Majoritatea oamenilor folosesc software pentru foi de calcul pentru a colecta date sau pentru a prezenta informații folosind diagrame și grafice. Cu toate acestea, atunci când ne gândim în afara cutiei, există mai multe utilizări pentru Foi de calcul Google. Una dintre cele mai utile utilizări alternative este crearea unui program.
Și nici măcar nu trebuie să începi de la zero. Biblioteca de șabloane are o foaie prefabricată gata de utilizare. Citiți în continuare, deoarece detaliem cum puteți crea și formata corect un program și de ce ar trebui să luați în considerare utilizarea foilor pentru programarea dvs.
Cum se creează un program în Foi de calcul Google
Deși puteți crea un program de la zero în Foi de calcul Google, vă recomandăm să folosiți un șablon, mai ales dacă vă grăbiți și nu aveți nevoie de multă personalizare.
Puteți folosi galeria de șabloane din Foi de calcul Google pentru a găsi o foaie predefinită. Pentru a începe, trebuie să mergeți la Foi de calcul Google și să creați un cont. Dacă aveți deja un cont Google, îl puteți utiliza pentru a vă conecta. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a crea un program folosind galeria de șabloane din Foi de calcul Google:
- Navigați la pagina principală Foi de calcul Google.
- Click pe Galerie de șabloane sub bara de căutare. Aceasta va deschide o pagină nouă, care conține mai multe șabloane din care puteți alege.
- Vom folosi Programa șablon pentru acest tutorial, deci faceți clic pe acesta. Aceasta va deschide o nouă foaie de calcul cu șablonul deja aplicat.
Șablonul Foi de calcul Google are deja rândurile și coloanele configurate astfel încât să existe diviziuni pe oră pe parcursul zilei. Puteți seta ziua de început a săptămânii în celula C2. Data este specificată în al 3-lea rând automat, în funcție de intrarea în celula C2. Al 4-lea rând conține o formulă care transformă automat data în ziua săptămânii.
În partea de jos a programului este o secțiune de note în care puteți lăsa mesaje pentru echipă. Există, de asemenea, o secțiune de activități în partea dreaptă, unde puteți atribui sarcini specifice echipei dvs.
Utilizarea formatării condiționate în programul dvs
Puteți utiliza formatarea condiționată în foaia de calcul pentru a verifica dacă există un anumit cuvânt în foaia de calcul. O acțiune specificată va fi luată dacă această condiție este îndeplinită.
Pentru demonstrație, să adăugăm formatare condiționată pentru a verifica dacă cuvântul „întâlnire” există în celulă. Dacă se întâmplă, celula ar trebui să devină roșie. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați pentru a face acest lucru:
- Selectați zona din foaia de calcul în care doriți să aplicați formatarea condiționată.
- Click pe Format în bara de instrumente principală a ecranului.
- Acolo, dați clic pe Formatarea condițională. Aceasta va deschide o bară laterală în partea dreaptă a ecranului.
- Intervalul va fi adăugat automat dacă îl selectați în primul pas. Dacă nu ați făcut-o, scrieți intervalul în Aplicați la interval casetă de text.
- În Formatați celulele dacă secțiunea, puteți selecta regulile de formatare. Noi am ales Textul conține opțiunea și a adăugat cuvântul cheie „întâlnire”.
- Acum alegeți efectele care urmează să fie aplicate conținutului din celulă. În acest caz, am ales culoarea roșie pentru a fi aplicată pe celulă.
- Click pe Terminat pentru a salva modificările.
După cum puteți vedea, efectul este adăugat oricărei celule care conține cuvântul cheie specificat. Acest lucru poate fi deosebit de util atunci când doriți să codificați cu culori sarcinile viitoare, cum ar fi întâlnirile și termenele limită. De asemenea, puteți adăuga mai multe reguli, ceea ce înseamnă că puteți avea un program complet codificat în culori.
Acest lucru înseamnă că nu va trebui să codificați manual fiecare celulă de fiecare dată când se face o modificare a programului dvs.
Avantaje și dezavantaje ale creării unui program în Foi de calcul
Deși există mai multe beneficii în crearea unui program de lucru productiv cu Foi de calcul Google, este departe de a fi perfect. Să discutăm avantajele și dezavantajele creării unui program cu Foi de calcul Google:
Pro: Utilizare gratuită
Deși pe piață există mai multe programe de creare a programelor, majoritatea sunt plătite. Pe de altă parte, Google Sheets poate fi benefică atunci când se creează un program, deoarece este gratuit pentru persoane fizice și întreprinderi mici. Este o modalitate simplă de a susține programul tău gratuit fără a face salvări manuale.
Pro: Ușor de partajat
Cea mai bună parte a utilizării Foii de calcul Google față de alte programe de calcul este că vă permite să partajați foaia de calcul cu doar câteva clicuri. De asemenea, puteți specifica permisiunile astfel încât doar câteva persoane selectate să poată face modificări în foaia de calcul, în timp ce ceilalți să o poată vizualiza doar. Acest lucru poate fi de mare ajutor dacă dvs faceți un program de lucru la distanță pentru a împărtăși colaboratorilor tăi.
Contra: Fără notificări pentru utilizatorii fără acces de editare
Google Sheets are avantajul partajării în timp real, ceea ce înseamnă că modificările aduse fișierului pot fi văzute în timp real de către spectatori. Cu toate acestea, dacă aveți doar permisiuni de vizualizare, Sheets nu vă va anunța cu privire la nicio modificare adusă foii de calcul.
Numai persoanele cu acces de editare pot activa notificările prin e-mail. Puteți folosi suplimente care trimit notificări push pentru a ajuta la eliminarea problemei, dar este departe de a fi ideal.
Contra: Lipsa automatizării
Utilizarea unui software dedicat pentru a vă crea programul nu va necesita să introduceți manual fiecare detaliu. Alte părți sunt actualizate automat dacă modificați o parte a programului.
De asemenea, software-ul avansat vă va anunța dacă treceți peste bord cu schimburile sau faceți o potențială eroare. Dacă ești un expert, poți face automatizări în Foi de calcul. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor nu au timpul sau cunoștințele tehnice avansate pentru a realiza acest lucru.
Contra: ia mai mult timp
Când utilizați o foaie de calcul, trebuie să introduceți majoritatea lucrurilor manual sau să creați liste derulante. Software-ul avansat vă scutește de o mulțime de editare manuală, deoarece includ generatori de programe de tip drag and drop. De asemenea, pot trimite e-mailuri automate ori de câte ori apar modificări de program.
Contra: Nu are caracteristici moderne
Google Sheets nu are funcții precum urmărirea prin GPS, schimbarea turelor și gestionarea PTO. Aceste caracteristici nu sunt necesare, dar vă pot face viața mult mai ușoară în anumite situații.
Programează-ți viața în mod eficient
Foi de calcul Google este doar una dintre numeroasele moduri de a vă programa viața și munca. Deși există câteva dezavantaje, faptul că este gratuit și simplu de utilizat îl face o opțiune viabilă, mai ales atunci când o combinați cu alte aplicații Google Suite, cum ar fi Google Calendar.