Foi de calcul Google este o alternativă excelentă dacă nu doriți să plătiți pentru Microsoft Excel. Foi de calcul Google este un program pentru foi de calcul care vine gratuit cu suita Google Docs Editor. Spre deosebire de Excel, Google Sheets este, de asemenea, bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că puteți partaja foile de calcul cu oricine și puteți lucra la ele în colaborare simultan.
Una dintre cele mai populare utilizări ale Google Sheets este ca instrument de management al proiectelor, dar Google Sheets nu are opțiunea de a crea o diagramă Gantt în Editorul său de diagrame. Cu toate acestea, există soluții pentru a face acest lucru pentru a vă ajuta să vă urmăriți proiectele. Vă vom arăta cum.
Când să utilizați o diagramă Gantt
Diagramele Gantt sunt folosite de managerii de proiect în aproape toate cele mai populare metodologii de management de proiect. Deși sunt în esență diagrame cu bare orizontale, diagramele Gantt sunt o modalitate excelentă de a vizualiza progresul și sunt de obicei folosite pentru a împărți proiectele mari în bucăți mai ușor de gestionat.
Diagramele Gantt sunt, de asemenea, utile dacă proiectul dvs. necesită să raportați anumite repere sau dacă proiectul dvs. implică o mulțime de oameni.
Cum să faci o diagramă Gantt în Foi de calcul Google
Din păcate, nu există un buton pe care să îl poți apăsa în Foi de calcul Google care să facă o diagramă Gantt pentru tine, dar asta nu ar trebui să te împiedice să construirea unui panou funcțional de gestionare a proiectelor în Foi de calcul Google. Dacă doriți să faceți o diagramă Gantt în Foi de calcul, există două moduri de a proceda.
1. Modul simplu de a crea o diagramă Gantt în foi de calcul — Șabloane
Cel mai simplu mod de a crea o diagramă Gantt în Foi de calcul Google este cu un șablon gata făcut. Șabloanele fac cea mai mare parte din munca grea pentru dvs., astfel încât să vă puteți concentra pe rafinarea diagramei Gantt, mai degrabă decât să o construiți de la zero.
Puteți găsi un șablon de diagramă Gantt pe Google Drive creând o nouă foaie Google dintr-un șablon. Pentru a face acest lucru, deschideți Google Drive și selectați + Nou, apoi selectați Foaia de calcul Google, apoi selectați Dintr-un șablon.
Acest lucru va deschide Galerie de șabloane. În interiorul Galerie de șabloane, derulați în jos la secțiunea intitulată Management de proiect, și veți găsi un șablon intitulat Diagrama Gantt de la Smartsheet.
Dacă șablonul Smartsheet de mai sus nu se afișează pentru dvs. sau pare puțin copleșitor, atunci dă acest șablon gratuit de diagramă Gantt de la Forbes Advisor o incercare. Este mult mai de bază, dar vă va economisi mult timp.
2. Realizarea unei diagrame Gantt de la zero în Foi de calcul Google
Dacă nu doriți să utilizați un șablon pentru a realiza o diagramă Gantt în Foi de calcul Google, atunci puteți crea unul de la zero. Iată cum puteți crea o diagramă Gantt folosind o diagramă cu bare stivuite în Foi de calcul Google.
Introduceți datele proiectului pe o nouă foaie Google. Acesta va trebui să includă numele fiecărei sarcini și datele de început și de sfârșit.
În continuare, va trebui să stabiliți durata fiecărei sarcini. Pentru a ușura calcularea duratei fiecărei sarcini, utilizați o formulă de bază Google Sheet. O formulă va asigura, de asemenea, că orice modificări aduse datelor de început și de sfârșit ale sarcinilor dvs. vor fi reflectate în diagrama Gantt finală.
Utilizați această formulă pentru a calcula durata fiecărei sarcini: Data de încheiere – Data de începere = Durată.
De exemplu, dacă data de început este în coloana B rândul trei și data de încheiere este în coloana C rândul trei, veți folosi formula: =sumă (C3-B3). Trebuie să scrieți această formulă o singură dată și apoi o puteți trage folosind caseta albastră mică din colț. Aceasta va aplica formula tuturor datelor selectate.
Dacă te lupți cu elementele de bază ale foilor Google, consultați câteva dintre celelalte tutoriale ale noastre.
Apoi, trebuie să creați un grafic cu bare stivuite. Pentru a face acest lucru, este util să fi creat un al doilea tabel cu numele sarcinilor dvs., ziua în care încep și durata lor.
Evidențiați al doilea tabel cu numele sarcinilor dvs., ziua de început și durata, apoi selectați Introduce, și apoi Diagramă. Dacă Foi de calcul Google nu a selectat automat un grafic cu bare stivuite, puteți schimba manual tipul diagramei.
În acest moment, aveți o diagramă cu bare stivuite, dar după cum puteți vedea, nu arată ca o diagramă Gantt. Pentru ca această diagramă cu bare să arate și să se simtă mai mult ca o diagramă Gantt, trebuie să faceți câteva modificări setărilor diagramei.
În primul rând, trebuie să eliminați partea albastră a barelor stivuite, care reprezintă ziua de început pentru fiecare sarcină. Pentru a face acest lucru, dublu click diagrama pentru a deschide Editor de diagrame apoi faceți clic pe partea albastră a graficului.
Aceasta va deschide Setări de serie. Nu puteți șterge cu totul barele albastre, dar le puteți face invizibile modificându-le opacitatea de la 100% la 0%.
Acum, nu le puteți vedea, dar încă păstrează părțile roșii importante ale diagramei cu bare acolo unde trebuie să fie.
Apoi, trebuie să eliminați legenda din diagramă. Faceți clic pe etichetele din partea de sus a diagramei și apoi schimbați-le poziția de sus în nici unul. De asemenea, puteți șterge legenda atingând șterge butonul de pe tastatură.
În cele din urmă, dați diagramei Gantt un titlu după dublu clic titlul existent și efectuarea modificărilor dvs. De asemenea, puteți șterge titlul axei făcând clic pe el și apoi atingând șterge pe tastatura ta.
Dacă nu sunteți un fan al roșului, atunci schimbați culoarea barelor roșii prin făcând clic unul dintre ele și apoi selectând unul nou Culoare de umplere.
Acum aveți o diagramă Gantt care se va actualiza automat atunci când modificați data de începere sau de sfârșit a oricărei sarcini.
Gestionarea proiectelor în Foi de calcul Google
Acum știi cum să faci o diagramă Gantt în Foi de calcul Google. Indiferent dacă alegeți să utilizați un șablon sau să realizați o diagramă Gantt de la zero, acum sunteți gata să gestionați un proiect folosind Foi de calcul.
Instrumentele de management de proiect precum Asana pot crea diagrame Gantt pentru dvs., dar sunt și programe plătite. Foi de calcul Google este complet gratuit, așa că merită să învățați cum să gestionați un proiect în Google Drive dacă nu aveți un buget mare pentru software-ul de management al proiectelor.