Zoho mail este un serviciu de e-mail sigur, garantat de confidențialitate și fără anunțuri. Oferă o suită de e-mail bogată în funcții, făcându-l ideal pentru cazuri de utilizare personale și de afaceri. Dacă ați folosit Gmail și doriți să treceți la Zoho Mail, veți vedea o serie de setări care ar putea deveni confuze.
Puteți personaliza experiența de vizionare, compozitorul de e-mailuri, vă puteți organiza e-mailurile folosind filtre, puteți efectua acțiuni rapide cu atașamentul, puteți gestiona listele de spam și chiar importați sau exportați e-mailurile ca EML. Vă vom arăta să configurați e-mailul Zoho și să comutați fără probleme de la Gmail.
Pași de urmat înainte de a configura Zoho Mail
Înainte de a personaliza e-mailul Zoho, asigurați-vă că ați mapat corect domeniul personalizat la înregistrarea MX și ați configurat parametrii SPF/DKIM pentru preveniți falsificarea e-mailurilor. Citiți ghidul nostru pe migrarea de la Gmail la e-mail Zoho cu domeniul dvs. personalizat și finalizați procesul.
Când treceți la un alt serviciu de e-mail, furnizorii dvs. bancare, card de credit, facturare, asigurări și alți furnizori de servicii ar trebui să cunoască adresa dvs. de e-mail actualizată în scopuri de comunicare.
Migrarea este un proces lent, dar pe termen lung, veți putea consolida e-mailurile importante într-un singur loc. De asemenea, este o idee bună de luat în considerare configurarea redirecționării automate în Gmail, doar pentru a prinde orice servicii pe care le-ați ratat.
Compunerea de e-mailuri în Zoho Mail
Zoho mail vă oferă un set cuprinzător de instrumente pentru compunerea e-mailurilor. Apasă pe Mail nou butonul din panoul din stânga pentru a deschide Compozitor. În mod implicit, fereastra compozitorului se deschide într-o filă nouă (Setări > Scrieți > Deschideți Scrieți în), dar puteți merge cu inline (replică caracteristica Gmail) sau cu o fereastră nouă.
La fel ca Gmail, Zoho are opțiuni bogate de formatare pentru a vă formata mesajul de e-mail. Există o opțiune de inserare a tabelelor (care îi lipsește Gmail) cu opțiuni configurabile de lățime și chenar. Puteți chiar să atașați e-mail-uri la e-mailurile trimise (ca EML) utilizând drag-and-drop și trimiteți mesaje mai vechi fără a le rescrie.
Pentru a personaliza preferințele compozitorului, accesați Setări > Compune și vizualizați întregul set de opțiuni. Puteți schimba direcția preferată a textului, puteți personaliza fonturile, puteți adăuga automat destinatari la contacte și puteți verifica mesajul pentru orice greșeală de ortografie.
Adăugați atașamente mari la e-mailuri în Zoho Mail
Gmail permite atașamente cu o dimensiune maximă a fișierului de până la 25 MB. Cu e-mailul Zoho, puteți trimite fișiere mari către destinatarii dvs prin e-mailuri. Mărimea atașamentului depinde de planul de abonament. Variază de la 250 MB cu planul Mail Lite până la 1 GB cu Mail Premium.
Mail convertește aceste atașamente în link-uri și le trimite destinatarilor. Dacă doriți să trimiteți același fișier către diferiți destinatari, selectați fișierul din Atașamentul meu > Atașamente uriașe și trimite-l din nou. Pentru fiecare atașament, puteți seta permisiuni de acces.
Accesul limitat este potrivit pentru trimiterea de atașamente altor utilizatori Zoho sau celor cu conturi conectate. Cu acces public, puteți trimite fișiere mari oricui utilizând un link securizat și unic. În mod implicit, toate atașamentele au Acces limitat. Faceți clic pe această opțiune pentru a o face Public și generați linkul pentru atașament.
Cum să programați un e-mail în Zoho Mail
Opțiunea Zoho mail „Trimite mai târziu” vă permite să configurați un program personalizat (data/ora) pentru e-mailul dvs. În timp ce această funcție este încorporată și în Gmail, Zoho are capacitatea de a configura e-mailuri recurente la intervale regulate.
Schițați-vă e-mailul ca de obicei și faceți clic Trimite mai târziu. Selectează fila Program și alegeți o dată și o oră.
Pentru a configura un e-mail recurent, repetați procedura de mai sus și faceți clic pe Filă recurentă. Alegeți frecvența (zilnic sau săptămânal, data de încheiere și fusul orar, dacă există. Sunt utile atunci când doriți să trimiteți memento-uri clienților dumneavoastră cu privire la facturi.
Cum să amânați e-mailurile în Zoho Mail
Vor fi câteva e-mailuri importante la care nu veți putea răspunde imediat, dar trebuie să le faceți mai târziu. Funcția Amânare din Zoho mail stochează e-mailul într-un dosar separat „Amânat” și readuce mesajul în dosarul original după intervalul de timp specificat.
Selectați e-mailul pe care doriți să-l amânați și faceți clic pe Pui de somn pictograma din meniul de sus. Alegeți durata sau alegeți o dată și o oră personalizate. E-mailul selectat se va muta de la original la Amânat pliant.
Citirea e-mailurilor în Zoho Mail
Uneori, poate doriți să vedeți un e-mail de la un expeditor pe care l-ați primit acum câteva zile sau săptămâni. În loc să defileze prin lista de e-mailuri, Zoho mail poate lista e-mailuri de la un anumit expeditor sau subiect.
Faceți clic dreapta pe mesajul de e-mail și alegeți Listează e-mailurile de la acest expeditor sau Listează e-mailurile cu acest subiect. Puteți chiar să personalizați câmpurile listei de e-mail, cum ar fi steag, atașament, număr de comentarii, dimensiune și multe altele.
Personalizați aspectul și opțiunile de vizualizare din Zoho Mail
În mod implicit, e-mailurile sunt listate în vizualizarea „Clasic”. Pentru a personaliza acest comportament, faceți clic pe Schimbă privirea pictograma și selectați vizualizarea „Compact sau Super Compact”. În fiecare vizualizare, spațiul amplu dintre e-mailuri scade și afișează mai multe e-mailuri.
Când selectați orice e-mail, acesta se deschide în Previzualizare verticală modul implicit. Mergi la Setări > Opțiuni de vizualizare e-mail și alegeți Previzualizare orizontală pentru a vă vedea e-mailul sub lista de e-mail. Sau, alege Filă nouă pentru a le vizualiza într-o filă nouă.
Zoho Mail oferă o vizualizare a conversației?
Pe Gmail, atunci când oamenii răspund la un e-mail, acesta grupează răspunsurile într-o vizualizare de conversație cu cel mai nou e-mail în partea de jos.
E-mail Zoho stivuiește întreaga conversație într-o vizualizare arborescentă cu detalii despre expeditor, cronologie, foldere, atașamente și multe altele, fără a deschide măcar e-mailul. În plus, puteți sorta firul de conversație (Setări > Conversație) cu e-mailul cel mai nou sau cel mai vechi deasupra.
Vizualizați și gestionați atașamentele în Zoho Mail
Unul dintre cele mai mari dezavantaje ale Gmail este lipsa unui tablou de bord pentru a vizualiza/gestiona atașamentele. În timp ce poți găsiți mesaje cu atașamente folosind operatorii de căutare Gmail, este nevoie de puțină practică. Zoho mail oferă un tablou de bord centralizat pentru a vizualiza atașamentele (fie trimise către dvs., fie adăugate la alte aplicații Zoho) într-un singur loc.
Apasă pe Vizualizator de atașamente pictograma pentru a vedea fișierele ordonate în funcție de tipurile lor de fișiere. Selectați orice miniatură pentru a le vizualiza sau efectuați acțiuni rapide asupra atașamentelor. Clic Deschideți e-mail conectat pentru a deschide e-mailul legat de atașamentul dvs., atașați și trimiteți un e-mail nou sau adăugați-l la o notă sau sarcină.
Urmărirea e-mailurilor importante în Zoho Mail
De multe ori trebuie să urmărim e-mailul, indiferent de răspuns. Zoho Mail are opțiunea încorporată de a adăuga un memento la e-mailurile tale. Schițați-vă e-mailul și faceți clic pe Pictograma ceas.
Puteți seta o anumită oră pentru a vă reaminti despre e-mail, indiferent dacă primiți răspunsul sau nu. Sau setați o dată limită și, dacă nimeni nu răspunde la e-mail, veți fi anunțat despre aceasta odată ce termenul limită se termină. Zoho mail vă poate reaminti despre e-mail prin notificări sau e-mail.
În același mod, puteți configura un memento pentru e-mailurile primite. Selectați e-mailul în care doriți să adăugați mementoul, apoi faceți clic Mai multe opțiuni > Memento. Alegeți opțiunea preferată și continuați. Îndreptați-vă spre Setări > Presetat pentru a personaliza opțiunea de alarmă în funcție de timpul dorit.
Organizați e-mailurile în Zoho Mail
Filtrele din Zoho mail vă ajută să organizați automat e-mailurile de intrare/ieșire. La fel ca Gmail, puteți seta condiții și puteți lua măsuri pentru aceste condiții. Dar în Zoho, puteți utiliza operatorul AND/OR pentru a defini dacă ar trebui luate în considerare oricare sau toate condițiile.
Pentru a începe, mergeți la Setări > Filtre și creați un nou filtru. Acum setați tipul de condiție (combinație de condiții în ȘI/SAU), condițiile (De la, Subiect, Către, Cc, Bcc, Tip de atașament) și acțiuni (Mutare în folder, Etichetare ca, Redirecționare e-mail către, Ștergere e-mail).
Pe Gmail, folosim „Etichete” pentru a organiza mesajele. În Zoho, puteți crea mai multe dosare la diferite niveluri pentru a organiza sau gestiona e-mailurile. Faceți clic pe semnul (+) de lângă Foldere pentru a crea un folder și a selecta locația acestuia. În plus, puteți crea etichete (Selectați un e-mail > Etichetați ca) pentru a le organiza în continuare în funcție de proiect, echipa specială, clienți și multe altele.
Integrarea Zoho Mail cu servicii terțe
Zoho mail are o integrare excelentă cu aplicațiile externe și interne pentru a vă completa fluxul de lucru. Cele interne sunt aplicațiile Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), iar cele externe se integrează cu e-mailul prin API-ul furnizat de aplicații terțe. Pentru a vedea ce integrări sunt disponibile, accesați Setări > Integrari.
Clic Accesați Marketplace și alegeți aplicațiile preferate. Unele populare sunt Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting și Integrately. Accesați pagina de extensie și activați-o. Apoi, reveniți la secțiunea Integrari și comutați Permite buton.
Acum că Zoho Mail este configurat, încercați să vă depășiți dependența de e-mail
Zoho Mail este o alternativă excelentă la Gmail. Pagina Setări e-mail este stângace/dificil de navigat și este nevoie de timp pentru a te obișnui cu ea, dar dacă ai urmat procedura, poți începe să folosești e-mailul Zoho în câteva momente.
O tendință comună întâlnită în zilele noastre la oameni este verificarea e-mailului la fiecare câteva minute. Deși acest obicei obsesiv de verificare a căsuței primite pare inofensiv, îți poate afecta negativ bunăstarea și productivitatea. Pentru a afla mai multe, citiți ghidul nostru pentru a găsi modalități de a depăși dependența de e-mail.