Nu trimite niciodată e-mailuri prost construite. Nu numai că structurile teribile încurcă mesajul, dar le oferă destinatarilor o impresie negativă asupra eticii și profesionalismului tău în muncă. Bune abilități de comunicare sunt esențiale în orice industrie.
Pentru a evita greșelile, corectează-ți proiectele. Corectați aceste practici proaste și erori de obicei trecute cu vederea, care fac e-mailurile neprofesionale.
1. Linii de subiect spam
Specialiştii în marketing cred că vânzările-y liniile de subiect crește ratele de deschidere a e-mailului; din păcate, ele dau rezultate opuse. Destinatarii tind să ignore e-mailurile prea promoționale. Dacă nu te cunosc deja, nu au nicio obligație să verifice mesajul tău.
În loc să fii vânzător, fii captivant. Compune linii de subiect care captează atenția cuprinzând cuvinte descriptive, care provoacă gânduri. Stârnește curiozitatea cititorilor tăi. Puteți folosi întrebări și propuneri deschise - asigurați-vă doar că sunt relevante pentru mesajul dvs. În caz contrar, destinatarii ar putea să vă blocheze pentru că abuzați de subiecte clickbait.
2. Glume și remarci pline de spirit
Gândește-te de două ori înainte de a introduce glume în e-mailurile de la serviciu. În timp ce împărtășirea unui râs te poate ajuta să construiești o relație în unele cazuri, adesea face mai mult rău decât bine. Glumele sunt greu de livrat prin e-mail. Chiar și jocurile de cuvinte ușoare ar putea fi considerate sarcastice sau ofensatoare dacă cititorul te înțelege greșit.
Ca regulă generală, sări peste glumele. În schimb, explorați alte modalități de a ușura starea de spirit, de exemplu, împărtășirea unei povești personale sau discutarea unui interes comun. A fi accesibil și prietenos nu necesită călușuri.
3. Emoji și semne de punctuație excesive
În prezent, mai mulți furnizori de cutii poștale acceptă emoji-uri. Platforme precum Outlook și Gmail vă permit chiar să inserați emoji-uri în rândurile de subiect.
Deși distractive și creative, ele nu aparțin e-mailurilor de serviciu. Oamenii percep emoji-urile diferit. De exemplu, în timp ce ați putea folosi emoticonul cu fața care râde pentru a exprima bucuria, alții ar putea să o considere sarcasm. Smiley-urile nu transmit întotdeauna mesajul dorit.
De asemenea, marketerii dubioși sunt pasionați de emoticoane. Dacă le folosiți frecvent, destinatarii vă pot asocia cu atacuri de tip phishing, buletine informative de vânzări și reclame excesiv de promoționale.
4. Greșeli de scriere și greșeli gramaticale
Greșelile de scriere nu schimbă intenția. Chiar dacă scrieți greșit fiecare cuvânt din e-mailul dvs., cititorii îl vor înțelege în continuare prin indicii de context. Erorile gramaticale avansate pot provoca confuzie, dar textul nu va fi de neînțeles.
Înseamnă asta că poți trece cu vederea greșelile de scriere? Cu siguranta nu! Deși greșelile de ortografie și de gramatică nu vă încurcă mesajul, ele par neglijente. Indiferent dacă îi prezinți unui prospect sau actualizați un coleg, veți avea probleme în a-i câștiga încrederea cu scrisul neprofesional.
Cea mai bună abordare este să examinezi proiectele înainte de a le trimite. Rulați textul prin a verificator ortografic de încredere, eliminați pufurile inutile, ajustați tonul în consecință și schimbați cuvintele complexe cu altele mai simple. Repetați acești pași de câte ori este necesar.
5. Paragrafe lungi
Aveți grijă când copiați și lipiți schițele de e-mail din Google Docs sau Microsoft Word. Procesoarele de text au setări implicite diferite. Nu vă puteți aștepta ca e-mailurile dvs. să arate ca atunci când le-ați tastat. Se vor adapta la stilul de font al programului curent, dimensiunea textului și spațierea.
Ca cea mai bună practică, copiați și lipiți fără formatare apăsând Ctrl/Cmd + Shift + V în loc de doar Ctrl/Cmd + V. Procedând astfel, modificările anterioare ale formatului sunt șterse. Și pentru a evita blocurile de text lungi, păstrați fiecare paragraf la două până la trei propoziții.
6. Informații excesive
Explicațiile ample sunt benefice, dar trebuie să le cronometrați corect. Nu prezenta doar fapte aleatorii. Cititorii vor face probabil clic departe de e-mailul dvs. dacă îi supraîncărcați cu informații chiar de la început.
Distribuie doar ceea ce au nevoie cititorii. Când explicați subiecte complexe, atașați documente de cercetare relevante, programați consultări virtuale și găzduiți toate întrebările care vă apar.
7. Declarații de închidere generice
Declarațiile de închidere generice sunt îndepărtate. Ele te fac să pari neprofesionist, plus slăbesc concluzia e-mailului tău. Veți avea mai puține șanse să închideți cu succes. Când încheiați e-mailurile, utilizați un mod mai direct, mai concis alternativă la „Aștept cu nerăbdare vești de la tine”.
Sunt deja suprautilizate. Cititorii le-au mai văzut de sute de ori înainte – nu vor avea un impact pozitiv. În loc să utilizați linii generice, utilizați un CTA puternic. Spuneți-le cititorilor opțiunile lor și ghidați-i să acționeze pe e-mailul dvs.
8. Atasamente inutile
Atașamentele de e-mail facilitează partajarea informațiilor. În loc să supraîncărcați cititorii cu mesaje lungi și nesolicitate, direcționați-i către resursele relevante. Acest lucru economisește timp pentru toate părțile implicate.
Acestea fiind spuse, ar trebui, de asemenea, să vă abțineți de la a trimite fișiere în vrac. Utilizatorii sunt în general sceptici cu privire la deschiderea atașamentelor, deoarece ar putea răspândi programe malware. Trimiterea prin e-mail a mai multor fișiere ridică chiar și probleme de securitate.
Dacă trebuie să trimiteți mai multe documente simultan, utilizați un instrument de partajare a fișierelor precum Dropbox. Încărcați fișierele pe platforma preferată, setați restricțiile de confidențialitate necesare și apoi trimiteți linkul de acces prin e-mail.
9. Formate „creative”.
Evitați să vă jucați cu fonturi îndrăznețe. Puteți sublinia, italiciza sau textul aldine pentru accentuare, dar utilizați stilul, culoarea și dimensiunea fontului implicit.
Tipurile „creative” produc beneficii neglijabile într-un cadru profesional. Ele distrag atenția cititorilor de la e-mailul dvs. În loc să înțeleagă intenția mesajului, mintea lor se va concentra asupra diferitelor culori și stiluri pe care le-ați folosit.
De asemenea, formatele ciudate te fac să arăți incomplet. Furnizorii de servicii de corespondență trimit chiar și e-mailuri care conțin modele și culori scandaloase direct în dosarele de spam.
Folosiți șabloane creative numai dacă acestea se aliniază cu marca dvs. De exemplu, exemplul de mai jos arată cum o platformă de întâlnire virtuală numită Gather își împărtășește caracteristicile fără a compromite profesionalismul.
10. Motive neclare
Discuțiile mici ar putea ajuta la ușurarea întâlnirilor incomode, dar rareori se potrivește e-mailurilor de la serviciu. Nu o mai da pe ocolite. Cei mai mulți oameni vor face clic dacă găsesc mesajul tău obositor și confuz.
Pentru a vă exprima punctul de vedere, utilizați un limbaj clar și concis. Introducerea ar trebui să fie scurtă și să atragă atenția, în timp ce corpul trebuie să abordeze subiectul în cauză. Explicațiile vagi vor duce în cele din urmă la e-mailuri de urmărire care vor pierde timpul.
Dacă nu puteți comprima subiectul într-un singur mesaj, găzduiți o întâlnire. Aplicații de stabilire a programelor eliminați e-mailurile dus-întors atunci când planificați apeluri. Doar trimiteți către cealaltă parte un link de invitație și așteptați răspunsul acesteia.
Păstrați-vă e-mailurile profesionale și respectabile
Având în vedere numărul de e-mailuri pe care le trimiteți și primiți în mod regulat, așteptați-vă ca unele erori să treacă prin fisuri. Greșelile de scriere ocazionale sunt de înțeles. Cu toate acestea, rețineți că folosirea constantă a șabloanelor necorespunzătoare se va reflecta prost asupra dvs. Destinatarii ar putea chiar să simtă că nu merită e-mailuri bine gândite. Nu săriți niciodată etapa de corectare.
Pentru a compune e-mailuri și mai bune, studiază-le pe cele proaste pe care le primești. Găsiți puncte comune între diferitele argumente de vânzare, buletine informative și încercări de phishing în dosarul dvs. de spam. A face greșeli gramaticale este un lucru, dar folosirea adreselor IP incluse pe lista neagră, abuzarea limbajului de vânzări și trimiterea aleatorie a legăturilor în masă este alta.
