Astăzi, e-mailurile sunt esențiale pentru o viață productivă. Vă permit să comunicați, să vă înscrieți la servicii, să păstrați conturile în siguranță și multe altele. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că căsuța dvs. de e-mail poate deveni cu ușurință copleșitoare, ceea ce este o problemă atunci când utilizați e-mailurile pentru serviciu.
Gmail este deosebit de bogat în funcții și distragere a atenției, dar există modalități de a vă gestiona contul și dvs., astfel încât să nu ajungeți să faceți din nou multitasking. A te putea concentra pe un loc de muncă la un moment dat este o chestiune de organizare și disciplină. Să explorăm ce înseamnă asta exact.
1. Organizați-vă e-mailurile
În primul rând, puteți face clic pe stea sau eticheta pictograma de lângă orice e-mail pentru a-l marca ca Cu stea sau Important. Acest lucru îl va trimite în folderul respectiv de pe panoul lateral, crescând totodată probabilitatea ca Gmail să semnaleze automat e-mailurile importante în viitor.
Puteți merge și mai departe
crearea de etichete cu coduri de culoare în Gmail și arhivarea e-mailurilor într-o ordine logică în loc să fie nevoită să treacă printr-un perete de e-mailuri mixte, unele de interes, altele spam.Așadar, când vine un nou lot de e-mailuri, răsfoiți-le și marcați-le în consecință. Apoi, de exemplu, vă puteți concentra pe e-mailuri în Important folderul mai întâi și lăsați pe cei pe care i-ați etichetat „Personal” pentru mai târziu.
2. Utilizați funcția de amânare pentru e-mailurile care pot aștepta
Un alt instrument care vă poate ajuta să prioritizați e-mailurile pe care să vă concentrați este numit Pui de somn.
Selectați sau plasați cursorul peste un e-mail și veți vedea o pictogramă care arată ca un ceas. Faceți clic pe el și puteți alege lungimea acestuia Pui de somn.
Oricare ar fi alegerea ta, e-mailul va dispărea din căsuța de e-mail și va reveni la ora stabilită. Îl puteți accesa înainte de atunci, totuși, prin simpla deschidere a Amânat pliant.
3. Schimbați tipul căsuței primite
Există multe modalități de a vă personaliza tabloul de bord Gmail, astfel încât să vă împiedice să faceți mai multe sarcini. Ta Setări rapide oferă o metodă foarte ușoară și la îndemână.
Apasă pe Angrenaj pictograma din partea de sus a paginii pentru a deschide Setări meniul. Găsi Tip Inbox secțiunea și uită-te la opțiunile tale:
- Mod implicit
- Important în primul rând
- Necitit mai întâi
- Prima stea
- Mesaje prioritare
- Mai multe căsuțe de e-mail
Fiecare tip îți structurează căsuța de e-mail în mod diferit. Veți găsi și această funcție în Setări rapide > Vedeți toate setările > Mesaje primite.
Pentru a modifica mai mult aspectul Gmail, combinați cel mai productiv aspect cu filtre care sortează căsuța de e-mail Gmail. Cu o planificare atentă, vă puteți asigura că atenția dvs. cade întotdeauna asupra e-mailurilor care contează cel mai mult pentru dvs.
4. Schimbați densitatea căsuței primite
Faceți-vă căsuța de e-mail cât mai ușor pentru ochi, iar identificarea e-mailurilor importante va fi mai simplă. De asemenea, veți evita să obosiți prea repede în timp ce lucrați pe Gmail.
O altă caracteristică a dvs Setări rapide vă poate ajuta să realizați acest lucru. Sub Densitate, există trei opțiuni pentru cât de apropiate ar trebui să fie e-mailurile dvs.:
- Mod implicit
- Confortabil
- Compact
Vedeți care vă permite să răsfoiți rapid și ușor prin căsuța de e-mail.
5. Modificați dimensiunea maximă a paginii contului dvs. Gmail
Gmail vă oferă mai mult control asupra aspectului căsuței de e-mail, inclusiv asupra numărului de e-mailuri pe pagină. Pentru a găsi această caracteristică, accesați Setări rapide > Vedeți toate setările > General.
În această filă este dvs Dimensiunea maximă a paginii secțiune, unde puteți alege numărul de conversații de afișat pe fiecare pagină. Opțiunile dvs. prestabilite variază de la 10 la 100, astfel încât să vă puteți distribui cu adevărat e-mailurile sau să le grupați.
Decideți ce aspect vă va ajuta să vă concentrați cel mai mult pe sarcini, în timp ce folosiți instrumentele de filtrare.
6. Împărțiți panoul de citire
Puteți opri multitasking și vă puteți concentra atenția asupra unui e-mail la un moment dat, cu încă o funcție Gmail. Deasupra e-mailurilor tale se află Comutați modul panou divizat pictograma.
Dacă dați clic pe el în timp ce tabloul de bord este în forma sa standard nedivizată, Despărțire verticală se va activa, ceea ce înseamnă că e-mailurile tale primesc un panou alături de ele pentru a afișa conținutul fiecărei conversații pe care o selectezi. Acest lucru vă permite să vedeți ce este în e-mailurile dvs. fără a fi nevoie să le deschideți complet. Ulterior, puteți accesa mai repede căsuța de e-mail.
Dacă faceți clic pe săgeata de lângă Comutați modul panou divizat pictograma, veți găsi Despărțire orizontală varianta, de asemenea.
Toate acestea sunt disponibile și în Setări rapide > Vedeți toate setările > Mesaje primite.
Dar există multe altele pe care le puteți face personalizând setările Gmail, cum ar fi stabilirea unui răspuns de vacanță recurent. Explorați ce altceva vă poate beneficia mono-tasking-ul.
7. Începeți să citiți e-mailuri noi de jos
Când vine vorba de obiceiurile personale care vă pot îndepărta de multitasking, o metodă sigură este să vă citiți e-mailurile cu un scop sau o ordine logică.
De exemplu, într-o listă standard de e-mailuri, cele mai noi vor fi în partea de sus, așa că este logic să începeți de la partea de jos a oricăror conversații necitite, abordând mai întâi cele mai vechi.
Este posibil să aibă termene limită sau informații importante care sunt relevante pentru e-mailurile ulterioare. Numai pentru a fi în siguranță și a vă menține concentrat, mergeți la e-mailuri.
8. Ștergeți mai întâi cele mai ușoare e-mailuri
Cu panoul divizat al Gmail, puteți identifica rapid e-mailurile care nu vă interesează sau care pot fi tratate rapid. Treceți prin căsuța de e-mail și abordați mai întâi cele mai ușoare sarcini, eliminându-le din drum. Apoi, puteți prioritiza e-mailurile mai complicate.
Este o strategie simplă, dar care vă șterge mesajele primite rapid și constructiv, fără a vă copleși.
Contul dvs. Gmail are două funcții utile încorporate pentru setarea sarcinilor și luarea de note.
Sa incepem cu Sarcini Google, marcat de Verifica pictograma de pe bara laterală. Faceți clic pe el și apoi Adăugați o sarcină, dacă nu ai deja niciunul. Puteți da fiecărei sarcini un titlu, descriere, dată și subsarcină. Înfrumusețați-le atât cât este necesar pentru a vă menține organizat.
Chiar deasupra Sarcini este Google Keepbec pictograma, care deschide un panou care listează toate intrările Keep existente sub Ia notite buton. Folosiți-l pentru a lăsa note despre e-mailurile unui anumit client, de exemplu, sau pentru a lua minute în timpul sesiunilor Google Meet.
Ambele instrumente vă pot aminti de sarcinile importante pe care trebuie să le finalizați, oferind în același timp modalități de a fi mai productiv cu fiecare sarcină pe care vă concentrați.
10. Utilizați extensii de browser
Dacă vă place suportul instrumentelor la îndemână, uitați-vă la suplimentele de browser care vă sporesc eficiența structurându-vă fluxul de lucru sau împărțindu-l în părți cu care vă puteți ocupa mai ușor.
Fă cunoștință cum vă poate îmbunătăți Todoist productivitatea, de exemplu, prin puterea absolută a managementului inteligent al sarcinilor. Puteți să-l sincronizați cu contul dvs. Gmail și să eficientizați fiecare lucrare importantă.
Apoi, ai Sortați Inbox Gmail, o extensie care adaugă filtre la opțiunile tale standard Gmail. Vă puteți sorta e-mailurile după contact, companii, atașamente și multe altele.
Dacă utilizați Foi de calcul Google cu e-mailurile dvs., luați în considerare Row Highlighter, care face exact ceea ce sugerează numele: evidențiază rândurile pe foile de calcul, astfel încât să le puteți citi mai repede.
Chiar și ceva de genul Monotab ar putea fi de neprețuit pentru lucrătorii online. Este o extensie care salvează link-uri într-o singură filă, astfel încât să nu ajungeți cu mai multe deschise și încetinirea browserului.
În cele din urmă, aveți nevoie de instrumente organizaționale, precum și de disciplină, pentru a împiedica concentrarea dvs. să se împartă în mai multe direcții și să vă strice productivitatea.
Sfaturile și instrumentele de mai sus vă pot pune e-mailurile și orice altă activitate pe care o faceți pe Gmail într-o ordine logică și chiar plăcută. Veți putea să vă dedicați sarcinilor pe care le doriți și să nu mai deviați.
După cum s-a menționat deja, autocontrolul joacă un rol important în a vă opri din multitasking, dar a avea mult suport digital este, de asemenea, un drum lung. Așadar, verifică ce mai poate oferi Google pe platformele sale, de la contul tău Gmail la browserul Chrome.