Dacă ați aranjat vreodată un dulap, știți cât de simplu este să vă găsiți lucrurile după. Nu numai pentru că este mai puțin de trecut, ci pentru că ați eliminat tot ceea ce nu mai folosiți sau care nu face parte.
Același lucru este valabil și pentru instrumentele dvs. de management de proiect. Le folosești pentru a rămâne la curent cu sarcinile tale, dar uneori să le verifici sau între ele poate deveni contraproductivă.
Când practici minimalismul cu lucrurile tale, ești înconjurat doar de cele mai valoroase și preferate bunuri ale tale. Deci, de ce ar trebui să adoptați o abordare minimalistă a instrumentelor dvs. de management de proiect? Citiți mai departe pentru a afla.
Imaginează-ți asta: tu și colegii tăi folosiți ClickUp pentru a vă gestiona fluxul de lucru creativ, Asana pentru a trimite solicitări de proiecte și Notion pentru orice altceva. Deși știi unde să găsești sau să pui totul, trebuie să răsfoiești între instrumente pentru a ajunge acolo. Apoi sunt momentele în care o sarcină se află între ele. Nu îl puteți plasa într-adevăr în niciunul dintre programe, așa că alegeți unul și trebuie să vă amintiți unde este.
Dacă rămâneți cu un singur software pentru toate proiectele dvs., economisiți timp. Gândiți-vă cât de des vă conectați sau deconectați sau vă mutați între mai multe. Ca să nu mai vorbim de derularea pentru a afla doar informațiile de care aveți nevoie sunt în altă parte.
La prima vedere, ați putea crede că un singur software nu va răspunde tuturor nevoilor dvs., dar cele precum Notion, ClickUp și monday.com sunt foarte personalizabile. Primul pas în începerea cu orice software de management de proiect determină modul în care vrei să-l folosești. De acolo, puteți combina planificarea și creativitatea pentru a vă contura fluxurile de lucru și panourile de proiect.
Tu și echipa ta reușești. Listați cu atenție fiecare sarcină și asigurați-vă că includeți detalii. Dar de multe ori faceți clic pe sarcina greșită, iar paginile dvs. sunt atât de lungi încât deveniți nerăbdători în timp ce derulați.
Dacă considerați că plăcile dvs. de proiect sunt prea lungi sau aglomerate, există o soluție simplă. Indiferent dacă fiecare este responsabil pentru propriile sarcini sau dacă desemnați pe cineva să facă ordine, doriți să vă asigurați că rămâneți la curent cu întreținerea. Acest lucru înseamnă:
- Arhivarea sarcinilor finalizate.
- Ștergerea sarcinilor duplicate.
- Listează doar informații relevante.
- Rămâi cu articolele curente.
- Asigurați-vă că datele și notele sunt actualizate.
Dacă parcurgeți și faceți ordine în mod regulat, găsiți ceea ce aveți nevoie va fi ușor.
3. Mai puține funcții înseamnă mai puține elemente de gestionat
La evitați oboseala caracteristicilor atunci când utilizați software-ul de management de proiect, este important să înțelegeți bine ce doriți să faceți cu el, mai degrabă decât să lăsați clopotele și fluierele unui program să o facă pentru dvs. Un widget sau o integrare care pare utilă acum ar putea deveni pur și simplu un pas suplimentar în procesul dumneavoastră.
Privind modul în care atribuiți și gestionați deja sarcinile vă va ajuta să determinați care funcții sunt cele mai utile și care sunt doar zgomot. Este posibil să găsiți suficient de benefică utilizarea caracteristicilor de bază, cum ar fi listele software-ului, instrumentele de comunicare și mementourile.
Dacă rămâi doar cu cele mai utile funcții, aspectul tablei sau fluxul de lucru va fi, de asemenea, mai curat și mai ușor de navigat.
Mai puțin înseamnă mai multă productivitate și concentrare
Adoptarea unei abordări minimaliste a instrumentelor dvs. de management de proiect vă va ajuta să economisiți timp în localizarea a ceea ce aveți nevoie și veți avea în față cele mai relevante și actualizate informații. În plus, puteți vedea dintr-o privire unde vă aflați și timpul dvs.
Aceasta înseamnă să limitați numărul de instrumente pe care le utilizați, să păstrați o tablă ordonată cu informații actuale și să rămâneți numai cu funcțiile care vă avantajează.