Cheia unei colaborări de succes este comunicarea. Nu doar să te asiguri că comunici suficient, ci și să te asiguri că nu exagerezi.
Probabil ai fost acolo. Simți că ai răspuns la o întrebare de mai multe ori sau că există mai multe conversații despre același proiect. Pe de altă parte, s-ar putea să vă distragă atenția să primiți aceleași mesaje la repetare.
Dacă doriți să aflați cum puteți evita comunicarea excesivă, citiți mai departe. Aici veți învăța cum să petreceți mai puțin timp comunicând și mai mult timp lucrând cu ClickUp.
Cum să reduceți e-mailurile utilizând sarcinile ClickUp
Pentru a delega sau a partaja sarcini, nu trebuie să creați e-mailul perfect. Nici nu trebuie să parcurgeți un fir de răspunsuri cu oameni care au făcut CC. Tot ce aveți nevoie este un software excelent de management de proiect.
Există multe beneficii de economisire a timpului la utilizarea software-ului de management de proiect. Unul dintre avantajele de top ale utilizării ClickUp este că va ajuta la reducerea numărului de e-mailuri pe care le trimiteți și primiți cu privire la sarcini sau sarcini.
Asta pentru că le oferiți colegilor o privire de ansamblu detaliată a informațiilor esențiale încă de la început. Nu numai ei, ci oricine are acces la sarcină.
Acesta ar putea fi întregul departament, întreaga companie sau chiar o echipă mică care abordează proiecte împreună. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că toată lumea va primi notificări.
Puteți aduce rapid colegii necesari în buclă, adăugându-i ca observator folosind pictograma ochi din cardul de activitate. Spre deosebire de CC-ul pe cineva într-un e-mail, în calitate de observator, acesta va primi automat toate actualizările de acum înainte. În plus, ei vor vedea informații mai vechi chiar dacă le adăugați mai târziu la sarcină.
Principalul beneficiu al utilizării sarcinilor în ClickUp este că atunci când cineva pune ochii pentru prima dată pe sarcină, poate vedea informațiile de bază imediat. De asemenea, este mai puțin probabil să ratați adăugarea de detalii, deoarece fiecare sarcină pe care o creați începe, practic, cu un șablon format din coloanele din lista dvs.
Cum să reduceți în continuare e-mailurile utilizând Descrierile sarcinilor ClickUp
Pe lângă includerea numelui sarcinii, data scadenței, prioritatea și alte elemente pe care le-ați include de obicei, ClickUp oferă o serie de spații pentru colaborare. Cel mai notabil pentru înlocuirea e-mailurilor de solicitare de proiect este câmpul de descriere care se găsește în cardurile de activități.
Câmpul de descriere este exact așa cum pare, dar oferă mai mult decât un loc pentru a lipi textul. Aici, puteți adăuga detalii unice ale proiectului care altfel nu s-ar încadra în coloane și le puteți îmbrăca folosind comenzi.
Atunci când utilizați acest spațiu, informațiile importante nu vor fi îngropate în căsuța de e-mail a unui coleg sau într-un fir foarte lung, deoarece rămâne pe loc, chiar dacă editați sau adăugați la el. În plus, acest câmp oferă un istoric al versiunilor care vă permite să reveniți la edițiile anterioare ale descrierii dacă aveți nevoie.
Cum să petreceți mai puțin timp în întâlniri folosind ClickUp
ClickUp oferă o varietate de vizualizări utile pentru a vă ajuta să vă organizați proiectele și să colaborați cu alții. Una dintre aceste puncte de vedere este conversație.
Adăugând o vizualizare Chat la lista dvs., dvs. și colegii dvs. puteți comunica despre detaliile proiectului în timp real. În plus, toată lumea va ști unde să se refere la firul mai târziu dacă are nevoie de o actualizare.
În chat-ul ClickUp, puteți menționa alte persoane pentru a le trimite o notificare sau pe toți cei care folosesc @watchers. Dacă menționezi o sarcină, poți crea un link direct către aceasta. De asemenea, puteți obține mai multe detalii folosind comenzi, înregistrări de ecran sau adăugarea de fișiere.
O funcție utilă din vizualizarea Chat este alocarea altora să comenteze. Dacă cineva are o întrebare sau un comentariu la care poate răspunde un coleg de muncă, îi poți aduce în atenție sau ți-o poți aloca ca reamintire pentru mai târziu.
La fel ca Slack, puteți răspunde într-un thread dacă doriți să păstrați lucrurile ordonate și organizate. Cu această varietate de funcții, puteți utiliza vizualizarea Chat pentru a înlocui întâlnirile specifice unui proiect sau întâlnirile zilnice standup. Un alt beneficiu de a avea acest messenger disponibil chiar în spațiul dvs. de proiect este că va ajuta la minimizarea discuțiilor fără legătură.
Cum să eficientizați comunicarea în ClickUp
Există multe moduri prin care poți comunica cu colegii tăi. Puteți face acest lucru prin messenger, text, e-mail, un apel rapid sau o scurtă vizită. Mai târziu, când ai nevoie de o actualizare, s-ar putea să te grăbești să-ți amintești cu ce aplicație ai folosit pentru a vorbi sau unde ai notat-o.
Secțiunea de comentarii a ClickUp ajută la eliminarea nevoii de a răsfoi mai multe aplicații și media, deoarece totul este acolo într-un singur software. Dacă aveți o întrebare despre o anumită sarcină, o puteți adresa chiar în cardul respectiv.
La fel ca vizualizarea Chat, puteți să menționați alte persoane, să menționați sarcini, să atribuiți persoane la comentarii și să utilizați comenzi, înregistrări de ecran sau să adăugați fișiere pentru a explica. În plus, puteți crea documente noi în comentarii în care dvs. și colegii dvs. puteți colabora.
Cum să colaborezi rapid în documentele ClickUp
Colaborarea în documentele ClickUp funcționează la fel ca Google Docs. Puteți să le păstrați private sau să vă invitați colegii să contribuie la pagină.
Aici, puteți lucra în cadrul paginii folosind comenzi pentru a adăuga text și elemente. Puteți, de asemenea, să comentați înainte și înapoi cu colegii dvs. dacă nu doriți să faceți modificări simultan.
Pe măsură ce lucrați, puteți vedea cursorul și editările colegului dvs. în timp real. Dacă doriți să vă asigurați că văd ceva, puteți atrage atenția asupra unor linii specifice din spațiu pentru a pune întrebări sau a comunica idei.
În plus, odată ce tu și colegul tău sunteți pregătiți, îl puteți exporta ca PDF dacă doriți să îl partajați în afara ClickUp.
Petreceți mai puțin timp mergând înainte și înapoi cu ClickUp
Datorită numeroaselor sale instrumente de comunicare, ClickUp vă va ajuta să reduceți timpul de colaborare și de delegare a proiectelor. Veți descoperi, de asemenea, că petreceți mult mai puțin timp răsfoind între aplicații și săpând prin conversații pentru a găsi informațiile de care aveți nevoie.
Fie că cauți o modalitate rapidă de a comunica cu întreaga ta echipă în cadrul proiectelor, sau anumiți oameni cu sarcini, acesta este locul potrivit. Dacă supracomunicarea v-a împiedicat progresul, de ce să nu încercați?
