Cum să simplificați și să curățați mizeria de stocare în cloud

Datorită confortului stocării în cloud, este ușor să aruncați toate fișierele în interiorul acesteia fără să vă gândiți. Dar în scurt timp, contul dvs. Google Drive, Dropbox, OneDrive sau alt cont de stocare în cloud va deveni o mizerie amestecată fără o strategie de organizare.

Dacă trebuie să puneți ordine în spațiul de stocare în cloud și să vă simplificați configurarea, iată un ghid pentru a pune totul sub control.

1. Ștergeți fișierele mari și inutile

Înainte de a începe să mutați fișierele, este o idee bună să scăpați de orice fișiere de care nu mai aveți nevoie. Primul pas pentru a vă păstra spațiul de stocare în cloud curat este eliminarea fișierelor care nu mai aparțin.

Dacă vă păstrați toate fișierele cloud sincronizate cu computerul, o modalitate ușoară de a găsi cele mai mari fișiere din interior este utilizarea unui manager de spațiu pe disc de pe desktop. Pe Windows, TreeSize Gratuit este o alegere grozavă. Dacă utilizați un Mac, OmniDiskSweeper este o opțiune solidă gratuită.

Folosind aceste aplicații, selectați folderul de stocare în cloud și vă va sorta fișierele de la cel mai mare la cel mai mic. Dacă întâlnești videoclipuri vechi pe care nu mai trebuie să fie sincronizat sau fișiere descărcate despre care nu ți-ai dat seama că sunt în cloud, șterge-le sau mută-le din spațiul de stocare în cloud, după caz.

Dacă nu vă păstrați toate fișierele cloud sincronizate cu desktopul, majoritatea instrumentelor de stocare în cloud vă permit să sortați după dimensiune în aplicațiile lor web. O altă opțiune este utilizarea instrumentelor lor pentru a arăta utilizarea stocării, care va evidenția de obicei fișierele mari.

Într-un pas ulterior, s-ar putea să întâlniți mai multe fișiere inutile pe care le-ați ratat în această trecere. Asta e ok; odată ce ați scăpat de fructele care se agață, puteți trece la un nou plan de gestionare a stocării în cloud.

2. Decideți ce fișiere intră în ce serviciu

Dacă nu trebuie să păstrați multe fișiere în stocarea în cloud sau dacă plătiți pentru un plan actualizat cu serviciul dvs. preferat, atunci probabil că rămâneți la un serviciu de stocare în cloud. În aceste cazuri, puteți sări peste acest pas.

În caz contrar, ar trebui să vă gândiți în continuare la organizarea fișierelor pe diferite servicii. Prin înscrierea la mai multe servicii gratuite de stocare în cloud, nu numai că veți obține mai mult spațiu, dar veți avea și o modalitate ușoară de a împărți fișierele după tip. De exemplu, puteți decide să păstrați fotografii în OneDrive, documente în Dropbox și videoclipuri în Google Drive.

Instalarea mai multor aplicații pentru a gestiona aceste fișiere nu este un mare inconvenient și veți ști unde să căutați în funcție de ceea ce aveți nevoie. Acest lucru ajută, de asemenea, să împiedicați conținutul salvat în orice serviciu să devină copleșitor.

În acest ghid, ne concentrăm pe sfaturile generale de organizare, dar am abordat și cum să faci ordine în Google Drive dacă sunteți în căutarea unui ajutor mai specific.

3. Definiți o structură clară a folderelor

Similar cu atunci când ești gestionarea fișierelor de pe computer, crearea unui sistem de foldere care să funcționeze pentru dvs. este un pas crucial în procesul de curățare a stocării în cloud. Datorită funcțiilor de căutare puternice, puteți căuta de fiecare dată ceea ce aveți nevoie și puteți renunța la organizarea adecvată. Dar pentru o liniște continuă în spațiul de stocare în cloud, folderele sunt mult mai bune.

Pentru a găsi cea mai bună abordare pentru dvs., gândiți-vă la modul în care aveți tendința de a căuta fișiere și construiți-vă folderele pentru a urma o progresie naturală în jurul acestora.

Iată câteva idei care să te pună pe gânduri:

• Dacă sunteți student, creați un dosar pentru fiecare an de clasă și, în interiorul acestora, un dosar nou pentru fiecare semestru. Fiecare folder de semestru poate avea apoi un folder per clasă.
• Dacă păstrați mai multe tipuri de fișiere într-un singur serviciu cloud, începeți cu folderele rădăcină pentru fiecare tip de fișier (video, fotografii, documente, audio). În interiorul acestora, creați subdosare unice pentru fiecare. De exemplu, puteți organiza conținutul audio în funcție de artist, videoclipul după lungime, fotografiile după subiect și documentele după dată.
• Organizarea după dată și oră este o metodă eficientă, dacă nimic altceva nu vi se pare potrivit. Creați un folder pentru fiecare an, apoi subdosare pentru luni. Pentru o sortare corectă, utilizați formatul AAAA-LL-ZZ.

Puteți să vă adaptați configurarea folderului mai târziu, dar este important să vă decideți acum asupra unui lucru, astfel încât să știți unde să vă puneți fișierele la pasul următor. Vezi noastre ghid pentru utilizarea eficientă a categoriilor de foldere și a etichetelor pentru mai multe îndrumări.

Sfaturi atunci când creați foldere

Alegerea numărului corect de foldere este un joc de echilibrare. Nu doriți să aveți prea multe foldere cu puține fișiere în ele, dar nici nu doriți să aveți un număr mic de foldere cu o încărcătură de fișiere în fiecare. Nici nu doriți ca folderele să ajungă la zeci de niveluri adânci, deoarece este ușor să vă pierdeți în aceste cazuri.

Acesta este altceva pe care probabil că va trebui să îl ajustați în timp. Soldul ar trebui să devină mai clar odată ce ați mutat datele în ele. Schimbați-l dacă ceva nu simte că funcționează.

Este util să creați un folder numit Vechi în orice director în care ați putea dori să arhivați datele. Orice lucru plasat în acel dosar este încă disponibil, dar nu aglomerează vizualizarea principală.

Pentru a ajusta în funcție de prioritate, puteți adăuga o liniuță de subliniere (_) înaintea numelui unui folder pentru a-l pune în partea de sus a ordinii ABC sau puteți pune „z” în fața numelui acestuia pentru a-l forța în jos.

4. Mutați fișierele în folderele potrivite și redenumiți-le

Acum vine partea care necesită mult timp: parcurgeți fișierele cloud existente și alegeți unde să le puneți. În acest pas, parcurgeți tot ce se află în spațiul de stocare în cloud și mutați fiecare articol în noua sa casă. Dacă nu sunteți sigur de ceva, creați un dosar „În așteptare” și luați o altă trecere mai târziu. Simțiți-vă liber să ștergeți orice ați omis din permisul anterior.

Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a vă asigura că fișierele dvs. au nume clare. Asigurați-vă că fișierele conțin cuvinte pe care le-ați folosi pentru a le căuta și schimbați orice nume implicite. Nume generice ca IMG-8275 nu vor apărea într-o căutare și nu vor însemna nimic pentru dvs. în timp ce vă derulați prin fișiere. Luând timp pentru a schimba acest nume în Absolvența lui John 2017 merită.

Pentru fișierele pe care doriți să le sortați curat în interiorul unui folder, luați în considerare convenția de denumire a acestora așa cum ați procedat cu folderele. De exemplu, un format de ## Artist — Track merge bine pentru muzica.

Dacă aveți sute sau mii de fișiere, acest lucru poate dura ceva timp, așa că nu vă fie teamă să le distribuiți în câteva zile.

5. Cu stea sau adăugați comenzi rapide la folderele cheie

Sunt șanse să lucrați în mod regulat cu un număr mic de foldere. Pentru a nu fi nevoit să navigați la acestea de fiecare dată, le puteți marca cu stea sau puteți crea o comandă rapidă pentru acces rapid.

Dacă lucrați în stocarea în cloud prin intermediul site-ului web sau al aplicațiilor, marcarea cu stea a fișierelor și folderelor vă permite să vedeți cele mai importante informații într-un singur loc. Deoarece acestea nu se traduc în spațiul de stocare al computerului dvs. atunci când sincronizați fișierele, ar trebui să creați un link rapid către ele în bara laterală a File Explorer sau Finder.

Cu acest sistem, aveți nevoie de câteva clicuri pentru a ajunge la folderele pe care le utilizați tot timpul, în timp ce totul este organizat logic atunci când aveți nevoie.

Respectați planul organizației dvs. pentru succes

Felicitări pentru organizarea mizerii de stocare în cloud! Aceasta poate fi o muncă descurajantă dacă aveți ani de fișiere acumulate, dar munca dvs. nu este finalizată când finalizați simplificarea inițială.

Rezistați tentației de a începe din nou să vă aruncați fișierele într-o grămadă. Fă-ți timp pentru a sorta corect fiecare element în noua ta ierarhie de îndată ce îl adaugi, iar acest lucru nu va deveni o sarcină uriașă din nou în viitor. Întreținerea rapidă săptămânală ar trebui să aibă grijă de orice rătăcitori.

Acum că v-ați simplificat fișierele în cloud, asigurați-vă că acele conturi de stocare în cloud sunt protejate cu o securitate adecvată.

10 sfaturi pentru a vă păstra stocarea în cloud în siguranță

Citiți în continuare