Deși aplicațiile de productivitate sunt concepute pentru a vă permite să lucrați mai eficient, uneori se pare că fac opusul. Asta pentru că un lucru este să ai la dispoziție instrumente excepționale de productivitate. Dar este un alt lucru să le folosești într-un mod care să te facă mai productiv.
Totul se reduce la modul în care le folosiți. Acest articol acoperă sfaturi pentru a vă ajuta să vă maximizați instrumentele de productivitate.
Primul pas pentru a vă folosi instrumentele de productivitate mai eficient este să vă dați seama că nu pot face multe în mod independent. Deși aproape fiecare aplicație de productivitate de pe piață promite să vă „ușoare” viața, adevărul este că pot face doar atât de multe. Unele s-ar putea lăuda cu caracteristici și capacități unice, cu potențialul de a vă ajuta să faceți mai mult în mai puțin timp, dar în cele din urmă sunt doar niște factori de sprijin.
Pentru a maximiza beneficiile instrumentelor tale de productivitate, trebuie să fii clar cu privire la scopurile și obiectivele tale și să ai abilitățile și sistemele pentru a le susține. Acest lucru este similar cu un fotograf care are cea mai bună și mai plină de caracteristici, dar încă nu poate face fotografii grozave. Cunoașterea acestui lucru și reducerea așteptărilor cu privire la ceea ce instrumentele de productivitate vă pot ajuta să obțineți este un punct de plecare excelent.
Aveți nevoie de sisteme și procese care vă sprijină instrumentele de productivitate pentru a le utiliza eficient. Acestea sunt stâlpii de productivitate care țin totul împreună și vă permit să profitați la maximum de aplicațiile dvs. Fără ele, vei urmări în mod constant cea mai recentă aplicație de productivitate care promite lumii, dar nu vei ajunge niciodată nicăieri.
De exemplu, notarea tuturor sarcinilor dvs. într-o aplicație pentru lista de activități este inutilă dacă nu aveți un sistem care să le rezolvați. Un motiv pentru aceasta este că fiecare sarcină are un nivel diferit de urgență și importanță și aveți doar o cantitate limitată de timp și energie în fiecare zi. Deci, în acest caz, veți avea nevoie de un sistem de prioritizare, cum ar fi Matricea Eisenhower, pentru a vă ajuta să vă dați seama ce sarcini să faceți mai întâi și să vă asigurați că progresați în lucrurile care contează cel mai mult.
În alte cazuri, este posibil să aveți nevoie de un sistem care să vă ajute să vă mențineți concentrarea și să limitați distragerile sau schimbarea contextului. Lotarea sarcinilor este un sistem de productivitate potrivit care poate ajuta cu asta. Aceasta implică gruparea sarcinilor similare împreună și lucrul la ele una după alta pentru a minimiza distragerile și pentru a vă maximiza concentrarea.
Una peste alta, scopul este să găsiți sau să configurați sisteme care să vă sprijine instrumentele de productivitate și să vă ajute să obțineți rezultatele dorite.
Cu gama extinsă de instrumente de productivitate disponibile la îndemână, poate fi o provocare pentru a-l alege pe cel potrivit pentru job sau tentant să folosești mai multe opțiuni simultan pentru aceeași sarcină. Dar, de cele mai multe ori, utilizarea diferitelor instrumente de productivitate pentru același lucru poate duce la confuzie și, de fapt, te poate face mai puțin productiv. Prin urmare, este vital să selectați cu atenție instrumentul de productivitate potrivit, unul care vă va funcționa cel mai bine în funcție de nevoile, obiectivele și circumstanțele dvs.
Pentru a face acest lucru, începeți prin a vă evalua nevoile și sarcina specifică pe care încercați să o îndepliniți. De acolo, cercetează, compară diferite opțiuni și încearcă-le (dacă este posibil) pentru a vedea care dintre ele funcționează cel mai bine pentru tine. S-ar putea să fie nevoie să experimentați cu câteva instrumente înainte de a găsi potrivirea perfectă, dar va merita până la urmă.
Odată ce ați găsit instrumentul potrivit, evitați tentația de a căuta în mod constant cea mai recentă aplicație cu funcții noi strălucitoare. Sunt șanse să nu fie nevoie să adăugați mai multe instrumente de productivitate pentru aceeași sarcină, deoarece cea pe care o aveți deja răspunde tuturor nevoilor dvs. Deci, puteți rămâne cu instrumentele dvs. actuale și vă puteți concentra pe utilizarea lor mai eficient.
Acum, trebuie să învățați dezavantajele setului dvs. actual de instrumente de productivitate. Acest lucru este esențial dacă doriți să profitați la maximum de ele și să obțineți rezultatele dorite. Mai mult decât atât, deoarece scopul lor final este de a economisi timp, cunoașterea fiecărui colț și colț al instrumentelor tale te va ajuta să le folosești mai eficient și să faci mai multe în mai puțin timp.
De exemplu, dacă sunteți un Utilizator Slack, aflarea celor mai avansate funcții ale sale vă va ușura fluxul de lucru, economisiți timp și faceți comunicarea cu echipa dvs. mai eficientă. În plus, puteți, de asemenea, să vă alimentați spațiul de lucru Slack adăugând câteva integrări.
Același lucru este valabil și pentru utilizatorii Gmail. A învăța cel mai mult comenzi rapide utile de la tastatură vă va ajuta să parcurgeți mai repede căsuța de e-mail, economisindu-vă timp pentru alte sarcini esențiale. În general, să vă alocați timp pentru a învăța cum să vă folosiți instrumentele într-un mod mai eficient, vă va da roade pe termen lung prin creșterea productivității.
Am stabilit deja că, în majoritatea cazurilor, nu veți avea nevoie de mai multe aplicații pentru aceeași sarcină. Cu toate acestea, într-un loc de muncă tipic, veți avea nevoie de soluții diferite pentru comunicare, gestionarea sarcinilor, stocare în cloud și multe altele. Aceasta înseamnă că veți pierde timp prețios schimbând constant între aplicații și riscați să pierdeți informații importante.
Pentru a evita acest lucru, trebuie să vă integrați instrumentele de productivitate pentru a le face să funcționeze împreună fără probleme. Din fericire, cele mai populare instrumente de productivitate oferă integrare cu o gamă extinsă de aplicații, astfel încât să le puteți conecta cu ușurință pe cele pe care le utilizați și să vă simplificați fluxul de lucru. De asemenea, puteți utiliza Integrari Zapier pentru a automatiza fluxul de lucru de gestionare a sarcinilor.
Alternativ, atunci când căutați instrumentele potrivite pentru nevoile dvs., puteți alege o suită de spațiu de lucru care include tot ce aveți nevoie într-un singur loc. De exemplu, Notion este un spațiu de lucru all-in-one care combină mai multe funcții, inclusiv managementul sarcinilor, luarea de note și colaborarea documentelor pe aceeași platformă.
6. Personalizați-vă notificările
În sfârșit, dar la fel de important, trebuie să vă gestionați cu atenție notificările pentru a evita distragerile și vă concentrați pe munca dvs. În mod implicit, majoritatea aplicațiilor sunt configurate pentru a trimite notificări pentru orice, ceea ce poate deveni rapid copleșitor și poate îngreuna concentrarea.
Mai întâi, stabiliți ce notificări sunt esențiale pentru dvs. și cât de des doriți să le primiți. Apoi, puteți accesa setările aplicației dvs. și puteți ajusta preferințele de notificare pentru a se potrivi nevoilor dvs. Alteori, când lucrați la o sarcină obositoare care necesită o concentrare profundă, puteți dezactiva toate notificările pentru a rămâne concentrat.
Instrumentele de productivitate vă pot ajuta să realizați mai mult în mai puțin timp, dar numai dacă le utilizați corect. Cu atât de multe opțiuni disponibile pe piață, este ușor să fii prins în noul sindrom al aplicației strălucitoare și să pierzi evidența nevoilor și obiectivelor tale.
Cheia este să fii strategic în ceea ce privește setul de instrumente de productivitate și să folosești doar instrumentele care se potrivesc nevoilor tale specifice. Sfaturile pe care le-am împărtășit mai sus vă vor ajuta să faceți acest lucru și să vă duceți productivitatea la următorul nivel.
