să facilitezi eficient o întâlnire de echipă de la distanță

Indiferent dacă sunteți manager, aveți un rol principal în compania dvs. sau lucrați la un proiect, sunt șanse să aveți nevoie pentru a facilita întâlnirile de echipă. Un mare plus aici este că vă puteți găzdui propria întâlnire așa cum credeți de cuviință.

Cu toate acestea, există unele diferențe mari între întâlnirile față în față și la distanță, care le pot face sau distruge eficacitatea. Aici analizăm câteva dificultăți în facilitarea întâlnirilor de echipă la distanță și cum le puteți depăși pentru a desfășura una eficient.

Avantaje și dezavantaje ale facilitării întâlnirilor de la distanță

Aplicațiile de videoconferință precum Google Meet, Zoom și Microsoft Teams au făcut ca desfășurarea întâlnirilor online să fie foarte populară. Cu un clic pe un buton, sunteți gata de plecare. Desfășurarea virtuală a întâlnirilor de echipă are multe beneficii, inclusiv:

• Acces facil la materialele digitale pe care trebuie să le partajați.
• Abilitatea de a înregistra sesiuni.
• Nu sunt necesare considerații de timp pentru călătorie.
instagram viewer
• Fără dificultăți în rezervarea sălilor pentru întâlniri.
• Vă puteți întâlni cu colegi și părți interesate externe din întreaga lume.

Și mult mai mult. Cu toate acestea, există și unele bariere cu această metodă, care pot împiedica productivitatea. Câteva exemple ar putea fi:

• Probleme tehnice cu audio și video.
• Oboseala prin videoconferință.
• Comunicarea are dificultăți atunci când sunt mulți participanți.
• Întârzierea sau lipsa de răspuns din partea echipei din cauza decalajului vizual și auditiv normal.
• Perturbarea semnalelor vizuale și a limbajului corpului.

Există unele aspecte ale conversației față în față care pur și simplu nu pot fi replicate virtual. Vestea bună este că puteți optimiza această experiență cu câteva sfaturi și trucuri eficiente.

1. Creați discuții organice cu o agendă

A avea un plan pentru orice întâlnire de echipă este o necesitate, indiferent de modul în care este livrat. O agendă este pur și simplu o descriere structurată a ceea ce trebuie discutat. În general, acestea sunt partajate participanților dvs. înainte de sesiune. Acest lucru poate fi prin e-mail sau cu aplicații precum Google Workspace, puteți includeți agenda în invitația din calendar.

Dar, pentru a desfășura o întâlnire la distanță eficientă, ar trebui să evitați să enumerați actualizările și mementourile pentru toată lumea. În schimb, agenda ta trebuie să fie captivantă și să provoace discuții. Iată câteva idei:

• Fă-ți timp pentru un check-in în echipă care nu are legătură cu munca.
• Începeți cu un subiect de discuție deschis despre care știți că echipa dvs. va avea păreri.
• Includeți doar punctele pe care doriți să le comenteze.
• Păstrați agenda scurtă (oamenii se pot concentra doar pentru o perioadă limitată de timp).

Nu trebuie să faceți toate acestea de fiecare dată, dar ele vor încuraja cu siguranță conversația organică cu cât le veți face mai mult.

2. Utilizați camerele de evaziune

De obicei, întâlnirile de echipă se concentrează în general pe o agendă specifică și sunt concentrate pe reunirea echipei ca întreg. Cu toate acestea, este reconfortant să încalci aceste tradiții uneori și să încerci ceva nou.

Zoom, Microsoft Teams și Google Meet au toate capacitatea de a crea săli de lucru. Acestea sunt mini săli de întâlnire în cadrul unei întâlniri, astfel încât echipa dvs. să poată discuta lucruri în grupuri mai mici.

Acest lucru este util dacă aveți o echipă mai mare sau vă întâlniți cu mai multe echipe simultan. De asemenea, rezolvă problema menționată anterior despre colegii care au dificultăți de comunicare atunci când sunt mulți participanți.

Camerele de grup nu sunt întotdeauna potrivite, de exemplu, dacă ai mai puțini membri ai echipei. De asemenea, ar trebui să vă asigurați că orice discuție care are loc este necesară, mai degrabă decât doar pentru a umple timp. Odată ce toată lumea s-a întors în sala principală de ședințe, sunteți liber să cereți feedback cu privire la discuțiile colegilor. Acest lucru este astfel încât să puteți aduna punctele principale și să le duceți mai departe.

3. Prezentați informații utilizând ecranul de partajare

O dificultate în a partaja informații de la distanță este că uneori oamenii pur și simplu nu înțeleg ceea ce spui. Prin urmare, în loc să spui doar echipei tale ce să facă, de ce să nu le arăți? Există numeroase beneficii ale partajării ecranului în aplicațiile de videoconferință, inclusiv:

• Oferă o imagine vizuală echipei tale.
• Conturi pentru diferite stiluri de învățare.
• Oferă echipei tale șansa de a observa procesele.
• Adaugă un strat suplimentar de informații, dincolo de o explicație auditivă.

Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că ar trebui să vă împărtășiți agenda pe ecran, deoarece este puțin probabil ca acest lucru să atragă atenția echipei dvs. În schimb, luați în considerare ce puncte de pe ordinea de zi necesită explicații suplimentare sau au nevoie de dovezi însoțitoare. Câteva exemple ar putea fi:

• Dacă ați constatat că personalul dvs. nu îndeplinește o sarcină corect, arătați-le cum să urmeze un anumit proces.
• Prezentarea datelor și cercetării.
• Oportunități de formare.

4. Când să găzduiești o întâlnire vs. Trimiterea unui e-mail

Au fost numeroase studii efectuate, care concluzionează că întâlnirile excesive dăunează productivității, bunăstării și motivației personalului. De câte ori ați participat la un apel video care ar fi putut fi doar un e-mail?

Când găzduiești o întâlnire, în esență întrerupi fluxul de lucru și concentrarea echipei tale. Din acest motiv, trebuie să vă asigurați că conținutul este necesar. Apelurile video ar trebui rezervate pentru discuții aprofundate, colaborare și încurajarea angajamentului echipei. Doar pentru că întâlnirile virtuale sunt ușor de rezervat și de participat, nu înseamnă că ar trebui să te bazezi pe ele.

Iată câteva cazuri în care puteți opta pentru alternative de videoconferință:

• Solicită feedback de către trimiterea unui formular Google.
• Utilizați o aplicație de mesagerie sau aplicații de comunicare asincronă pentru actualizări de starea echipei.
• Trimiteți un e-mail cu actualizări sau știri recente (care nu necesită discuții).

Uneori, colegii tăi vor doar să facă o pauză de la tastare și vorbesc cu oamenii. Acest lucru este cu siguranță un lucru de luat în considerare, dar nu-l irosi pe întâlniri în care toată lumea este pe mută, ascultându-te vorbind.

Întâlniri eficiente la distanță necesită planificare

Găzduirea întâlnirilor prin intermediul aplicațiilor de videoconferință necesită o planificare ușor diferită față de cele față în față. Dificultățile apar în principal atunci când există o lipsă de considerație față de participanți.

Cu toate acestea, orice întâlnire la distanță poate fi eficientă cu o agendă completă, care utilizează timpul în mod productiv. Aceasta înseamnă să explorați subiecte de discuție care îi interesează cu adevărat pe toți cei implicați și pur și simplu să rămâneți la ceea ce este necesar. Cu sfaturile explorate aici, veți avea o mulțime de modalități practice de a vă găzdui adunările la distanță, menținându-le eficiente și relevante pentru toți cei implicați.

Cum să începeți să utilizați avatarurile Zoom pentru întâlniri distractive

Citiți în continuare