Selectarea instrumentului potrivit de management de proiect pentru tine și echipa ta poate fi o bătaie de cap, mai ales atunci când ai nevoie de mai multe locuri, dar nu ai buget. Dacă nu sunteți încă pregătit să investiți sau sunteți încă la vânătoare, puteți construi un panou funcțional de management al proiectelor în Foi de calcul Google între timp. Continuați să citiți pentru a afla cum.
Cartografiați tabloul dvs. de proiect în Foi de calcul Google
În primul rând, va trebui să determinați ce coloane veți folosi în tabloul dvs. Pentru a face acest lucru, faceți o listă cu informațiile de bază pe care va trebui să le transmiteți, cum ar fi Numele sarcinii, Data scadenței, Prioritatea, Stare și Note.
O coloană de proprietar va indica cine lucrează la sarcină dacă colaborați cu alții. Dacă mai multe persoane deleg în cadrul forumului, veți dori, de asemenea, să includeți o coloană care arată cine a atribuit-o.
Apoi, gândiți-vă la orice informație care este unică pentru fluxul dvs. de lucru. Scopul este de a crea o imagine de ansamblu rapidă a misiunilor pentru tine și colegii tăi. Câteva exemple sunt numerele de identificare a clientului, codurile de culoare, informațiile de contact, linkurile etc. Indiferent ce alegeți, asigurați-vă că îl veți folosi pentru majoritatea sarcinilor dvs., astfel încât coloana să nu fie doar un alt pas sau, mai rău, dezordine.
Cum se creează un consiliu de management de proiect în Foi de calcul Google
Foi de calcul Google facilitează crearea unui panou funcțional de gestionare a proiectelor. Iată pașii pe care trebuie să îi urmați:
1. Înghețați-vă rândul de sus
După ce aveți o listă cu coloanele pe care doriți să le includeți, introduceți-le în foaia de calcul din partea de sus și înghețați rândul în Foi de calcul Google astfel încât să rămână cu tine în timp ce derulezi. Pentru a face acest lucru:
- Evidențiați întregul rând.
- Mergi la Vedere în colțul din stânga sus.
- Selectați Îngheţa.
- Alege 1 rând.
2. Adăugați formatare la coloana dvs. de dată
Pentru ca adăugarea de date la forum să fie consecventă, puteți atribui formatare coloanei de termen limită. Pentru a face acest lucru:
- Selectați întreaga coloană.
- Mergi la Format în meniul de sus.
- Selectați Număr.
- Alege Data.
Nu trebuie să faceți nimic la coloana de sarcini și note - păstrați-le în format text. Pentru coloanele cu prioritate, stare și proprietar, un meniu derulant va fi util - puteți citi despre asta în secțiunea următoare.
3. Creați o coloană de stare funcțională în Foi de calcul Google
Cu software precum ClickUp și Asana, puteți seta rapid starea unei sarcini în câteva clicuri. Pentru a face acest lucru în Foi de calcul Google, puteți utiliza Data validarii pentru a crea un meniu cu mai multe cuvinte de selectat. Pentru a face acest lucru:
- Selectați celulele de sub titlu.
- Mergi la Date în partea de sus a ecranului dvs.
- Selectați Data validarii din meniu.
- Lângă Criterii, alege Listă de obiecte.
- În stânga, introduceți cuvintele pe care doriți să le includeți, separate prin virgulă.
- Lovit Salvați.
Puteți repeta aceiași pași pentru a insera un meniu drop-down în alte celule de sub titlu.
Acum, un meniu drop-down va apărea în celule. Cu celulele încă selectate, puteți adăuga formatare condiționată pentru a vă codifica stările de culoare. Pentru a face acest lucru:
- Mergi la Format în partea de sus a ecranului dvs.
- Selectați Formatarea condițională, iar un meniu lateral va apărea.
- Verificați de două ori dacă celulele dvs. evidențiate sunt selectate în Aplicați la interval cutie.
- Sub Reguli de format, dați clic pe meniul drop-down de mai jos Formatați celule dacă... și alegeți Textul conține.
- Introduceți starea în câmpul care apare dedesubt.
- Sub Stilul de formatare, schimbați culoarea fundalului sau a textului.
- Lovit Terminat.
- Repetați cu stările rămase.
După ce ați adăugat coduri de culoare la fiecare opțiune, faceți clic pe ele pentru a vă asigura că funcționează înainte de a copia și lipi meniul drop-down în întreaga coloană. Pentru a lipi, selectați coloana folosind litera din partea de sus și deselectați celula de titlu făcând clic pe ea în timp ce țineți apăsat CMD sau CTRL înainte de a o introduce.
4. Adăugați note la panoul de proiect în Foi de calcul Google
Folosind un panou de proiect ca acesta, puteți păstra totul într-un singur loc, inclusiv notele de activitate. Acest lucru înseamnă că puteți evita să verificați comunicările, documentele și hârtiile de pe birou pentru detalii. În plus, puteți elimina nevoia de a trimite notele de atribuire prin e-mail colegilor tăi.
Acestea fiind spuse, veți dori să vă păstrați notele ordonate pentru a preveni ca acestea să devină distractive sau contraproductive. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să le formatați:
- Faceți dublu clic într-o celulă pentru a edita textul din interior.
- Adăugați o întrerupere de linie folosind Opțiune + Enter pe Mac sau Ctrl + Enter pe Windows.
- Adăugați un marcator în fața textului dvs. apăsând Opțiune + 8 pe Mac sau Alt + 0149 pe Windows.
- Copiați și lipiți punctele marcante dacă doriți să le folosiți din nou. Foi de calcul Google nu le acceptă pe cele reale.
- liniuțele funcționează și ca puncte marcatoare pentru a ușura lucrurile.
- Setează-ți Împachetarea textului la Clamă, astfel încât să nu depășească limita celulei.
- Clipul va împiedica, de asemenea, celulele să devină prea lungi.
- Faceți dublu clic pe o celulă cu text tăiat pentru a vedea conținutul acesteia.
Alte lucruri de reținut atunci când creați un panou de proiect în Foi de calcul Google
Iată câteva alte lucruri care vă pot ajuta să vă gestionați panoul de proiect:
- Etichetează-ți colegii oriunde, inclusiv în coloana proprietarului, folosind simbolul @ urmat de numele sau e-mailul lor.
- Folosiți comentariile pentru a menține comunicarea în cadrul forumului dvs. separată de informațiile despre sarcină - doar adăugați unul în celula exactă despre care aveți o întrebare.
- Pentru a arhiva sarcinile finalizate, adăugați o foaie nouă făcând clic pe simbolul de adăugare din colțul din stânga jos al ecranului, apoi copiați și inserați sarcinile.
- Arhivarea sau ștergerea sarcinilor anterioare vă va asigura că aveți în față cele mai importante și actualizate informații – în plus, veți putea găsi lucrurile mai rapid.
- Dacă tu sau colegul tău de serviciu șterge sau suprascrie accidental ceva, poți utilizați istoricul versiunilor găsit în partea superioară a Foii de calcul Google pentru a reveni și a verifica sau a reveni la o salvare anterioară.
Organizați-vă proiectele cu Foi de calcul Google
Crearea unui panou de proiect în Foi de calcul Google este o soluție simplă, prietenoasă cu bugetul, pentru cei care doresc să urmărească sarcinile sau să colaboreze cu o echipă. Cu puțină planificare inițială și puțină muncă, puteți crea una care vă permite să adăugați informații în doar câteva clicuri.
Un avantaj suplimentar este că, dincolo de construirea șablonului, există mai puțină curbă de învățare pentru ca dvs. și colegii dvs. să îl întrețineți dacă ați folosit deja software pentru foi de calcul. În plus, puteți adăuga atât de multe sau cât de puține funcții doriți.
