Colaborarea ușoară este de cea mai mare importanță în era muncii de la distanță. Din fericire, Google are multe opțiuni de partajare care permit mai multor utilizatori să lucreze la același proiect. A ști cine a făcut modificări la un fișier și când poate fi crucial pentru gestionarea eficientă a foilor de calcul.
Din fericire, Google Sheets are două funcții care vă permit să urmăriți modificările aduse foilor de calcul. Primul este notificările Google Sheets, în timp ce al doilea este istoricul versiunilor. În acest articol, vom detalia aceste funcții esențiale, vom arăta cum le puteți activa și vom acoperi de ce ar putea fi vitale pentru foile de calcul.
De ce să folosiți notificările prin e-mail în Foi de calcul Google?
Când lucrați pe o foaie mare în care mai mulți angajați fac modificări la o foaie de calcul, poate fi dificil să știți ce modificări sunt făcute de fiecare colaborator. Este mult mai bine să știi cine a făcut o anumită schimbare, în special pentru liderii de proiect.
Putem verifica folosind istoricul versiunilor pentru a vedea cine a făcut modificarea. Dar, scanarea istoricului versiunilor poate fi plictisitoare dacă există multe cazuri. În schimb, puteți utiliza Notificări Google Sheets. În acest fel, Sheets vă va notifica prin e-mail(e).
Dacă sunteți în mișcare, ar trebui să vă asigurați că notificările prin e-mail mobil funcționează, astfel încât să nu pierdeți nimic.
Cum să activați notificările prin e-mail în Foi de calcul Google
Activarea notificărilor prin e-mail durează doar câteva minute și, odată ce o faci, va rămâne activă până când vei face modificări suplimentare în setări. Urmați acești pași pentru a activa notificările:
- Deschideți foaia de calcul pe care doriți să activați notificările prin e-mail.
- presa Instrumente în partea de sus a foii de calcul. Va apărea un meniu derulant.
- presa Reguli de notificare, care deschide o nouă fereastră în mijlocul ecranului.
- Puteți stabili regulile aici. Dacă alegeți o opțiune din prima secțiune, trebuie să selectați când doriți să primiți notificări. Ori alege: Se fac orice modificări, sau Un utilizator trimite un formular.
- În a doua secțiune, puteți alege E-mail - Daily Digest sau E-mail - Imediat.
- presa Salvați când ați selectat setările preferate,
Vom descrie fiecare dintre setări mai detaliat puțin mai jos în articol.
Cum să adăugați și să ștergeți reguli de notificare în Foi de calcul Google
Dacă doriți să adăugați mai multe reguli, să le editați pe cele existente sau să le ștergeți, mergeți la Setați opțiunea regulilor de notificare făcând clic pe Instrumente și Reguli de notificare.
Dacă aveți deja o regulă de notificare existentă, aceasta va apărea în listă. Puteți da clic pe Șterge sau Editați | ×, sau apăsați Adăugați o altă regulă de notificare pentru a crea unul nou. După ce ați terminat de făcut modificările, faceți clic Terminat pentru a-i salva.
Înțelegerea opțiunilor din regulile de notificare
Există două secțiuni în regulile de notificare: prima este Notifică-mă la și a doua este Notifica-mă cu.
1. Anunțați-mă la [E-mailul dvs.] când...
- Se fac orice modificări: Când selectați această opțiune, toate modificările pe care le faceți foii de calcul sunt înregistrate și informate utilizatorului prin e-mail, imediat sau într-un rezumat zilnic care poate fi citit.
- Utilizatorul trimite un formular: Alegerea acestei opțiuni vă va avertiza ori de câte ori cineva trimite un formular. Google Forms vă permite să vă conectați formularele la foaia de calcul. Acesta poate fi orice, de la un sondaj la un formular de înscriere la universitate.
2. Anunta-ma cu...
- E-mail - Rezumat zilnic: Ori de câte ori se alege această opțiune, o listă de modificări ale utilizatorilor va ajunge la încheierea zilei sau la o oră fixă. Dacă selectați această opțiune, veți primi notificări mai târziu și nu imediat după ce au fost făcute. Acest lucru aduce beneficii persoanelor cărora nu le place să fie notificate imediat despre modificări. Este, de asemenea, ideal pentru cei care lucrează pentru o companie imensă în care foaia de calcul la care lucrează se schimbă în mod constant pentru a evita să vă umpleți căsuța de e-mail cu notificări. Asigurați-vă că setați ora sosirii în afara dvs perioada de blocare a e-mailului, daca ai una.
- E-mail - Imediat: Când alegeți această opțiune, veți primi un e-mail de fiecare dată când are loc o modificare a foii de calcul. Acest lucru este ideal pentru persoanele care se ocupă de informații sensibile și doresc să primească un e-mail dacă se schimbă ceva.
Nu vă recomandăm să utilizați această setare pentru o foaie cu mai mult de doi sau trei colaboratori, pentru a nu fi bombardat cu notificări constante. Dacă trebuie să utilizați această metodă, poate fi o idee bună configurați un folder Gmail pentru a primi toate notificările.
De ce să folosiți Istoricul versiunilor Google Sheets?
Puteți utiliza funcția Istoricul versiunilor Foi de calcul Google dacă nu doriți notificări prin e-mail, dar urmăriți modificările aduse foii de calcul. Foi de calcul Google va salva chiar și micile modificări dacă apar suficient de departe, astfel încât să nu vă faceți griji că nu pierdeți modificări importante.
Proprietarul foii de calcul și cei cu acces de editare la foaia de calcul sunt singurii care pot vizualiza istoricul versiunilor unei foi de calcul în Foi de calcul Google.
Deoarece modificările sunt pe cloud, puteți accesa istoricul versiunilor și puteți găsi versiunea exactă pe care o căutați. Acest lucru este perfect dacă unul dintre membrii echipei dvs. (sau dvs.) a făcut o eroare și trebuie să revină la o versiune mai veche. De asemenea, puteți denumi modificările pentru a ști ce versiune doriți.
Cum să vizualizați Istoricul versiunilor în Foi de calcul Google
A accesa Istoricul versiunilor Foi de calcul Google, asigurați-vă că au fost făcute suficiente modificări la o foaie înainte ca Sheets să poată crea un jurnal de modificări. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a accesa istoricul versiunilor:
- Click pe Fişier în bara de sus. Aceasta va afișa un meniu derulant.
- Acolo, dați clic pe Versiunea istorică.
- Faceți clic pe Vezi istoricul versiunilor din meniu. Alternativ, puteți utiliza Ctrl + Alt + Shift + H.
Se va deschide o bară laterală în partea dreaptă a ecranului. Acolo, puteți face clic pe cele trei puncte verticale de lângă versiunile mai vechi și puteți face clic pe Restaurați această versiune. De asemenea, puteți face clic pe Denumiți această versiune pentru a da nume anumitor salvări. Dacă doriți să creați o nouă instanță de foaie de calcul, faceți clic pe Fa o copie.
Când faceți o nouă copie a foii de calcul, aceasta va începe din nou și va avea un nou istoric al versiunilor. Dacă doriți totuși să urmăriți modificările din noua foaie de calcul, poate doriți să o ștergeți pe cea mai veche pentru a evita confuzia în viitor.
Diferențele dintre notificările prin e-mail și istoricul versiunilor
Notificarea Foi de calcul Google vă permite să primiți e-mailuri oricând un utilizator modifică foaia de calcul. Când utilizați Istoricul versiunilor, modificările sunt doar înregistrate și nu sunt notificate în mod activ utilizatorului.
Varful icebergului
În cele mai multe cazuri, este o idee bună să utilizați ambele funcții pentru foile de calcul importante. Deși cele două caracteristici discutate în acest articol sunt excelente pentru colaborare, ele sunt doar o mică parte din toate instrumentele pe care Google Sheets le oferă echipelor care lucrează pe foi de calcul.
Mai sunt încă multe de învățat, așa că continuați să citiți tot ce are de oferit acest program puternic.
