Noi idei pentru săptămâna de lucru au apărut pe măsură ce mai multe companii încearcă să combată epuizarea lucrătorilor. De exemplu, un experiment social modifică o săptămână de lucru de 40 de ore și cinci zile într-o săptămână de lucru de 32 de ore și patru zile.
Deși unii își fac griji că reducerea numărului de ore lucrate va scădea productivitatea, acest lucru nu este neapărat adevărat. Potrivit raportărilor de la BBC, o încercare de patru ani a săptămânii de lucru de 32 de ore a arătat că „productivitatea a rămas aceeași sau s-a îmbunătățit în majoritatea locurilor de muncă”.
Dacă locul de muncă are în vedere trecerea la o săptămână de lucru de 32 de ore, urmați acești cinci pași pentru a maximiza productivitatea.
1. Organizați sarcini
Pentru a vă asigura că sarcinile importante sunt prioritare, enumerați-vă sarcinile pentru ziua respectivă (sau săptămâna, dacă doriți să planificați în avans). Privind lista, sortați fiecare sarcină în trei categorii: Prioritate ridicată, Prioritate medie, și Prioritate redusa.
Sarcinile cu prioritate înaltă sunt esențiale pentru afacerea dvs. care trebuie să fie realizate cu promptitudine. Sarcinile cu prioritate medie ar trebui finalizate cu promptitudine, dar pot fi ușor amânate. În cele din urmă, sarcinile cu prioritate scăzută sunt cele care trebuie finalizate, dar nu imediat.
Dacă nu sunteți sigur cum să vă clasificați sarcinile, încercați sistemul cu trei lovituri pentru prioritizarea listei de sarcini.
Când enumerați și sortați sarcinile, utilizați o aplicație de note de colaborare, cum ar fi Microsoft OneNote sau Google Keep astfel încât întreaga ta echipă să știe ce muncă ar trebui să acorde prioritate. O aplicație de note va permite, de asemenea, membrilor echipei dvs. să ofere feedback cu privire la lista de priorități, astfel încât să vă puteți asigura că munca esențială este finalizată mai întâi.
2. Partajați calendare
Continuați impulsul de colaborare pe care l-ați început prin organizarea sarcinilor, solicitând echipei dvs. să-și împărtășească calendarele. Majoritatea aplicațiilor de calendar, cum ar fi Microsoft Outlook și Google Calendar, vă permit să vă împărtășiți programul cu alți utilizatori.
Conștientizarea programului fiecăruia este cheia pentru menținerea unui mediu productiv. Împărtășindu-vă calendarul cu echipa, toată lumea poate urmări întâlnirile importante ale echipei și se poate asigura că nu deranjează colegii în perioadele de timp blocat.
De asemenea, va fi mai ușor să eliminați întâlnirile inutile. Cunoașterea programului tuturor vă va permite să găsiți o oră în care toată lumea să se întâlnească în loc să aveți mai multe întâlniri unice. De asemenea, vă va permite să vedeți dacă subiectele întâlnirii sunt repetate.
3. Utilizați aplicațiile de cronometru (și ascultați-le)
Cu săptămâna dvs. de lucru redusă cu 20%, fiecare minut al zilei devine o resursă mai valoroasă. Pentru a vă optimiza timpul, trebuie să vă creați un program și să vă respectați. Blocați timpul din calendar pentru fiecare sarcină pe care trebuie să o finalizați și pentru întâlniri și pauze (deoarece trebuie să luați pauze adecvate și reparatoare pentru a fi la cel mai bun nivel).
Odată ce îți faci programul, setează un cronometru pentru fiecare sarcină. Unele aplicații populare de cronometru includ Pomofocus și Comutare. Indiferent de aplicația pe care o alegeți, asigurați-vă că o ascultați. Când cronometrul vă spune să vă opriți, ar trebui să vă opriți și să treceți la următoarea sarcină, chiar dacă nu ați terminat-o.
Pentru a combate munca neterminată, adăugați întotdeauna un bloc de recuperare la programul dvs. Un blocaj de recuperare este o anumită perioadă de timp pe care o acordați pentru a continua să lucrați la sarcini pe care nu ați avut timp să le finalizați. Adăugarea uneia vă va permite să rămâneți pe drumul cel bun pentru a vă finaliza toată munca.
4. Utilizați un sistem de stocare în cloud
Partajarea documentelor este esențială pentru orice afacere. Din fericire, vremurile sistemelor de stocare pe hârtie, care limitau accesibilitatea, au trecut de mult. Dar într-un mediu de lucru de 32 de ore, nu orice sistem de stocare digitală va funcționa.
Asigurați-vă că echipa dvs. partajează documente într-un mediu de partajare în cloud, cum ar fi OneDrive sau Google Drive. Când găzduiți documente într-un mediu local, accesul este limitat, ceea ce încetinește fluxurile de lucru. Sistemele de stocare în cloud permit tuturor să acceseze materialele necesare, prevenind scăderile în timpul zilei de lucru.
Sistemele de stocare în cloud permit, de asemenea, tuturor să urmărească progresul muncii, ceea ce ajută la eforturile de colaborare încrucișată a proiectelor. Cu toate acestea, pentru a vă face accesibil sistemul de stocare în cloud, organizați și curățați-vă spațiul de stocare în cloud din cand in cand. În acest fel, dvs. și membrii echipei dvs. nu veți pierde timpul sortând folderele și fișierele învechite pentru a găsi ceea ce aveți nevoie.
5. Urmăriți-vă ziua pe o foaie de calcul
Pe lângă blocarea orelor din calendar, înregistrați-vă sarcinile zilnice pe o foaie de calcul folosind un program ca Microsoft Excel sau Foi de calcul Google. Înregistrați fiecare sarcină și cât timp v-a luat.
Când înregistrați timpul pentru o sarcină, nu lăsați doar ceea ce ați blocat în calendar. În schimb, dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru a finaliza o sarcină, scrieți-o. Cunoașterea timpului total pe care îl petreceți unei sarcini este esențială pentru a afla cum să vă optimizați ziua.
După o săptămână de urmărire a timpului petrecut cu sarcinile zilnice, uitați-vă la modul în care timpul dvs. a fost împărțit în lista de sarcini pe care a trebuit să le finalizați. Studiați lista și întrebați-vă ce spune ea. Unde îți petreci cea mai mare parte a timpului? Ce sarcini durează mai mult decât se aștepta? Unde poți reduce timpul petrecut?
Această urmărire și întrebări vă vor permite să înțelegeți mai bine cum este utilizat timpul dvs. pe parcursul zilei. Știind unde este petrecut timpul dvs. vă va permite să vă dați seama ce poate fi tăiat, delegat și are nevoie de mai multă atenție.
Maximizați-vă săptămâna de lucru de 32 de ore
Pentru a maximiza productivitatea în timpul săptămânii de lucru de 32 de ore, nu uitați să vă organizați sarcinile, să vă împărtășiți calendarele, să utilizați aplicațiile de cronometru, să utilizați stocarea în cloud și să vă urmăriți ziua. Acești cinci pași sunt modificări minore ale zilei de lucru, care vor avea un impact semnificativ asupra săptămânii de lucru.
Este important să ne amintim că pierderea a opt ore pe săptămână nu înseamnă că trebuie să pierzi nimic din munca ta. Dimpotrivă, trecerea la o săptămână de lucru de patru zile vă poate motiva echipa să muncească mai mult.
Productivitatea nu se referă întotdeauna la timpul de care dispuneți; este vorba despre cum folosești acel timp.