Munca hibridă a devenit mai populară în secolul 21 și are mai multe beneficii. Echipele pot continua colaborarea personală, în timp ce angajații pot economisi bani în călătorii și pot suporta mai puțin timp naveta. Cu toate acestea, punerea în aplicare a sistemelor potrivite este crucială pentru a reuși pe termen lung.
Mulți oameni din întreaga lume folosesc Google Calendar pentru a-și gestiona ziua de lucru și aveți o mulțime de opțiuni atunci când îl configurați pentru munca hibridă. Acest articol vă va arăta cum să operați mai eficient în mai multe locații.
1. Partajarea locației și orelor de lucru
Una dintre cele mai ușoare modalități de a colabora pentru lucru hibrid prin Google Calendar este partajarea locației și orelor de lucru. Când tu și echipa ta ai făcut asta, îți va fi mai ușor să aranjezi întâlniri, să înțelegi de ce oamenii nu au răspuns și multe altele.
Dacă doriți să împărtășiți orele de lucru pentru care sunteți online, puteți pur și simplu să adăugați o notă pe cardul dvs. Google. Aici puteți adăuga și fusul orar. Puteți, de asemenea, să vă împărtășiți orele de lucru mergând la dvs Setări și partajare > Program de lucru. Bifați caseta Activați orele de lucru și personalizați-vă programul de lucru pentru fiecare zi.
O altă modalitate de a vă partaja fusul orar în Google Calendar este prin selectarea calendarului la care lucrați dvs. și echipa dvs. Accesați Setări și partajare înainte de a alege locul în care vă aflați sub Fus orar secțiune.
2. Utilizarea timpului de focalizare în Google Calendar
Dacă utilizați un iPhone, probabil că sunteți familiarizat cu modurile de focalizare. Pe scurt, le puteți folosi pentru a limita notificările și alte lucruri care v-ar putea face să vă pierdeți munca. Munca hibridă poate duce la o mulțime de oameni care încearcă să vă contacteze atunci când ar trebui să vă concentrați intens asupra unei sarcini, iar Google Calendar are un instrument care vă ajută să rezolvați această problemă.
Funcția de timp de focalizare din Google Calendar vă permite să vă dedicați timp pentru muncă și, de asemenea, puteți alege dacă doriți să spuneți automat nu întâlnirilor la care vă invită alte persoane. Rețineți că doar unele planuri vor permite accesul la funcția de focalizare. Puteți verifica creând un eveniment nou și văzând dacă observați o opțiune care vă permite să faceți acest lucru.
3. Urmăriți calendarele tuturor
Te-ai invitat vreodată pe cineva la un eveniment important, doar pentru ca tu să ai deja altceva în calendar? Dacă da, vei ști cât de enervant poate fi. Vestea bună este că, cu Google Calendar, puteți limita această problemă atunci când lucrați la un model hibrid.
O modalitate de a opri ciocnirile la timpul întâlnirii este să știi când toată lumea este disponibilă. Când creați un eveniment nou, accesați Întâlni cu… opțiunea din partea stângă și introduceți numele persoanelor pe care doriți să le invitați.
Ar trebui să puteți vedea calendarele persoanelor pe care le invitați. Cu toate acestea, este posibil ca unii utilizatori să nu le fi împărtășit pe ale lor – și, dacă acesta este cazul, ar trebui să încercați să vă asigurați că o schimbă (s-ar putea să fie necesar să-și actualizați planurile de abonament Google Workspace).
4. Utilizați integrări de la terți
Atunci când echipa dvs. adoptă un model de lucru hibrid, ar trebui să eliminați cât mai multe bariere în calea colaborării. Vestea bună este că Google Calendar are mai multe integrări terță parte, iar acestea vă pot ajuta să utilizați mai multe dintre aplicațiile preferate împreună. Cu Google, puteți integra instrumente de comunicare precum Zoom și alte aplicații utile, cum ar fi Memento de întâlnire.
Pentru a integra aplicații terță parte cu Google Calendar, accesați + pictograma din partea dreaptă a ecranului. Apoi, căutați sau selectați aplicațiile pe care doriți să le utilizați. Apoi puteți alege Instalare administrator sau Instalare individuală, care se potrivește nevoilor dvs.
5. Țineți cont de sărbătorile legale ale altor țări
Ca parte a modelului dvs. hibrid, este posibil să aveți membri ai echipei care lucrează în diferite țări. Și dacă operați peste diferite granițe, este important să rețineți că întreaga lume nu rulează în același program.
Dacă încercați să aranjați întâlniri, asigurați-vă că aceste evenimente nu se confruntă cu alte sărbători. De exemplu, în timp ce Marea Britanie nu își ia concediul pentru 4 iulie, SUA o face. Îți poți întreba membrii echipei, dar vei găsi și o mulțime de locuri online; tip „[țara] sărbători legale [an]”, și ar trebui să puteți găsi o listă.
6. Limitați numărul de întâlniri pe care le aveți
Dacă ați avut vreodată un job de 9-5 pentru o perioadă lungă de timp, probabil veți ști cât de inutile sunt multe întâlniri. Și dacă nu intrați cu un plan adecvat, puteți cădea rapid într-o capcană în care echipa dvs. poartă discuții despre ultima întâlnire.
Înainte de a programa o întâlnire, întreabă dacă este necesar să organizezi una. De cele mai multe ori, poți trimite un mesaj prin Slack sau trimiteți un e-mail membrilor echipei dvs. Dacă trebuie să organizați o întâlnire, aveți o listă clară de puncte de discuție și mențineți-o cât mai scurtă posibil.
7. Utilizați funcția Sarcină din Google Calendar pentru termene limită
A nu fi constant în aceeași cameră cu colegii tăi poate fi o binecuvântare. De exemplu, vă puteți concentra adesea pe îndeplinirea sarcinilor care necesită un efort cognitiv semnificativ, fără să vă faceți griji că alții vă vor distrage atenția. Cu toate acestea, poate provoca și probleme.
O problemă este că s-ar putea să uiți termene limită importante. Cu toate acestea, puteți utiliza Google Calendar pentru a atenua această problemă. Urmărirea termenelor limită este ușoară; poti sa te duci la Creare > Sarcină și introduceți tot ce trebuie să completați. După ce faceți asta, alegeți data până la care scade.
Pe lângă Google Calendar, puteți utilizați instrumente precum Todoist și Microsoft To Do în scopuri similare.
8. Blocați timpul în care veți lucra la sarcini importante
Unul dintre beneficiile muncii hibride este că ai mai multă flexibilitate în ceea ce privește programul tău. Conceptul de „muncă profundă” este din cartea lui Cal Newport pe această temă, iar una dintre componentele de bază implică lucrul la sarcini dificile pentru perioade în fiecare zi, fără distrageri.
Munca profundă nu este ceva ce vă puteți aștepta să faceți pentru o zi de opt ore, dar programarea buzunarelor pentru sarcini intensive este o idee bună. Poti sa te duci la Creare > Sarcină pentru a rezerva timp pentru finalizarea proiectelor și, de asemenea, puteți decide dacă doriți să configurați sarcini repetitive.
Blocarea timpului este dificilă la început și vă recomandăm să consultați sfaturile noastre de top pentru blocarea timpului să te ajute.
Google Calendar: un însoțitor util pentru eforturile dvs. de lucru hibride
Munca hibridă poate beneficia atât de angajatori, cât și de angajați. Când este făcut corect, puteți promova un mediu de membri ai echipei care pot colabora și inova, oferind în același timp mai multă libertate oamenilor. Având mai mult control asupra programului lor, este posibil să observați că membrii echipei sunt mai productivi.
Google Calendar poate rezolva multe probleme care decurg din modelele de lucru hibride, cum ar fi transparența și comunicarea limitate. Încercați aceste sfaturi și vedeți dacă funcționează pentru dvs.
