Cum să nu mai uiți lucrurile la locul de muncă

Imaginează-ți asta: este luni dimineață. Ai luat o notă mentală a tuturor sarcinilor tale pentru ziua respectivă și ești încântat să-ți depășești obiectivele. Dar până la prânz, ai uitat jumătate din lucrurile pe care trebuia să le faci, ceea ce te lasă să te simți frustrat.

Este un scenariu pe care îl cunoaștem cu toții prea bine. A avea un loc de muncă înseamnă adesea să ai o mulțime de sarcini de îndeplinit într-o zi. Și încercarea de a-ți aminti toate aceste sarcini poate fi o muncă în sine.

Dacă ai tendința de a uita să faci lucruri la serviciu, poți schimba asta. Acest articol vă va oferi câteva sfaturi utile care să vă ajute să nu mai uitați lucruri la locul de muncă, astfel încât să vă simțiți mai împliniți până la sfârșitul zilei. Iată cum să fii la curent cu ceea ce trebuie să faci:

1. Folosiți liste de verificare

Creați liste de verificare pentru sarcinile dvs. recurente și pentru sarcinile unice. Pentru sarcini recurente, utilizați o aplicație care vă permite să verificați și să debifați elemente pentru a evita crearea unei liste de fiecare dată.

Pentru sarcini unice, creați o listă scrisă de mână și păstrați-o într-un loc vizibil și ușor accesibil de pe birou. Încercați să utilizați un bloc de note și să aruncați toate paginile cu notele pe care le-ați completat.

2. Creați o listă de activități pentru ziua următoare

Listele de sarcini nu sunt nimic nou, dar cel care schimbă jocul vă creează lista de sarcini cu o zi înaintea zilei de lucru. Seara, când ești relaxat, gândește-te la ce ai de realizat a doua zi și notează-l.

Sfat bonus: creați o listă de „cinci mari” cu primele cinci obiective sau sarcini pentru ziua următoare. Evidențiați sau separați aceste sarcini de restul listei dvs., deoarece acestea sunt elementele pe care le veți acorda prioritate. Chiar dacă apare ceva, veți ști să nu îl lăsați să interfereze cu sarcinile din acea listă.

3. Confirmați-vă lista de sarcini

Înainte de a începe să lucrați, parcurgeți lista pe care ați făcut-o cu o seară înainte pentru a vă împrospăta mintea la ceea ce veți lucra în timpul zilei.

Și dacă primești mai multe sarcini adăugate în farfurie în timpul zilei, întreabă-te dacă noile sarcini sunt mai importante decât oricare dintre elementele din lista ta de „cinci mari”. Dacă da, înlocuiți acele elemente cu sarcini noi. Dar dacă nu, adăugați-le în listă și puteți ajunge la ele mai târziu.

4. Utilizați etichete (sau orice alt sistem de etichetare) pentru a urmări e-mailurile importante

Etichetarea e-mailurilor cu etichete sau categorii este o modalitate inteligentă de a urmări progresul e-mailurilor. Dacă puteți adăuga mai multe etichete la un e-mail, îl puteți eticheta în funcție de prioritate, de progres și de proiectele și echipele din care face parte.

De exemplu, dacă lucrați la o sarcină pentru „Proiect X”, puteți adăuga patru etichete la un e-mail referitoare la acea sarcină: prima etichetă ar fi pentru proiect. A doua etichetă ar fi pentru echipa căreia îi este proiectul. A treia ar indica cât de important este e-mailul, iar a patra etichetă ar arăta că este în curs.

5. Automatizați ceea ce puteți

Folosiți tehnologia pentru a vă ajuta să finalizați lucrurile la timp. De exemplu, poți programați e-mailuri pe Outlook, astfel încât să poată fi trimise mai târziu. Dacă ești un manager de rețele sociale, programează-ți toate postările într-o aplicație.

Automatizarea sarcinilor vă reduce presiunea de a vă aminti să faceți lucrurile la timp, mai ales dacă aveți de finalizat mai multe sarcini care necesită timp.

6. Delegați ceea ce puteți

Nu ar trebui să faci totul singur dacă nu trebuie. Colegii tăi sunt acolo pentru a te ajuta să atingi obiectivul comun. Atingeți punctele forte și abilitățile membrilor echipei dvs. pentru a vă ușura sarcina prin delegarea anumitor sarcini.

Asigurați-vă că comunicați cu membrii echipei din timp pentru a vă consolida prioritățile pentru ziua respectivă și pentru a evalua dacă vă pot ajuta.

7. Configurați mementouri pe telefon sau laptop

O aplicație Mementouri este un instrument de neprețuit pentru oricine este uituc sau ocupat. Utilizați-l ca un pas suplimentar în plus față de lista dvs. de activități. Dacă doriți să evitați să descărcați mai multe aplicații decât cele pe care le aveți deja, utilizați-le pe cele cu care a venit dispozitivul dvs.

Atâta timp cât aplicația pe care o utilizați vă permite să configurați mementouri o dată, zilnic sau săptămânal, în funcție de nevoile dvs. Asigurați-vă că setați o alarmă să se declanșeze împreună cu mementoul, pentru a nu o rata. Și dacă vă grăbiți, utilizați funcția de comenzi vocale a telefonului pentru a seta un memento în câteva secunde.

8. Utilizați o aplicație de urmărire a obiceiurilor

Pentru sarcini recurente, utilizați o aplicație de urmărire a obiceiurilor. Aplicații de urmărire a obiceiurilor ajuta să vă țină la răspundere. Sunt cele mai bune pentru prioritățile zilnice și săptămânale. Habitica, de exemplu, are un obiectiv „A lucrat la cea mai importantă sarcină de astăzi”.

Printre exemplele de sarcini pe care le puteți adăuga se numără întâlnirile săptămânale ale echipelor, verificarea e-mailurilor în fiecare dimineață și chiar petrecerea timpului liber pentru prânz. Deși acestea pot părea lucruri simple de reținut, este ușor să uiți să le faci atunci când urmărești un termen limită.

Descarca: Habitica pentru iOS | Google Play (Gratuit)

9. Configurați ajutoare vizuale

Este greu să uiți să faci ceva când ai note lipicioase strălucitoare în jurul tău. De aceea, notele lipicioase colorate sunt o modalitate excelentă de a menține sarcinile importante în prim plan.

Lipește-le pe laptop sau pe calendar. Aliniați-le în ordinea importanței și folosiți întotdeauna aceleași culori pentru aceleași proiecte. Puteți chiar să treceți la digital cu aplicația de note Post-it® pentru a evita să vă aglomerați biroul cu o grămadă de hârtie.

Descarca: Post-it® pentru Magazin de aplicații | Google Play (Gratuit)

10. Nu mai multitasking!

Cât de des ai încercat să faci prea multe deodată, doar ca să uiți să termini o sarcină? Concentrați-vă pe finalizarea unei sarcini, apoi treceți la următoarea. Începeți mai întâi cu cele mai mari priorități, apoi continuați până la sarcinile cele mai puțin importante.

Acest lucru vă asigură că cele mai importante sarcini sunt îndeplinite, chiar dacă rămâneți fără timp sau sunteți distras de întâlnirile de ultimă oră și apelurile neprogramate.

11. Ține-ți mintea angajată

Oferă un impuls celulelor creierului tău la amiază cu un joc rapid pentru a evita oboseala mentală. Încercați jocurile bazate pe browser, deschizând pur și simplu o filă nouă și jucându-vă Wordle, jocul de puzzle care te face să ghicesți un cuvânt diferit în fiecare zi.

Și dacă ai puțin timp, poți juca I/O Pinball, jocul de pinball personalizat și captivant de la Google, care este o întoarcere revigorantă a unui favorit din copilărie.

12. Ia o pauză

Fii intenționat să iei pauze pentru a-ți limpezi mintea și a te relaxa. Folosiți această oportunitate pentru a vă revizui lista de sarcini pentru a determina ce sarcini mai aveți de finalizat.

Făcându-ți timp pentru a face acest lucru într-o stare relaxată, te ajută să-ți amintești lucrurile mai bine, spre deosebire de când ești sub presiune la birou.

13. Setați alarme

Setați alarme unice sau recurente pentru a vă aminti să faceți o pauză, să efectuați un apel sau să participați la o întâlnire. Doar asigurați-vă că ați setat alarma să se declanșeze cu câteva minute înainte de finalizarea unei sarcini, astfel încât să vă puteți pregăti să vă ocupați de ea.

De exemplu, dacă urmează o întâlnire, îți poți seta alarma cu 15 minute înainte de întâlnire, astfel încât să poți încheia orice ești ocupat la momentul respectiv. Asta te va împiedica să fii anxios când este timpul să participi la întâlnire.

Fii proactiv pentru a nu mai uita lucrurile la locul de muncă

Cheia pentru a vă aminti sarcinile pe care trebuie să le faceți este să fiți proactiv. A-ți acorda timp pentru a te pregăti pentru ziua ta face toată diferența.

Fie că este vorba de compilarea unei liste de lucruri de făcut, de programarea unui e-mail sau de setarea unei alarme, luarea de câteva minute pentru a vă organiza vă va ajuta să preluați controlul asupra zilei. Asta, la rândul său, te va ajuta să nu mai uiți lucrurile la locul de muncă.

Cum să creați un program productiv de lucru la distanță

Citiți în continuare