Cum să utilizați Notion pentru munca hibridă: Ghidul final

Munca hibridă a devenit mai populară odată cu creșterea penetrării internetului la nivel mondial. Și după aproximativ doi ani de muncă de acasă în timpul pandemiei de COVID-19, mulți angajatori au adoptat acorduri care permit angajaților să lucreze în afara biroului cel puțin o parte din timp.

În ciuda beneficiilor asociate muncii hibride, puteți suporta o scădere a productivității dacă nu aveți sistemele potrivite. Din fericire, aplicații precum Notion au făcut mai ușor ca niciodată colaborarea cu echipa ta atunci când nu sunteți toți la birou simultan.

În acest articol, veți afla mai multe despre cum puteți utiliza Notion pentru munca hibridă. De asemenea, vă vom oferi instrucțiuni pas cu pas pentru a vă ajuta să implementați mai rapid aceste sfaturi.

1. Adăugarea de utilizatori în spațiile de lucru

Când lucru într-un mediu hibrid

, facilitarea colaborării membrilor echipei între ei ar trebui să fie prioritatea dvs. principală. În Notion, a face acest lucru este destul de simplu; chiar dacă aveți doar un plan gratuit, puteți adăuga alți utilizatori în spațiile dvs. de lucru.

Numărul de utilizatori pe care îi puteți adăuga în spațiul dvs. de lucru va depinde de abonamentul pe care îl aveți. Dacă utilizați un plan gratuit, puteți adăuga până la 10 persoane; acest lucru ar trebui să fie mai mult decât suficient de bun dacă lucrați ca agenție sau alt tip de afacere mică.

Veți avea o limită mult mai mare dacă obțineți o versiune plătită a Notion. Versiunea Plus vă permite să adăugați până la 100 de persoane într-un spațiu de lucru, iar acest număr crește la 250 cu planul de afaceri. Dacă aveți Notion Enterprise, puteți discuta limitele dvs. cu echipa de vânzări a Notion.

Indiferent de planul pe care îl utilizați, procesul de adăugare a utilizatorilor în spațiile de lucru Notion este același.

1. Mergi la Setări și membri > Membri. Când sunteți acolo, veți vedea un buton albastru numit Adăugați membri.
2. Introduceți adresa de e-mail a persoanei pe care doriți să o invitați în spațiul de lucru Notion. Dacă aveți Notion Plus sau o versiune superioară, puteți extinde și meniul drop-down pentru a determina dacă invitatul este proprietar sau membru al spațiului de lucru.
3. Când sunteți gata să adăugați un utilizator în spațiul dvs. de lucru, selectați A invita.

De asemenea, puteți invita oameni mergând la Membrii fila și copierea unui link pentru a-l trimite tuturor.

2. Clasificarea diferitelor proiecte

Când utilizați Notion pentru lucru hibrid, este o idee bună să vă păstrați proiectele organizate. Vă puteți clasifica sarcinile în câteva moduri. Vă vom arăta două opțiuni pentru a face acest lucru mai jos.

Crearea spațiilor de lucru suplimentare

Notion vă permite să aveți până la 10 spații de lucru dacă aveți un plan gratuit. La fel ca atunci când adăugați utilizatori în aceste spații, limitele dvs. sunt mai mari dacă achiziționați un abonament plătit. Oricum, veți urma același proces pentru a crea noi spații de lucru în aplicație.

1. În partea de sus a barei de instrumente din stânga, faceți clic pe spațiul de lucru actual. Când apare meniul drop-down, selectați icoana cu trei puncte. 2. După ce ați selectat pictograma menționată mai sus, veți vedea o opțiune numită Alăturați-vă sau creați spațiu de lucru. Faceți clic pe aceasta. 3. Notion vă va întreba pentru ce doriți să utilizați spațiul de lucru. Alegeți care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. și alegeți Continua. În acest caz, vom selecta Pentru echipa mea întrucât discutăm despre munca hibridă. 4. Apoi, va trebui să-ți denumești spațiul de lucru. După ce faceți acest lucru, apăsați Continua butonul din nou. 5. Notion vă va oferi apoi oportunitatea de a împărtăși noul spațiu de lucru cu alții. Introduceți adresele lor de e-mail sau copiați linkul dacă doriți să faceți acest lucru. După ce ați personalizat totul, selectați Du-mă la Notionși veți putea folosi noul spațiu de lucru.

Realizarea de pagini în cadrul paginilor

Un alt mod în care vă puteți clasifica proiectele este prin crearea de pagini în cadrul paginilor. Pentru a crea o pagină principală nouă în Notion, selectați + butonul din bara de instrumente din stânga.

Pe pagina respectivă, puteți crea o altă pagină atingând / și selectând Pagină. Odată ce ați făcut asta, puteți personaliza totul după cum credeți că este necesar.

3. Urmărirea sarcinilor importante

Software de management de proiect este o modalitate excelentă de a vă dezvolta afacerea și, de asemenea, veți dori să utilizați acest tip de soluții dacă sunteți angajat sau independent. Când utilizați Notion pentru lucru hibrid, aveți numeroase opțiuni pentru a ține evidența sarcinilor importante.

Notion are mai multe șabloane pe care le puteți folosi pentru a vă urmări proiectele mai îndeaproape. Veți găsi diagrame Gantt, pagini de gestionare a sarcinilor și a proiectelor și alte câteva opțiuni. Multe dintre acestea sunt folosite gratuit și vă puteți duplica cu ușurință șabloanele preferate în spațiul de lucru Notion. Pentru a face acest lucru:

1. Mergi la noţiune.deci/şabloane și alegeți un șablon pe care să îl utilizați dvs. și echipa dvs.
2. Sub Informații duplicate, alegeți spațiul de lucru în care doriți să-l utilizați și faceți clic pe Șablon duplicat. Apoi veți putea personaliza totul pentru nevoile dvs. imediat.

4. Furnizarea de rezumate pentru întâlnirile dvs

Dacă nu lucrați în același loc cu membrii echipei, a ști cât de mult au progresat alții în proiectele la care lucrați împreună poate deveni o provocare. Deși ar trebui să încercați să limitați numărul de întâlniri pe care le aveți, este o idee bună să faceți check-in ocazional.

În timpul întâlnirii dvs., merită să desemnați pe cineva care să ia notițe. Puteți face asta când configurarea Google Calendar pentru lucru hibrid de asemenea, dacă doriți să adăugați acea aplicație la sistemul dvs. de productivitate.

După terminarea întâlnirii, puteți crea cu ușurință rezumate ale întâlnirilor folosind Noțiunea AI. Pentru a face acest lucru, apăsați pe bara de spațiu și selectați Rezuma când apare Noțiunea AI. Instrumentul va lucra apoi la furnizarea unui rezumat rapid al paginii dvs.

5. Faceți cele mai importante pagini ale dvs. mai accesibile

Notion vă permite să faceți cele mai importante pagini mai accesibile trăgând și plasând ordinea acestora în bara de instrumente din stânga. Cu toate acestea, acesta nu este singurul lucru la care ești limitat. De asemenea, puteți adăuga pagini la favorite. Pentru a face aceasta din urmă:

1. Apasă pe pictograma cu trei puncte când treci cu mouse-ul peste una dintre paginile tale.
2. Click pe Adauga la favorite, și veți vedea pagina dvs. în partea de sus a ecranului.

6. Crearea de conținut și calendare de social media

Dacă faci parte dintr-o echipă de marketing, păstrarea conținutului și a calendarelor rețelelor sociale actualizate este crucială atunci când lucrezi la un acord hibrid. Noțiunea face acest lucru ușor; vă puteți crea propriul calendar făcând un tabel și selectând Noua baza de date.

Notion are, de asemenea, mai multe șabloane pentru crearea de rețele sociale și calendare de conținut. Când creați o pagină nouă, faceți clic pe Adăugați noi > Șabloane în schimb și alege ceva care funcționează pentru tine.

Faceți modelul dvs. de lucru hibrid mai eficient cu Notion

Lucrarea hibridă are mai multe avantaje dacă puneți sistemele corecte la locul lor, dar este important ca acestea să fie sortate înainte de a trece la un astfel de acord. Notion este un instrument la îndemână pentru a gestiona fluxul de lucru al echipei tale și pentru a te asigura că toată lumea continuă să lucreze spre obiectivele tale comune.

Puteți folosi mai multe șabloane pentru a vă ajuta să țineți evidența conținutului și a programelor de rețele sociale, împreună cu obținerea unei imagini de ansamblu asupra proiectelor tuturor. În plus, puteți folosi Notion pentru a furniza rezumate ale întâlnirilor și multe altele.