Mesageria instantanee în locurile de muncă la distanță este atât de integrată în țesutul de comunicare încât este adesea greu să ne amintim cum era viața fără ea. Instrumente precum Slack au devenit platforme de comunicare implicite care susțin colaborarea și productivitatea echipei în mediile de lucru la distanță actuale.
Cu toate acestea, chiar dacă ar putea fi convenabil, trebuie totuși să adoptați câteva bune practici pentru a evita întreruperea fluxului de lucru. Acest articol va acoperi câteva reguli esențiale de mesagerie instantanee pentru o comunicare eficientă la locul de muncă la distanță.
1. Definiți așteptările
Mesageria instantanee vă permite de obicei să trimiteți mesaje către oameni în timp real, așteptând un răspuns imediat. Deși există momente când acest lucru este adecvat și chiar necesar, poate fi și o sursă semnificativă de distragere a atenției.
Acest lucru se datorează faptului că ați putea folosi instrumentul de mesagerie instantanee în diverse scopuri, cum ar fi activități virtuale de răcire a apei, anunțuri, partajarea fișierelor sau adresarea de întrebări rapide. Toate acestea pot scăpa rapid de sub control dacă oamenii se întrerup între ei toată ziua cu solicitări sau notificări.
Acesta este motivul pentru care este vital să vă asigurați că aveți politici care vă ajută să gestionați așteptările folosind instrumentul de mesagerie instantanee. De exemplu, puteți crea canale de răcire a apei (grupuri) pentru a împiedica discuțiile mici de la alte canale legate de muncă. Îți poți încuraja colegii de la distanță să-și seteze stările pentru a indica disponibilitatea lor și să fie direct cu privire la urgența solicitărilor lor.
Acesta va fi probabil un proces continuu pe care va trebui să îl revedeți pe măsură ce echipa și compania dvs. se dezvoltă. Cheia este să aveți un sistem, ca un wiki intern, care să îl livreze angajaților actuali și prezentați-l noilor angajați.
2. Editați înainte de a trimite
Natura imediată a mesageriei instantanee și faptul că sunteți obișnuit să utilizați abrevieri, acronime și emoji atunci când trimiteți mesaje prietenii și familia te pot face să treci cu vederea potențialul de neînțelegeri și semnificația profesionalismului la locul de muncă comunicatii.
Deoarece v-ați creat deja un obicei de a citi și edita e-mailurile înainte de a le trimite, ar trebui să vă faceți, de asemenea, timp pentru a face același lucru cu mesajele instantanee. Examinați-vă gramatica, ortografia și tonul înainte de a apăsa pe trimitere. Amintiți-vă că mesajul dvs. ar putea perturba fluxul de lucru al colegului dvs., așa că asigurați-vă că este clar și concis. Nu vrei ca ei să petreacă timp suplimentar pentru a înțelege ce ai vrut să spui.
Acestea fiind spuse, evitați să folosiți excesiv abrevierile sau acronimele în comunicările la locul de muncă. Dacă trebuie să le folosești, folosește-le pe cele cunoscute și care au legătură cu industria ta.
3. Fiți atenți la fusurile orare
Probabil că aveți colegi la distanță care lucrează în diferite părți ale lumii și fusuri orare, ceea ce înseamnă că orele de lucru nu se potrivesc. Așadar, este bine să faci un obicei din a lua în considerare fusurile orare ale colegilor tăi înainte de a trimite un mesaj instantaneu.
Acest lucru se datorează faptului că mesageria instantanee creează un sentiment de urgență, care poate pune presiune pe colegii tăi de la distanță să răspundă în timpul lor personal, promovând o cultură permanentă care poate duce rapid la ars. În plus, ping-urile și notificările le pot distrage atenția în timpul orelor de lucru.
Acestea fiind spuse, să lucrați productiv cu echipele dvs. de la distanță în mai multe fusuri orare, trebuie să fiți mai atent când trimiteți mesaje. Pentru a realiza acest lucru, puteți rezista nevoii de a trimite mesaje instant, cu excepția cazului în care sunt urgente, programați-vă mesajele Slack în avansși profitați de comunicarea asincronă pentru a evita întreruperea colegilor.
4. Luați în considerare alte alternative
Mesageria instantanee este excelentă pentru schimburi rapide și scurte, dar este scurtă atunci când trebuie să aveți conversații mai aprofundate. Așadar, dacă aveți un schimb extins dus-întors sau dificultăți în a explica ceva, ar putea fi timpul să opriți mesajele și să treceți la o altă metodă de comunicare.
În funcție de contextul și natura conversației dvs., este posibil să doriți să luați în considerare alternative precum conferința audio sau video, deoarece vă permite să transmiteți mai bine mesajul. Alternativ, dacă nu sunteți disponibil simultan, puteți utiliza instrumente de comunicare precum Răsucire sau soluții video asincrone ca Voodle pentru a înregistra și a trimite mesajul dvs. fără a aștepta un răspuns imediat.
E-mailul poate fi, de asemenea, o opțiune mai bună pentru anumite conversații, deoarece oferă o înregistrare scrisă pe care o puteți consulta ulterior. În plus, colegii tăi pot citi și răspunde la mesajul tău la momentul potrivit.
5. Evitați mesajele neconexe
Având în vedere că fiecare mesaj pe care îl trimiteți corespunde unei noi notificări și unei potențiale distragere a atenției, ar trebui să evitați să trimiteți mesaje neconexe pentru a limita numărul de notificări colegilor dvs a primi.
În schimb, trimiteți un mesaj consolidat care conține toate informațiile de care aveți nevoie pentru a comunica. În acest fel, colegii tăi pot scana rapid mesajul și nu vor fi întrerupți de mai multe ori. De exemplu, puteți utiliza următorul format:
Bună, caut informații despre proiectul XYZ. Aveți actualizări? Mulțumiri.
În loc să separă fiecare informație într-un mesaj separat.
6. Păstrați discuțiile mici la minimum
Conversațiile cu apă rece își au locul în locurile de muncă îndepărtate. De fapt, ele pot ajuta la construirea de relații și la stimularea unui sentiment de apartenență în rândul angajaților.
Cu toate acestea, ar trebui să existe canale specifice pentru conversații ocazionale și socializarea, astfel încât să nu-ți deranjați colegii atunci când încercați să vă concentrați asupra muncii lor. În acest fel, ei pot alege să se alăture conversației când doresc și nu vor simți că trebuie să răspundă imediat.
Așadar, atunci când trimiteți mesaje directe colegilor de la distanță, mai ales în timpul orelor de lucru, încercați să păstrați la minimum discuțiile mici pentru a le respecta timpul și concentrarea.
7. Confirmați primirea mesajelor
Când primiți un mesaj, este o practică bună să anunțați expeditorul că i-ați văzut mesajul, chiar dacă nu puteți răspunde imediat. În acest fel, ei nu vor simți că îi ignori și se pot concentra pe alte sarcini în timp ce așteaptă un răspuns. În plus, vă scutește de mesajele de urmărire care pot distrage atenția.
Dacă sunteți ocupat când primiți un mesaj care necesită un răspuns, îi puteți spune expeditorului spunând ceva de genul „Mulțumesc că mi-ați informat. Voi reveni la tine.” Dacă mesajul nu are nevoie de răspuns, puteți să tastați „Mulțumesc” sau să reacționați cu un emoji.
Adoptă aceste sfaturi pentru o comunicare mai productivă la locul de muncă
Efortul pentru dezvoltarea unor obiceiuri de comunicare mai bune este esențial pentru orice echipă aflată la distanță. Adoptarea sfaturilor de mai sus poate încuraja o colaborare mai productivă și eficientă cu colegii dvs., indiferent de locație.
