Modul tipic de gestionare manuală a contractelor este de a semna o bucată de hârtie și de a o depozita într-un dulap de fișiere. Procesul manual este lent și mai puțin eficient în monitorizarea și urmărirea angajaților de la distanță.
Întrucât munca de la distanță devine noul „normal” pentru multe companii, nu a fost niciodată mai important să ne asigurăm că contractele și procesele de management funcționează fără probleme.
Lucrul bun este că puteți utiliza software de gestionare a contractelor pentru a automatiza întregul ciclu de viață al contractului, de la creare până la negociere, semnare și reînnoire. Există multe beneficii ale software-ului de gestionare a contractelor. Iată primele șase.
1. Îmbunătățește confidențialitatea și securitatea
Una dintre provocările legate de gestionarea manuală a contractelor este că se bazează foarte mult pe hârtie. Problema documentelor fizice este că acestea sunt mai predispuse la deteriorare și pierdere. În timp ce lucrul de la distanță riscă încălcări ale datelor, scurgeri și piratare, software-ul de gestionare a contractelor elimină aceste riscuri permițându-vă să faceți copii de siguranță ale tuturor documentelor.
Software-ul de gestionare a contractelor vă permite să stocați documente în cloud, contribuind la reducerea șanselor ca acestea să se piardă sau să se deterioreze. Software-ul protejează, de asemenea, informațiile sensibile ale contractului de accesul neautorizat. Instrumentul de management include contracte și acorduri cu diferite niveluri de acces, permițându-vă să dictați cine poate accesa, edita și partaja anumite documente.
De exemplu, administratorii de sistem pot configura reguli bazate pe permisiuni, hotărând cine poate accesa ce informații, indiferent dacă sunt situate fizic la birou sau lucrează de la distanță oriunde în lume. În plus, unele programe protejează documentele folosind autentificare cu doi factori și cele mai recente tehnologii de criptare.
2. Salveaza timp
Gestionarea manuală a contractelor este un proces lent și consumator de timp. Adesea implică conversații față în față, semnarea de copii pe hârtie, trimiterea prin poștă înainte și înapoi, scanarea și încărcarea documentelor pentru a le partaja. De asemenea, va trebui să repetați întregul proces oricând modificați contractul.
Cu software-ul de gestionare a contractelor, există puțin timp de așteptare pentru a obține contracte oriunde în lume. Software ca Opțiunea standard a lui Zapendo vă permite să utilizați semnătura sa electronică pentru a economisi ore pe contracte și acorduri.
Pentru unele companii, întârzierile încep în timpul încheierii contractului. În acest caz, unele software folosesc șabloane preaprobate pentru a lansa schița, precum și termeni și clauze standardizate pentru cazuri specifice de utilizare.
Lucrătorii de la distanță fără acces la documentele contractului tind să solicite răspunsuri la întrebările la care se răspunde în contract. Acest lucru poate îngreuna pentru echipa internă să mențină controlul asupra volumului de lucru.
Software-ul de gestionare a contractelor stochează toate versiunile unui contract într-un format organizat. În acest fel, lucrătorii la distanță pot accesa cea mai recentă versiune și pot găsi răspunsuri la întrebările lor. Procesele consumatoare de timp care pot fi automatizate includ semnări, reînnoiri și acțiuni neprogramate de gestionare a contractelor.
3. Simplifică partajarea și colaborarea
Companiile dintr-un mediu de lucru la distanță pot consulta și colabora cu membrii echipei care lucrează de acasă sau lucrează în deplasare în timp ce călătoresc.
Software-ul de gestionare a contractelor bazat pe cloud oferă utilizatorilor autorizați acces în timp real la informațiile de care au nevoie. Vă permite să vă autentificați, să obțineți un contract și să colaborați cu colegii de oriunde în lume.
Software-ul are, de asemenea, instrumente de colaborare și comunicare, cum ar fi comentariile și discuțiile prin chat, facilitând negocierea și actualizarea termenilor în timp real. Aceste instrumente permit echipelor de la distanță să introducă date, ajutând la crearea unei forțe de muncă autonome într-un mediu controlat.
4. Reduce riscurile și îmbunătățește conformitatea
Probleme precum termenii neaprobați și obligațiile neaprobate pot pune o organizație în pericol. Din fericire, software-ul de management al contractelor poate ajuta la reducerea riscurilor folosind clauze preaprobate și instrumente de audit al contractelor.
Folosind software-ul de management al contractelor, echipa de management poate verifica dacă rezultatele fiecărui contract satisface așteptările și că angajații de la distanță respectă contractul cu instrumentele de audit.
Software-ul vă permite să urmăriți și să auditați fiecare pas al unei etape ale unui contract de oriunde, permițându-vă să trageți toți angajații, inclusiv lucrătorii la distanță, răspunzători pentru acțiunile lor. Acest lucru ajută la îmbunătățirea eficienței, protejând în același timp compania de neconformitate.
Instrumentul include, de asemenea, trasee de audit care vă permit să vizualizați întregul istoric al contractului cu doar câteva clicuri. Utilizatorii autorizați pot vedea în ce etapă se află un acord și starea acestuia (activ, în așteptare, expirat etc.), îmbunătățind responsabilitatea și conformitatea.
De asemenea, puteți utiliza software-ul pentru a analiza starea relațiilor dvs. de afaceri. Software-ul de gestionare a contractelor include rapoarte care vă ajută să evaluați nivelul de conformitate al terților cu politicile și reglementările.
O mai bună comunicare a angajaților și permiterea accesului la nivelul întregii companii la politicile interne generează un sentiment de incluziune, permițând o mai mare conformitate. Acest lucru este valabil mai ales pentru angajații care lucrează de acasă.
5. Automatizează alertele pentru datele cheie și livrabile
Lucrul cu echipele de la distanță crește șansele de a pierde termene și oportunități. Din fericire, software-ul de gestionare a contractelor poate captura datele cheie ale contractelor și livrabilele și poate trimite notificări părții responsabile.
Software-ul de management al contractelor este unul dintre cele mai bune instrumente pentru eficientizarea proceselor de lucru la distanță. De exemplu, puteți configura instrumentul de notificări al software-ului pentru a alerta managerii despre contractele care ar trebui să fie anulate sau reînnoite, păstrându-vă interesele financiare în siguranță.
Lucrătorii de la distanță pot fi notificați și pot începe să lucreze la sarcini devreme, oferindu-vă mai mult control asupra proiectelor. De asemenea, puteți trimite notificări tuturor angajaților de la distanță cu privire la modificările politicii sau necesitatea revizuirii politicii.
Notificările de declanșare sunt o caracteristică crucială a software-ului de gestionare a contactelor și vă pot alerta atunci când o parte importantă a unui contract a fost semnată. În plus, unele software vă permit să setați alarme recurente automate care nu se resetează până când echipa desemnată ia acțiunea așteptată.
6. Centralizează datele pentru o vizibilitate sporită
O problemă comună cu utilizarea managementului manual al contractelor este găsirea unui contract neîncadrat. Cu software-ul de gestionare a contractelor, nu trebuie să vă bazați pe dulapuri dezordonate care fac dificilă căutarea rapidă a documentelor esențiale.
CMS bazat pe cloud rezolvă problemele prin furnizarea unui depozit central care poate fi căutat. Centrul centralizat de documente include instrumente de căutare și filtrare pentru a se asigura că membrii echipei, inclusiv lucrătorii de la distanță, accesează informații critice oricând și oriunde.
Stocarea tuturor documentelor într-un depozit virtual centralizat crește vizibilitatea contractului. De asemenea, vă oferă control asupra accesului la documentele contractului și creează o singură sursă de adevăr. Unele companii permit membrilor echipei să vadă obligațiile în curs, livrabilele, proiectele viitoare și datele de reînnoire și cheltuielile contractuale.
Eficientizați procesele și fluxurile de lucru cu software-ul de gestionare a contractelor
Gestionarea contractelor de la distanță nu este una dintre cele mai fascinante sarcini dintr-o organizație. Monitorizarea și urmărirea angajaților de la distanță este și mai dificilă atunci când gestionați manual contractele.
Tehnicile manuale și pe hârtie fac ca procesul de gestionare a contractelor să fie mai lent și mai puțin eficient. Însă, cu un software fiabil de gestionare a contractelor, companiile pot gestiona cu ușurință contractele, chiar și atunci când lucrează cu echipe de la distanță.
