Răspunsul la e-mailurile tale Outlook este rapid și eficient.
Outlook este un client de e-mail excelent, indiferent dacă trimiteți sau răspundeți la e-mailuri. Dar când vine vorba de răspunsuri, există mai multe moduri prin care puteți personaliza procesul. În acest ghid, vom analiza cum să creați un șablon de răspuns rapid, să schimbați aspectul mesajului original și să vă schimbați adresa de răspuns.
În timp ce folosim Outlook pentru Microsoft 365 în acest ghid, aceste instrucțiuni vor funcționa și pentru Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 și 2021. Să începem.
Cum se creează un șablon de răspuns rapid în Outlook
Te trezești că răspunzi în mod constant la mai multe e-mailuri cuvânt cu cuvânt? În loc să repeți același răspuns, poți să creezi pur și simplu un șablon de răspuns rapid și să răspunzi cu un singur clic. Puteți face acest lucru creând un pas rapid pentru a automatiza această sarcină plictisitoare.
Pentru mai multe informații despre Pașii rapidi, vă rugăm să consultați ghidul nostru crearea și utilizarea pașilor rapidi în Outlook.
Iată pașii pentru a crea un șablon de răspuns rapid în Outlook:
- Lansați Outlook și asigurați-vă că aveți Acasă fila selectată.
- Selectați contul de e-mail pentru care doriți să creați șablonul de răspuns rapid. Dacă aveți mai multe adrese de e-mail în Outlook, va trebui să scrieți un șablon de răspuns rapid pentru fiecare.
- În Pași rapidi grup, dați clic pe Creaza nou.
- Dați pasului rapid un nume în Nume caseta de text — am numit-o pe a noastră Raspuns rapid.
- În Acțiuni secțiunea, faceți clic pe Alegeți o acțiune meniu derulant și selectați Răspuns.
- Apasă pe Afișați opțiuni link direct sub meniul drop-down pentru a dezvălui mai multe câmpuri.
- Pentru a face acest tutorial rapid și ușor, puteți părăsi orice alt domeniu, cum ar fi La și Subiect, așa cum este — fie Outlook îl va completa automat în funcție de natura e-mailului original, fie se vor aplica valorile implicite. Cu toate acestea, introduceți mesajul pe care doriți să-l trimiteți în Text casetă de text.
- Clic finalizarea.
Când doriți să trimiteți exact acest mesaj cuiva, deschideți-i e-mailul și apăsați Raspuns rapid sau cum ai numit-o în Acțiuni rapide grup. Pentru mai multe moduri de a fi mai productiv folosind acest client de e-mail, vă rugăm să citiți ghidul nostru despre cele mai bune practici pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru în Outlook.
Cum să schimbați aspectul mesajelor originale în Outlook
Când răspundeți sau redirecționați un mesaj, puteți fie să excludeți mesajul inițial, fie să modificați modul în care arată pentru a face mai evident unde se termină mesajul dvs. și unde începe cel original. De asemenea, puteți atașa e-mailul original dacă nu doriți unul aglomerat.
Pentru a face acest lucru, urmați instrucțiunile de mai jos:
- În Outlook, faceți clic pe Fişier în colțul din stânga sus.
- În meniul din stânga, faceți clic pe Opțiuni.
- Selectați Poștă în panoul din stânga.
- Derulați în jos la Răspunsuri și trimiteri secțiunea până când vezi Când răspundeți la un mesaj și Când redirecționați un mesaj meniuri derulante.
- În mod implicit, meniurile drop-down vor fi setate la Includeți textul mesajului original. Totuși, le puteți extinde și selecta Nu includeți mesajul original, Atașați mesajul original, Includeți și indentați mesajul original, sau Prefixați fiecare rând din mesajul original.
Iată ce fac aceste alte opțiuni:
- Nu includeți mesajul original: Trimiteți răspunsul sau mesajul redirecționat fără text din e-mailul original.
- Atașați mesajul original: includeți textul din e-mailul original ca atașament.
- Includeți și indentați mesajul original: Acesta include text din e-mailul inițial, dar va fi indentat în dreapta - este ca și cum ați apăsa tasta Tab în fiecare rând a mesajului original.
- Prefixați fiecare rând din mesajul original: Aceasta este ca și cum ați indenta mesajul original. Dar, în loc să aibă un spațiu gol, va exista un caracter care să indice unde începe fiecare linie a e-mailului original.
Cum să schimbați adresa de răspuns a adresei dvs. de e-mail în Outlook
Schimbarea adresei de răspuns pentru un e-mail în Outlook înseamnă că orice răspuns trimis către contul ales va fi redirecționat către altul.
Iată cum să faci asta:
- În Outlook, faceți clic pe Fişier în colțul din stânga sus.
- Click pe Setările contului pentru a extinde meniul, apoi selectați Setările contului.
- În fereastra pop-up, faceți clic pe adresa de e-mail pe care doriți să o editați, apoi faceți clic pe Schimbare (este în meniul de sub file). De asemenea, puteți face dublu clic pe adresa de e-mail.
- În caseta de text de lângă Adresă de răspuns, introduceți adresa de e-mail către care doriți să redirecționați e-mailurile.
- Clic Următorul pentru a aplica modificările.
Faceți ca personalizarea răspunsurilor din Outlook să funcționeze pentru dvs
Urmând instrucțiunile simple de mai sus, puteți personaliza cu ușurință răspunsurile în Outlook. Acest mic ghid abia zgârie suprafața nivelului de personalizare pe care Microsoft l-a integrat în clientul său de e-mail. Cu toate acestea, este suficient pentru a începe să vă faceți răspunsurile mai curate și mai eficiente.
