Majoritatea corporațiilor, inclusiv organizațiile guvernamentale, întreprinderile și organizațiile non-profit, folosesc Microsoft Excel pentru bugetul lor. Excel le oferă flexibilitate, familiaritate și ușurință în compilarea, sortarea, gestionarea și analiza datelor pentru bugetare și prognoză.
Dar este Excel instrumentul potrivit pentru bugetul de afaceri? Să cântărim avantajele și dezavantajele utilizării Excel ca software de bugetare pentru a răspunde la această întrebare importantă.
Avantajele bugetării afacerii în Excel
Microsoft a lansat Excel în 1985. Potrivit unui sondaj realizat de Corporația Centage, majoritatea directorilor financiari (aproape 88%) folosesc în continuare foi de calcul pentru bugetul afacerii lor. Asta spune multe despre utilitatea programului. Dar de ce este Excel atât de popular ca instrument de bugetare pentru afaceri? Să aflăm.
1. Toată lumea știe cum să folosească Excel
Majoritatea absolvenților de facultate au folosit Excel, într-un fel sau altul, în timpul studiilor. Acest lucru arată versatilitatea programului și că aproape toată lumea cunoaște elementele de bază ale programului. Deoarece majoritatea angajaților tăi sunt deja conștienți de elementele de bază ale Excel, tot ce au nevoie este un mic ghiont în direcția corectă și îți vor gestiona finanțele afacerii în cel mai scurt timp.
Prin bugetarea în Excel, veți economisi timp și resurse care, altfel, ar fi cheltuite pentru formare, mai ales util dacă conduceți o afacere mică sau un startup cu resurse limitate.
2. Excel este ieftin și ușor accesibil
Aproape toată lumea are o copie a Microsoft Excel. Dacă afacerea dvs. solicită mai mulți oameni să participe la procesul de bugetare, puteți partaja accesul cu oricine are o copie a Excel fără a cumpăra licențe suplimentare. Atunci când este posibil, întreprinderile mici ar trebui să evite software-ul de bugetare pentru întreprinderi, deoarece se poate adăuga costuri.
3. Puteți personaliza foile de calcul Excel
În afaceri, în special în startup-uri, personalizarea este o caracteristică extrem de utilă și căutată, deoarece diferitele faze de dezvoltare ale unei afaceri necesită abordări diferite. Unul dintre cele mai mari avantaje ale foilor de calcul Excel față de alte programe de bugetare este că puterea se află în mâinile utilizatorilor.
Excel este un program destul de complex care oferă flexibilitate utilizatorilor săi sub forma a numeroase funcții și formule. Odata ce tu înțelege formulele Excel, puteți face în esență orice, de la bugetarea afacerii până la analize financiare și grafice. Puteți chiar să vă creați propriile formule, macrocomenzi și șabloane de bugetare în Excel pentru a răspunde cerințelor unice ale afacerii dvs.
Dezavantajele bugetării afacerii în Excel
Ca orice, Excel are o parte echitabilă de limitări atunci când vine vorba de bugetul de afaceri.
1. Este consumator de timp și predispus la erori
Bugetarea afacerii în Excel necesită introducerea manuală a datelor. Deoarece depinde atât de efortul uman, erorile sunt practic inevitabile. Probabilitatea unor astfel de erori crește odată cu creșterea dimensiunii și complexității bugetelor, ceea ce duce la previziuni bugetare și proiecții de venituri greșite.
În companiile de mai multe milioane de dolari, chiar și o simplă greșeală de scriere sau de transpunere poate costa milioane de dolari. Luați exemplul TransAlta: o simplă eroare de tăiere și lipire a costat compania 24 de milioane de dolari. Companiile revizuiesc și corectează adesea problemele din foile lor de calcul Excel pentru a preveni astfel de riscuri, ceea ce le costă timp, efort și costuri valoroase.
2. Probleme de scalabilitate pentru seturi de date mai mari
Excel, fiind ieftin și accesibil, oferă întreprinderilor mici o barieră scăzută la intrare, cu utilitate și funcționalitate impecabile. Cu toate acestea, pe măsură ce afacerea crește, datele necesare pentru bugetare și prognoză cresc drastic. Excel este adesea incapabil să facă față unor volume mari de date cu numeroase formule și macrocomenzi și este probabil să încetinească sau chiar să se blocheze.
3. Lipsa accesului bazat pe roluri și probleme de securitate
Fișierele Excel pot fi partajate cu ușurință oricui are o copie a programului, punând în pericol informațiile confidențiale ale companiei. În timp ce poți fișiere Excel protejate prin parolă, parola trebuie partajată persoanelor relevante în timpul bugetării.
Excel nu oferă acces bazat pe roluri, așa că oricine are o parolă poate accesa întreaga foaie de calcul. Aceasta poate fi o problemă majoră de conformitate pentru majoritatea întreprinderilor.
Este Excel software-ul potrivit pentru nevoile dvs. de bugetare a afacerii?
Excel are meritele sale ca instrument de bugetare pentru afaceri, dar cel mai bine este să investești în software de bugetare pentru întreprinderi dacă te confrunți cu probleme. Afacerile mai mari sunt susceptibile de a avea de suferit cu Excel ca singura soluție de bugetare.
Problemele legate de consolidarea datelor, coordonarea, securitatea și colaborarea sunt doar câteva probleme cu care se pot confrunta organizațiile mai mari atunci când bugetează în Excel. Cu toate acestea, dacă sunteți încă o afacere mică sau un startup cu piese mobile limitate, Excel poate fi un instrument de bugetare versatil, ieftin și eficient.
Dacă utilizați Excel pentru bugetul afacerii dvs., dar încă sunteți blocat cu elementele de bază, luați în considerare câteva cursuri de nivel avansat pentru a vă îmbunătăți procesul de bugetare a afacerii.
