Este atât de simplu, dar atât de puternic.

Atunci când procesează loturi mari de date, puține funcții Excel sunt la fel de versatile precum funcția SUBSTITUTE. Din păcate, este tragic adesea trecută cu vederea în favoarea unor soluții mult mai complicate la ceea ce sunt adesea probleme simple.

Funcția SUBSTITUTE este o modalitate rapidă și curată de a igieniza datele, de a adăuga detalii la rapoarte și de a crea comunicări simple prin formulare. Stăpânirea acestei funcții și înțelegerea utilizării acesteia o fac un instrument de neînlocuit și ușor de utilizat pentru analiza seturi de date mari.

1. Crearea de comunicații de formular cu funcția de SUBSTITUT a Excel

Funcția SUBSTITUTE din Excel facilitează schimbarea rapidă și ușoară a marcatorilor prespecificați pe o bucată de text preformatat. Acest lucru permite utilizatorilor să creeze cu ușurință comunicări prin formular, schimbând informațiile care se modifică cu fiecare iterație.

Puteți plasa un șablon într-o celulă dintr-o foaie de calcul, apoi puteți introduce o listă de destinatari pe o altă foaie de calcul. Apoi, înlănțuiți funcțiile SUBSTITUTE pe o altă celulă pentru a adăuga detaliile pentru fiecare destinatar.

Rețineți că puteți cuibărește mai mult de un SUBSTITUT unul în celălalt:

=ÎNLOCUIT(ÎNLOCUIT(ÎNLOCUIT(ÎNLOCUIT(ÎNLOCUIT(ÎNLOCUIT(Șablon!$A$1, „{ cardlastfour }”, F2), „{ billingtotal }”, E2), "{ tipul cardului }", D2), "{ Data de încheiere }", TEXT(C2, „mmm dd, aaaa”)), „{lname}”, B2), „{fname}”, A2)

Dacă aveți prea multe câmpuri care se schimbă, puteți împărți întreaga scrisoare în paragrafe și le puteți modifica pe rând. În ultima celulă a rândului, concatenează toate aceste paragrafe într-o singură literă.

E-mailurile generate automat sunt o modalitate fantastică de a ajunge rapid și ușor la o listă de clienți, de a crea corespondență de marketing personalizată sau de a genera scrisori de intenție personalizate.

Puteți împărți mesajele mai lungi în paragrafe sau propoziții unice pentru a evita formulele SUBSTITUTE prea complexe. Puteți folosi chiar și condiționale pentru personalizare suplimentară, cum ar fi schimbarea diferitelor liste de competențe pe o scrisoare de intenție, în funcție de tipul de job pentru care aplicați.

2. Utilizarea funcției EXCEL de SUPLIMENTARE pentru a genera rapoarte

Nu numai că funcția SUBSTITUTE este la îndemână pentru inserarea informațiilor de bază în câmpuri preformatate, dar poate și injecta calcule complexe în rapoartele prefabricate. Calculele prin injectare vă permit utilizați Excel pentru a crea un tablou de bord care furnizează informații vizuale și furnizează observații personalizate bazate pe date.

Combinarea SUBSTITUTE pentru a pre-genera blocuri de text și condiționale, cum ar fi funcția IF, vă permite să creați rapoarte mai detaliate.

În exemplul de mai sus, puteți vedea că două paragrafe separate sunt create folosind unele informații dintr-un raport. O funcție condiționată poate determina apoi care dintre cele două paragrafe este potrivit pentru a fi afișat cititorilor raportului.

Primul paragraf este creat folosind această formulă:

=IF(A2>B2, SUBSTITUTE(Șabloane!$A$3, „{ procent de creștere }”, (ROUND (B2 / A2, 2) * 100) - 100 și "%"), ÎNLOCUIT(Șabloane!$A$4, „{ reducepercent }”, 100 - (ROUND (A2 / B2, 2)) * 100 și "%"))

Asocierea mai multor funcții SUBSTITUTE înlănțuite cu condiționale vă poate ajuta să creați tablouri de bord și rapoarte mai perspicace. Calculele pot fi efectuate chiar și direct în funcțiile SUBSTITUTE pentru a vă asigura că prezentați doar cele mai relevante informații cititorilor dvs.

3. Dezinfectarea datelor Excel pentru stocare utilizând funcția SUBSTITUTE a Excel

Când vine vorba de stocarea pe termen lung a datelor, puține considerații sunt la fel de cruciale precum igienizarea. Păstrarea datelor de gunoi de la poluarea sau deteriorarea unui set de date este esențială pentru a preveni erorile viitoare pe care nu le puteți înțelege.

Acest lucru poate însemna orice, de la ștergerea caracterelor ilegale dintr-un set de date până la asigurarea faptului că cuvintele cheie rezervate sunt tratate mai degrabă ca text decât ca comenzi. Indiferent de ce trebuie să faceți pentru a vă proteja bazele de date amenințări precum injecția SQL iar datele dvs. pot fi utilizabile, funcția de SUBSTITUT a Excel vă poate ajuta.

De exemplu, putem pregăti o listă de răspunsuri ale utilizatorilor la un sondaj pentru inserarea într-o bază de date SQL. Datele nevalidate pot conține o varietate de caractere ilegale care pot cauza probleme mai jos, dacă nu sunt eliminate:

=ÎNLOCUIT(A2:A4, "'", '\'")

Funcția de mai sus reprezintă un pas simplist, dar necesar în pregătirea datelor pentru stocare. Această funcție examinează fiecare răspuns din coloana B pentru un singur citat. Dacă este prezent, personajul are o bară oblică inversă atașată înainte. Adăugarea de bare oblice inverse vă ajută să vă asigurați că caracterele rezervate nu vor interfera cu interogarea utilizată pentru inserarea datelor în DB.

Dacă caracterul sau șirul pe care îl căutați trebuie eliminat cu totul, funcția SUBSTITUTE este în continuare utilă:

=ÎNLOCUIT(B2:B20, "$", "")

Folosirea unui șir gol pentru al treilea argument va elimina în întregime caracterele specificate din celulă. Cu funcția SUBSTITUTE, puteți elimina un anumit text pentru a elimina complet caracterele potențial dăunătoare din datele dvs.

4. Asigurarea formatării corecte a datelor cu funcția de SUBSTITUT a Excel

O problemă potențială la colectarea datelor este posibilitatea de a primi informații incorecte. Atunci când utilizatorii introduc informații într-un formular cu răspuns liber, aceasta poate duce la informații incorecte de raportare. Datele inexacte pot fi la fel de simple ca o greșeală de ortografie obișnuită sau la fel de complexe ca o ecuație care are un format greșit.

Funcția SUBSTITUTE din Excel este modalitatea perfectă de a împiedica erorile simple să cauzeze raportarea incorectă a datelor. Atunci când se analizează rezultatele produse de o anumită sursă, eliminarea inexactităților cunoscute poate ajuta la obținerea unor rezultate mai precise:

=ÎNLOCUIT(A2, „CompanyName Inc.”, „Nume companie Inc.”)

Exemplul de mai sus arată cum o funcție SUBSTITUTE poate elimina o greșeală simplă de scriere dintr-o listă de recenzii de produse. Înlocuirea unei greșeli de ortografie obișnuite poate asigura că o mențiune a unei mărci sau a unei companii nu este trecută cu vederea atunci când examinăm datele la o dată ulterioară.

Utilizarea funcției SUBSTITUTE pentru a înlocui erorile potențiale cunoscute cu informațiile corecte se poate prinde problemele din setul dvs. de date înainte ca acestea să devină probleme, ajutându-vă să evitați greșelile dacă doriți să îl utilizați foaie de calcul pentru profilarea datelor în viitor.

Funcția SUBSTITUT a Excel: simplă, dar funcțională

În timp ce funcția SUBSTITUTE poate fi relativ simplă, este o formulă extrem de utilă. Înlocuirea textului în blocuri preformatate, ajutând la generarea de rapoarte, igienizarea datelor și eliminarea informațiilor potențiale despre probleme dintr-un set de date doar zgârie suprafața.

Utilizarea calculelor din SUBSTITUTE și împerecherea acestora cu formule condiționale ajută la extinderea capacităților acestuia. Poate extinde tablourile de bord și rapoartele de la prezentarea datelor vizuale până la furnizarea de analize complexe generate automat.

Combinarea acestei funcții cu alte formule și tehnici poate crea un tablou de bord care rivalizează cu instrumentele de bază de date dedicate. Deci, cunoașterea și înțelegerea funcției SUBSTITUTE a Excel este imperativă dacă sunteți analist de date, inginer sau lucrați cu seturi masive de date.