Dacă există o mulțime de oameni care lucrează împreună pe o foaie de calcul de proiect partajată, ar trebui să configurați un fel de flux de lucru sau controale de proces pentru a face lucrurile cu ușurință. În acest fel, nu veți pierde evidența a ceea ce s-a făcut și a ceea ce trebuie făcut în continuare - acest lucru va ajuta să mențineți pe toată lumea pe aceeași pagină.
Aici, vorbim despre acele sfaturi esențiale și cele mai bune practici pe care ar trebui să le urmați atunci când colaborați cu alți utilizatori în Excel sau Google Sheets sau similar.
1. Schimbările și actualizările cheie ale documentului
Când colaborați pe foi de calcul, este important să urmăriți ceea ce s-a schimbat. Puteți ajunge să suprascrieți munca altcuiva dacă nu ești atent.
Încercați să adăugați comentarii sau note pentru a înregistra modificările, cum ar fi motivele pentru actualizarea articolului, numele editorilor care au făcut modificările și de ce sau cum au făcut acest lucru. Puteți face acest lucru cu ușurință folosind
Evidențiați modificări caracteristică într-un registru de lucru partajat. Pentru a activa această funcție, urmați pașii descriși mai jos:- Mergi la Fișier > Opțiuni > Bara de instrumente Acces rapid. Pentru macOS, accesați Excel > Preferințe... > Panglică și bară de instrumente > Bară de instrumente cu acces rapid.
- Din opțiunile derulante, alegeți Toate comenzile.
- Selectați Evidențiați modificări și alegeți dacă doriți să adăugați bara de instrumente Acces rapid deasupra panglicii sau sub ea. Clic O.K.
- După ce ați terminat, atingeți filtrele drop-down din Bara de instrumente Acces rapid > Afișare etichete de comandă. Puteți personaliza modul în care doriți să evidențiați modificările din foaia de calcul, alegând dintre opțiunile din meniul drop-down.
De asemenea, puteți codifica elementele sau file-urile din foaia de calcul partajată, astfel încât să puteți vedea cu ușurință modificările dintr-o privire.
2. Introduceți corect datele sursă
Este ușor să faceți erori în timp ce introduceți datele brute în foile de calcul. Problema este că, dacă nu faci acest lucru corect, îți poate denatura complet rezultatele și te poate conduce în direcția greșită.
Din fericire, există câteva indicații rapide pentru a vă asigura că introduceți corect sursa sau datele brute în fișierele dvs. Excel.
- Datele dvs. ar trebui să fie clare și corecte. Încercați să evitați abrevierile dacă nu este absolut necesar și asigurați-vă că orice formate de numere sau date sunt clare și consecvente în foaia (foile) de calcul.
- Asigurați-vă că includeți un titlu în partea de sus a fiecărei coloane/rânduri, astfel încât alți utilizatori să poată interpreta mai bine tabelele.
- Folosiți formule relevante (și corecte), acolo unde este necesar.
3. Utilizați comenzile pentru foile de calcul
Folosind controalele foilor de calcul, puteți reduce riscul erorilor la introducerea datelor. Iată câteva instrumente pe care le puteți folosi:
Data validarii: Folosind un instrument precum data validarii vă permite să colectați informații de la mai mulți utilizatori în formatul adecvat. De asemenea, asigură uniformitatea în introducerea datelor și previne erorile accidentale ale utilizatorului. Dacă introduceți date care aparțin unui set cunoscut de valori, cum ar fi „Da” sau „Nu” sau „Nu poate fi determinat”, puteți crea o listă derulantă cu aceste opțiuni pentru a permite altor utilizatori să selecteze dintr-o listă predefinită de Opțiuni.
Vedere foaie: The Funcția Sheet View este o altă caracteristică utilă care permite utilizatorilor foilor de calcul să creeze vederi personalizate ale registrului de lucru și setați propriile filtre pentru a vizualiza informațiile, fără a fi afectați de modificările aduse foii de lucru de către alții utilizatorii.
4. Utilizați tabele și diagrame
Să recunoaștem: foile de calcul sunt destul de copleșitoare la început, mai ales dacă nu sunteți obișnuit să lucrați cu volume mari de date. De aceea, vă recomandăm să utilizați tabele, diagrame sau grafice pentru a vă configura datele într-un mod intuitiv.
În timp ce tabelele vă ajută să vă organizați și să sortați informațiile, utilizarea unei diagrame sau a unui grafic poate ajuta la reprezentarea vizuală. Acest lucru facilitează trasarea tendințelor sau afișarea comparațiilor între diferite grupuri de variabile de-a lungul timpului, astfel încât să puteți identifica relații și tendințe importante în valorile datelor.
5. Evidențiați valorile importante cu culori și formatare
Adăugând culoare textului și titlurilor, vă puteți organiza datele într-un mod mai lizibil.
În acest fel, vă puteți concentra asupra aspectelor specifice ale datelor fără a fi copleșit de toate informațiile simultan. De asemenea, puteți utiliza instrumente precum formatarea condițională, care vă permite să evidențiați anumite celule pe baza unor criterii, cum ar fi dacă se află într-un anumit interval de valori.
Funcția „Înghețare panouri” este deosebit de utilă dacă trebuie să urmăriți anumite zone în timp ce parcurgeți o foaie de calcul lungă. Iată cum puteți face acest lucru:
- Selectați rândul sau coloana activă.
- Du-te la Vedere fila panglicii și selectați Înghețare panouri.
- Din meniul drop-down, selectați dacă doriți să înghețați coloanele sau rândurile.
Folosind funcția Hyperlink, puteți lega textul ancora la fișiere, pagini web sau foi de lucru.
- Pentru a face acest lucru, selectați o celulă din foaia de calcul care conține text.
- Du-te la Introduce fila de pe panglică.
- În partea dreaptă a panglicii, atingeți Legătură și alegeți opțiunile din meniul din stânga. Puteți alege să vă conectați la fișierele din spațiul de stocare local, la un link web sau la alte surse.
Acest lucru îi ajută pe membrii echipei să găsească cu ușurință referințe sau fișiere sursă. De exemplu, dacă pagina web a companiei dvs. listează produse și servicii, puteți crea cu ușurință un hyperlink într-o celulă care îi duce pe membrii echipei direct la pagină atunci când fac clic pe ea.
Adesea, poate fi greu să știi la ce lucrează colegii tăi. Cu toate acestea, instrumentele pentru foi de calcul, cum ar fi Foi de calcul Google, facilitează colaborarea mai multor editori la documente în timp real. Puteți deschide bara laterală de chat atingând balonul pictogramei chat de lângă lista de utilizatori activi.
Aceasta este o caracteristică la îndemână — puteți discuta orice probleme pe care le-ați întâmpinat în timp ce lucrați la fișiere partajate. De asemenea, vă permite să comunicați rapid unul cu celălalt dacă aveți nevoie de ajutor sau asistență cu ceva specific în documentul lor.
9. Oferiți colaboratorilor acces de editare/vizualizare
Unul dintre primii pași în colaborarea pe foi de calcul partajate este asigurarea faptului că membrii echipei au acces de editare/vizualizare (numai citire). Va trebui să vă asigurați că ați activat partajarea în primul rând.
În al doilea rând, adăugați colaboratori la registrele dvs. individuale de lucru, după cum este necesar, și acordați-le acces numai pentru citire sau pentru editare, după cum doriți. Asigurați-vă că toată lumea are acces la versiunile compatibile ale fișierului, astfel încât să nu aibă probleme cu sincronizarea sau salvarea pe măsură ce funcționează.
Colaborare mai inteligentă cu foi de calcul ușor de citit
La sfârșitul zilei, totul ține de comunicare. Când lucrați la un proiect comun cu un grup de oameni, este important să vă asigurați că comunicarea echipei dumneavoastră decurge cât mai bine.
Aceste sfaturi de mai sus ar trebui să facă foile de calcul mai ușor de utilizat și mai ușor de citit, astfel încât partajarea și interpretarea informațiilor să fie întotdeauna ușoară.
