Cum să sincronizați răspunsurile Microsoft Forms cu Excel

Nimic nu este la fel de elegant ca scrierea răspunsurilor la sondaj online direct într-o foaie de calcul Excel în timp real. Din fericire, vă puteți bucura de această funcție dacă utilizați Microsoft Forms. Există modalități repetitive și dinamice (automatizate).

Metodele automate sunt mai utile, dar în acest articol veți vedea cum să procedați.

Cum să exportați răspunsurile Microsoft Forms în Excel

Exportarea răspunsurilor Microsoft Forms în Excel vă ajută să obțineți cele mai recente răspunsuri la sondaj. Aceasta implică descărcarea răspunsurilor la sondaj pe computer ca fișier Excel. Procesul este ușor dacă ai făcut-o a creat formularul de sondaj Microsoft deja:

1. În Microsoft Forms, accesați Răspunsuri în dreapta sus.
2. Clic Deschideți în Excel în partea dreaptă a ecranului pentru a descărca răspunsurile curente pe computer.
3. Trebuie să repetați acest proces de fiecare dată când doriți să obțineți o actualizare a răspunsului.

Dar această metodă nu este cea mai bună, deoarece va trebui să reinventați frecvent roata pentru a vă actualiza foaia de calcul; aceasta înseamnă descărcarea unui nou fișier Excel de fiecare dată când cineva trimite un răspuns. Acest lucru poate fi obositor, mai ales dacă mulți oameni răspund în timp real.

Pentru a vă ușura viața, puteți automatiza procesul cu OneDrive for Business și Power Automate, așa cum este descris în secțiunile următoare.

Cum să sincronizați formularele Microsoft cu Excel prin OneDrive for Business

Puteți actualiza foaia de calcul Excel în mod dinamic dacă aveți un cont Microsoft 365 Business. Pentru a face acest lucru, veți crea un formular de sondaj care poate scrie răspunsuri dinamic în Excel direct din OneDrive.

Când utilizați OneDrive for Business pentru a crea Microsoft Forms pentru Excel, acesta creează o versiune de foaie de calcul Excel a acelui formular cu coloane care poartă atributele corespunzătoare câmpurilor de formular.

Pentru a crea un formular Excel care actualizează răspunsurile Microsoft Forms automat în timp real:

1. Conectați-vă la dvs Centrul de administrare Microsoft 365 Business.
2. Faceți clic pe pictograma meniului pătrat din stânga sus și accesați OneDrive.
3. Odată ajuns în OneDrive, faceți clic Nou în stânga sus.
4. Din opțiuni, selectați Formulare pentru Excel.
5. Denumiți sondajul și faceți clic Crea.
6. OneDrive va lansa browserul dvs. unde vă puteți crea câmpurile de formular după cum doriți.
7. O foaie de calcul Excel care poartă numele formularului va apărea în OneDrive.
8. După ce ați creat și partajat sondajul, deschideți foaia de calcul Excel online și veți vedea acum date noi pe măsură ce sunt actualizate în timp real.
9. Dacă partajați foaia de calcul Excel cu membrii echipei dvs., aceștia vor primi și o actualizare în timp real a răspunsurilor pe măsură ce oamenii răspund la sondajul dvs.

Cum să sincronizați răspunsurile Microsoft Forms cu Excel prin Power Automate

Power Automate este un instrument puternic de automatizare a sarcinilor de rutină. Interesant este că oferă, de asemenea, o modalitate excelentă de a sincroniza Microsoft Forms cu Excel. Este cea mai bună metodă dacă ați trimis deja formularul de sondaj.

Metoda Power Automate funcționează numai cu Microsoft Forms create folosind contul dvs. Microsoft Business. Și implică crearea unui flux automatizat în cloud în Power Automate.

Prin urmare, trebuie să aveți și un cont Microsoft Business pentru a utiliza această funcție de flux în Power Automate. Utilizați pașii de mai jos pentru a conecta automat Microsoft Forms cu Microsoft Excel utilizând Power Automate:

Inserați un tabel în registrul de lucru Excel online

Caietul de lucru Excel online trebuie să fie în format tabel, deoarece Formularele scrie numai în tabelele dintr-o foaie de calcul Excel.

Dacă ați descărcat o foaie de calcul Excel din răspunsurile Microsoft Forms, puteți să o încărcați în OneDrive, să ignorați această subsecțiune și să treceți la sincronizarea Microsoft Forms cu Excel.

Deci, înainte de a începe, creați o nouă foaie de calcul Excel în OneDrive. Asigurați-vă că accesați OneDrive prin contul dvs. Microsoft Business:

1. Clic Nou în partea din stânga sus a OneDrive.
2. Selectați Caietul de lucru Excel.
3. Din foaia de calcul Excel deschisă în browser, faceți clic pe Salvat în stânga sus. Apoi introduceți un nume preferat în Nume de fișier camp. Faceți clic pe orice spațiu liber pentru a închide acea casetă modală.
4. Acum creați-vă coloanele și asigurați-vă că acestea corespund câmpurilor din formularul de sondaj Microsoft. De exemplu, dacă ați distribuit un formular care solicită e-mail și sex, registrul de lucru Excel va avea o coloană de e-mail și gen.
5. Evidențiați coloanele. Apoi du-te la Introduce pe panglică și faceți clic Masa.
6. Bifă Tabelul meu are antete bifa și dați clic O.K.

Sincronizați formularele Microsoft cu Excel utilizând Power Automate

1. Conectați-vă la dvs Power Automate cont.
2. Clic Crea în bara laterală din stânga.
3. Selectați Flux automatizat în cloud.
4. Apoi, faceți clic Când se trimite un răspuns din caseta modală.
5. Apoi apasa Crea în partea de jos a casetei modale deschise.
6. Clic Loghează-te dacă vi se cere. Asigurați-vă că utilizați un cont Microsoft 365 Business pentru a vă conecta dacă aveți un cont personal Microsoft. Puteți face acest lucru făcând clic Utilizați alt cont pe caseta de conectare.
7. Odată conectat, faceți clic pe Alegeți un formular câmp în Power Automate.
8. Apoi, selectați dintre formularele pe care le-ați creat mai devreme.
9. Clic Pas nou. Apoi utilizați bara de căutare pentru a căuta „formulare”.
10. Clic Formulare Microsoft și selectați Obțineți detalii despre răspuns din opțiunile de sub Acțiuni.
11. Apasă pe Id. formular câmp și selectați din nou formularul de sondaj. Apoi selectați ID de răspuns de la ID de răspuns camp.
12. Clic Pas nou. Apoi selectați Excel Online.
13. Apoi, selectați Adăugați un rând într-un tabel din opțiunile de sub Acțiuni.
14. Sub Locație câmp, alege OneDrive pentru afaceri.
15. Selectați OneDrive de la Biblioteca de documente Camp.
16. Faceți clic pe browserul de fișiere de pe Fişier câmp și alegeți registrul de lucru Excel pe care l-ați creat mai devreme. Sau îl puteți selecta pe cel încărcat de pe computer dacă utilizați o foaie de calcul exportată anterior.
17. Selectați numele tabelului din foaia Excel. Ar trebui să apară acum câmpuri noi corespunzătoare coloanelor Excel din foaia de calcul respectivă. Acestea trebuie să se coreleze și cu câmpurile formularului de sondaj.
18. Faceți clic pe fiecare dintre noile câmpuri și selectați câmpul de formular corespunzător din Conținut dinamic Opțiuni.
19. În cele din urmă, faceți clic Salvați.

Asta e! Acum ați creat un flux automatizat în cloud pentru Microsoft Forms în Power Automate.

Power Automate va scrie acum răspunsuri noi în mod dinamic în registrul de lucru Excel, pe măsură ce respondenții trimit răspunsuri în timp real.

Dacă ați exportat răspunsurile Microsoft Forms în Excel pe computer până acum, puteți copia și lipi datele existente în noul registru de lucru Excel automat. Această acțiune nu va opri fluxurile dvs. Power Automate.

Actualizați răspunsurile la sondaj în Excel în timp real

Automatizarea actualizărilor de răspunsuri Microsoft Forms în timp real în Microsoft Excel ușurează viața. În timp ce opțiunea directă OneDrive for Business oferă o sincronizare ușoară dacă nu v-ați partajat formularul, Power Automate este mai util dacă ați distribuit sondajul Microsoft Forms și oamenii sunt deja răspunzând.

Deși puteți utiliza Microsoft Forms într-un cont personal, scrierea de răspuns dinamic în Excel necesită totuși să dețineți un cont Microsoft Business. De asemenea, s-ar putea să doriți să vedeți cum se compară Google Forms cu Microsoft, deoarece aceștia sunt concurenți apropiați.