Dezordinea digitală se manifestă în moduri diferite, inclusiv desktopuri dezorganizate, e-mailuri nedeschise, fișiere prost etichetate și căsuțe primite încărcate. Ele provin dintr-o viață virtuală dezordonată.
Dacă aveți tendința de a întârzia organizarea fișierelor, este timpul să vă schimbați obiceiul prost. Îngreunează productivitatea. Iată câteva moduri în care dezordinea digitală vă încetinește fluxul de lucru, provoacă stres inutil și vă distrage atenția de la responsabilitățile dvs.
1. Sortarea prin fișiere dezorganizate pierde timp
Sistemele de fișiere digitale dezorganizate sunt cauzate de obiceiuri proaste. Majoritatea utilizatorilor trimit diverse fișiere pe desktop-uri, descărcări sau foldere de documente la întâmplare. În timp ce ai câteva documente deplasate inițial pare ușor de gestionat, acestea s-ar putea acumula rapid dacă neglijezi gestionarea adecvată.
Amintiți-vă: optarea pentru confort pe termen scurt creează blocaje pe termen lung. Pe măsură ce dezordinea vă aglomerează folderele, localizarea anumitor fișiere va dura treptat mai mult timp. Luați ca exemplu fotografia de mai sus. Niciunul dintre fișierele din acel folder nu a fost numit; ar trebui să-l cercetezi pe fiecare înainte de a găsi ceea ce ai nevoie.
Pentru a corecta acest obicei prost, organizarea dosarelor de practică. Asigurați-vă că fiecare fotografie, videoclip sau document pe care îl salvați ajunge direct în folderul corespunzător. Nu mai trimiteți-le la descărcări sau foldere de pe desktop în mod implicit.
2. Dezordinea distrag atenția
Lăsarea fișierelor în folderele de salvare implicite vă aglomera ecranul. Dacă nu specificați o nouă destinație, aceștia vor continua să vă completeze descărcările, documentele sau dosarele de pe desktop. Ele ar putea ocupa întregul ecran dacă nu ești atent.
Nu numai că acest tip de dezordine arată groaznic, dar provoacă și supraîncărcare vizuală. Mintea ta lucrează mai mult pentru a procesa diverse informații. În consecință, stresul cognitiv adăugat se va simți copleșitor, vă va împiedica să performați cel mai bine și vă va perturba trenul de gândire.
Cea mai bună soluție este să dezvolta convenții de denumire a fișierelor (FNC). Etichetați fișierele în funcție de scopul lor. În mod ideal, FNC-ul dvs. ar trebui să-și ilustreze conținutul, funcția, autorul și relevanța proiectului - grupați activele pe baza elementelor comune.
3. Acumularea de programe software neutilizate împiedică viteza dispozitivului
Nativii digitali au nevoie de mai multe programe software de lucru și personale. The Afacerea aplicațiilor raportează că utilizatorii globali au descărcat 143 de miliarde de aplicații în 2021. Este obișnuit să încercați mai multe instrumente în mod regulat.
În ciuda numărului mare de descărcări, majoritatea aplicațiilor sunt abandonate. Statista spune că 25% sunt folosite o singură dată. Parcurgeți folderul de descărcare - veți găsi programe pe care le-ați uitat deja. Poate a trebuit să testați un nou instrument pentru muncă sau poate că un joc la modă v-a stârnit curiozitatea.
Păstrarea aplicațiilor vechi la îndemână poate părea convenabilă, dar încetinește semnificativ dispozitivele. Instalarea programelor ocupă spațiu pe disc. Ele vor consuma în continuare putere de procesare chiar dacă nu le rulați des.
Cel mai bine este să nu mai acumulați programe neutilizate. Dacă nu vă vedeți că utilizați în mod repetat ceva descărcat, ștergeți-l. Doar reinstalați aplicațiile șterse după cum este necesar.
4. Activele dezorganizate încetinesc urmărirea sarcinilor
Utilizatorii tind să adopte prea repede aplicațiile de lucru. Un raport din 2021 de Okta, Inc. arată că 10% dintre angajatorii din SUA folosesc peste 199 de instrumente de lucru. Da, fiecare program aduce beneficii specifice. Dar includerea prea multor în rutina zilnică vă încetinește fluxul de lucru—comutarea între platforme pierde timp.
Folosiți doar cele de care aveți nevoie. Construirea și întreținerea mai multor sisteme cauzează stres cognitiv inutil. În timp ce comutarea între file durează câteva secunde, absorbția de informații noi necesită cel puțin câteva minute. Veți avea probleme să vă mențineți concentrarea dacă continuați să sari între sarcini.
Pentru a eficientiza procesele de afaceri, investiți într-o platformă care combină toate instrumentele dvs. de lucru. De exemplu, ai putea obține instrumente de management de proiect. Vă permit să atribuiți sarcini, să urmăriți progresul proiectului, să faceți anunțuri la nivel de companie și să trimiteți mesaje private de pe o singură platformă.
5. A avea mai multe conturi cu date de conectare diferite este confuz
Este obișnuit să aveți mai multe conturi în zilele noastre. Având în vedere diferitele platforme de socializare, instrumente de lucru, sisteme de management de proiect, buletine informative și furnizori de servicii de corespondență disponibile, ați putea avea cu ușurință o duzină de profiluri.
Din păcate, urmărirea mai multor acreditări de conectare este o provocare. Mulți doar stabilesc cuvinte scurte, din dicționar, pe care le pot aminti cu ușurință ca parole. Avast chiar raportează că 83% dintre americani reciclează parolele slabe în conturile personale și profesionale. Deși memorabile, sunt și nesiguri. Un hacker calificat ar putea ocoli rapid combinațiile obișnuite prin metode de hacking cu forță brută.
Vă rugăm să alegeți șiruri alfanumerice lungi ca parole. Dacă întâmpinați probleme în a le memora, investiți într-un manager de parole sigur și de încredere care completează automat paginile de conectare.
6. Păstrarea documentelor confidențiale vechi vă expune riscului de furt de identitate
În afară de aglomerarea desktopului, fișierele dezorganizate vă compromit securitatea. Documentele de la agențiile guvernamentale, angajatori, parteneri de afaceri, instituții de sănătate și bănci comerciale conțin confidențialitate informații de identificare personală (PII).
Rețineți că infractorii pot comite diferite tipuri de fraudă cu aceste date personale. În cazul în care identificatorii direcți, cum ar fi SSN-ul dvs., numele legal complet și informațiile despre angajator, ar cădea în mâinile lor, nimic nu i-ar împiedica să vă fure identitatea. Ar putea chiar să obțină împrumuturi masive fără știrea ta.
Ca regulă generală, luați măsuri suplimentare pentru protejarea fișierelor confidențiale. Criptați folderele, evitați trimiterea de date personale prin e-mail și ștergeți definitiv documentele vechi cu dispozitivele de distrugere a fișierelor.
7. Supraîncărcarea de informații provoacă stres
Multitaskerii deschid adesea zeci de file simultan. Ei preiau simultan sarcini diferite pentru a termina mai multă muncă, dar în mod ironic, schimbarea contextului nu face decât să distrugă productivitatea. The American Psychology of Association spune că stresul cognitiv de a absorbi prea multe informații și de a sări între sarcini te face ineficient. Veți lucra mai puțin la sfârșitul zilei de lucru.
Nu vă supraîncărcați creierul cu date. Mintea ta va rătăci dacă vei continua să vezi sarcini aleatorii. Într-un minut termini un articol pentru serviciu, iar în următorul minut parcurgeți fără minte rețetele de cină.
În loc să lăsați deschise diverse documente, fișiere și liste de activități, minimizați-le și stivuiți-le până când aveți nevoie de ele. Concentrați-vă doar pe sarcina pe care o aveți la îndemână. Ai nevoie de pace și libertate intra într-o stare de flux creativă, productivă.
Minimalism digital și evaluări sporite de productivitate
Un spațiu digital aglomerat este la fel de dăunător ca un birou dezordonat. În timp ce organizarea fișierelor virtuale poate suna plictisitoare, parcurgerea sutelor de fișiere, e-mailuri și foldere va risipi mult mai multă energie. Pentru a deveni eficient, asigurați-vă că puteți naviga fără probleme în sistemele dvs. digitale.
De asemenea, rețineți că dezordinea merge dincolo de organizarea fișierelor. În loc să vă aranjați folderele la fiecare câteva luni, încorporați practicile de minimalism digital în viața de zi cu zi. Fă-ți obiceiul de a menține un spațiu virtual curat.