Când trimiteți un fișier, este mai bine să îl trimiteți în cel puțin două formate pentru a vă asigura că receptorul îl poate deschide. Dacă ați creat o foaie de calcul Excel, ar trebui să adăugați un fișier PDF la acel e-mail, deoarece este unul dintre cele mai comune formate de fișiere.
Folosind instrumentele încorporate ale Excel, puteți salva foaia de calcul ca fișier PDF sau chiar o puteți partaja prin e-mail. De asemenea, puteți utiliza un instrument online pentru a vă converti fișierele Excel în PDF. În acest articol, vom arunca o privire atentă asupra fiecărei metode.
Pregătiți foaia de calcul
Când convertiți un fișier Excel într-un PDF, este posibil să aveți informații lipsă, celule goale inutile sau tabele cu aspect ciudat. Pentru a o evita, utilizați Aranjament în pagină instrumente pentru a seta zona de imprimare, a selecta orientarea paginii sau a adăuga întreruperi de pagină.
Dacă intenționați să trimiteți fișierul unui coleg, ar putea merita să vă luați timp și organizați-vă foile de calcul Excel, astfel încât veți avea PDF-uri frumos.
1. Salvați fișierul ca PDF
Dacă doriți să convertiți un fișier Excel într-un PDF, aceasta este cea mai ușoară metodă pe care o puteți utiliza. În Excel, deschideți Fişier meniu, faceți clic Salvează cași selectați o locație. Deschideți meniul derulant și selectați PDF(*.pdf) opțiune. Apoi apasa Salvați.
În fereastra Salvare ca, faceți clic pe Opțiuni buton. Puteți selecta dacă doriți să salvați doar foaia activă sau întregul registru de lucru, intervalul de pagini și ce informații ar trebui să includă Excel la salvarea fișierului.
Notă: Înainte de a salva fișierul, eliminați orice rânduri goale din foaia de calcul Excel, deoarece poate strica aspectul general al fișierului PDF.
2. Exportați foaia de calcul ca PDF
Această opțiune este similară cu prima, deoarece puteți exporta fișierul ca PDF utilizând instrumentele Excel. Din bara de instrumente, deschideți Fişier fila. Apoi, selectați Export și faceți clic Creați document PDF/XPS. După ce ați selectat locația fișierului, faceți clic Publica, iar Excel va transforma foaia de calcul într-un fișier PDF.
Dacă deseori trebuie să salvați foile de calcul Excel ca PDF, puteți adăuga Publicați ca PDF sau XPS comandă în bara de instrumente. Iată cum o poți face:
- Mergi la Fișier > Opțiuni.
- În panoul din stânga, selectați Personalizați bara de instrumente cu acces rapid.
- A stabilit Alegeți comanda din la Toate comenzile.
- Din lista de comenzi, selectați Publicați ca PDF sau XPS și faceți clic Adăuga.
- Clic O.K pentru a adăuga comanda.
3. Partajați fișierul ca PDF
Excel vă permite, de asemenea, să partajați foaia de calcul ca PDF fără a fi nevoie să o salvați pe computer. Selectează Fişier filă și faceți clic Acțiune.
Pentru a încărca fișierul în contul dvs. OneDrive, faceți clic Distribuie oamenilor. Atâta timp cât ți-ai configurat contul OneDrive și nu ești epuizează stocarea, nu ar trebui să aveți probleme la partajarea fișierului. Dacă doriți să-l trimiteți prin e-mail, faceți clic pe E-mail butonul și selectați Trimiteți ca PDF.
Rețineți că puteți utiliza Trimiteți ca PDF opțiune dacă v-ați conectat contul Outlook.
4. Utilizați un convertor online
Dacă utilizați un computer care nu a instalat pachetul Office, puteți utiliza un instrument online pentru a converti foaia de calcul Excel într-un fișier PDF. Vă recomandăm să utilizați Cleverpdf.com.
Pentru a converti fișierul, faceți clic pe butonul Excel în PDF tile, încărcați foaia de calcul și faceți clic Începeți conversia. După ce ați terminat, puteți descărca PDF-ul pe computer.
Cea mai bună parte despre Cleverpdf este că îl puteți folosi pentru mult mai mult, deoarece are peste 40 de convertoare gratuite bine organizate.
Convertiți fișierele Excel în PDF în cel mai scurt timp
Acum știți cum puteți converti fișierele Excel în PDF. Deși nu este dificil de învățat, devine mult mai dificil atunci când unul dintre colegii tăi solicită un PDF și trebuie să găsești rapid instrucțiuni precise online.
Dacă doriți să vă îmbunătățiți cunoștințele Excel, există mai multe site-uri web și cursuri gratuite pe care le puteți folosi pentru a deveni un maestru al foii de calcul.