Notion a devenit favoritul fanilor atât pentru uz profesional, cât și pentru uz personal, și este din motive întemeiate. Vine complet cu o multitudine de funcții care sunt utile pentru o varietate de lucruri, de la crearea de liste simple de activități până la urmărirea a sute de date.
Printre aceste caracteristici interesante se numără baza de date simplă de tabel și tabel, care afișează, în esență, datele în formă tabelară. Deși arată asemănător ca aspect, sunt de fapt o lume aparte. Să trecem prin diferențele dintre aceste instrumente și când le puteți folosi pe fiecare.
Ce este un tabel simplu de noțiuni?
Tabelul simplu din Notion este o modalitate de bază de organizare a datelor într-o manieră tabelară. Aici, în esență, lucrați cu rânduri și coloane exact așa cum ați proceda cu o simplă foaie de calcul. Puteți rearanja rândurile și coloanele, adăugați altele noi, ajustați lățimea coloanei și transformați primul rând/coloană într-un antet cu text aldine și o culoare de fundal diferită.
Dacă simțiți că tabelul arată prea simplu pentru dvs., puteți, de asemenea, să formatați textul din celule folosind opțiunile disponibile (culoarea textului și fundal, aldine, cursive, subliniere, baraj, cod și ecuație). Puteți chiar să adăugați emoji și simboluri în celule. Alte lucruri utile pe care le puteți adăuga într-o celulă includ un link către o pagină, dată, persoană și memento.
Din păcate, asta este aproape de mesele simple. Nu puteți sorta datele într-un mod semnificativ sau nu puteți introduce formule în celule pentru a calcula conținutul anumitor rânduri sau coloane. De asemenea, nu există alt tip de date pe care le puteți utiliza în celule, cum ar fi casetele de selectare și procentele.
Cu toate acestea, deși nu există o mulțime de funcționalități oferite de un tabel simplu, este totuși destul de la îndemână, mai ales când tot ceea ce doriți să faceți este să afișați datele statice într-un mod mai organizat.
Ce este o bază de date de tabel de noțiuni?
Baza de date tabel din Notion arată puțin ca un tabel simplu. Aveți rânduri și coloane în care să vă plasați datele și puteți adăuga oricâte rânduri și coloane doriți. Cu toate acestea, spre deosebire de tabelele simple, bazele de date cu tabele vin cu mult mai multe caracteristici.
În primul rând, o bază de date tabel este flexibilă când vine vorba de conținutul său. Nu vă limitați la text obișnuit, date, mementouri, link-uri către pagini și persoane. Sunteți foarte liber să adăugați alte proprietăți la o celulă, cum ar fi numere, casete de selectare, e-mailuri, adrese URL, telefoane și chiar fișiere.
Există, de asemenea, proprietăți mai avansate, cum ar fi formule care calculează conținutul anumitor celule, relații care leagă o bază de date la o altă bază de date și roll-up, care este un tip mai avansat de calcul în cadrul Bază de date.
O bază de date tabel își poate schimba și forma. Dacă simțiți că datele dvs. ar putea fi aranjate într-un mod mai bun decât un tabel, le puteți schimba cu ușurință într-un tablou, cronologie, galerie, listă sau calendar. Vizualizarea panoului este similară cu un panou Kanban, deoarece vă organizează datele în funcție de stare.
Vizualizarea cronologiei, pe de altă parte, arată ca o diagramă Gantt care prezintă programările sarcinilor. Vizualizarea calendarului afișează, de asemenea, programări de activități, dar în loc de o cronologie, arată o lună întreagă. Lista și galeria sunt exact ceea ce sugerează numele lor: vizualizarea listă prezintă datele într-o listă, în timp ce vizualizarea galerie prezintă datele ca o galerie de fotografii.
Sunt altele caracteristici avansate ale bazei de date Notion puteți verifica, cum ar fi filtre, sortare și o bază de date conectată.
Când să folosiți un tabel simplu de noțiuni
Un tabel simplu este cel mai bine utilizat atunci când lucrați cu date statice care nu necesită nicio manipulare specială (de exemplu, calcule și relații). Să presupunem că aveți nevoie de o prezentare ordonată și organizată a datelor dvs., fără butoanele și instrumentele complicate ale unei baze de date. Mesele simple pot face treaba foarte bine.
De asemenea, sunt foarte prietenoși cu începătorii. Dacă sunteți nou la Notion, probabil că vă veți simți intimidat de clopotele și fluierele bazelor de date. În loc să te copleșești cu necunoscutul Terminologia noțiunilor în bazele de date, puteți trece la tabele simple și puteți ajunge la baze de date.
Exemple de cazuri de utilizare pentru tabelele simple de noțiuni
Pentru a vă face o idee mai bună despre unde puteți utiliza tabele simple, iată câteva exemple:
- Alocarea camerei
- Orar
- Lista de cumpărături cu cantitățile
- Sesiune de brainstorming
- Definitia termenilor
- Comparaţie
- Raportul clasei
- Istoricul reviziilor
Când să utilizați o bază de date de tabel de noțiuni
O bază de date tip tabel poate fi utilă în situațiile în care aveți nevoie de mai mult decât o prezentare de bază a datelor. Deoarece veți folosi datele în loc să le afișați, aveți nevoie de mai multe funcționalități la dispoziție. Aici intră în imagine bazele de date tabel.
Ele sunt deosebit de utile pentru captarea informațiilor cu componente repetitive, categorice. Un exemplu este un director de angajați, unde probabil veți introduce aceleași date pentru locație, rol și departament de mai multe ori. În loc să fie nevoie să tastați elementul din nou și din nou, puteți utiliza pur și simplu proprietatea Select a bazei de date tabel.
Aceste proprietăți suplimentare vă pot ajuta, de asemenea, să înțelegeți mai bine datele sau să le afișați mai clar. De exemplu, puteți sorta angajații după locație sau îi puteți filtra după rol. Dacă ați folosit un tabel simplu pentru aceasta, va trebui să verificați manual locația și rolul și să rearanjați datele în consecință.
Exemple de cazuri de utilizare pentru baza de date Notion Table
Bazele de date tip tabel sunt, de asemenea, recomandate pentru gestionarea proiectelor și sarcinilor, pentru realizarea de jurnalele bullet și chiar construirea de CRM-uri simple în Notion. Alte cazuri de utilizare notabile pentru bazele de date tabel includ următoarele:
- Repertoriu
- Foaia de parcurs
- Monitor de buget
- Contactați managerul
- Notă de întâlnire
- Tracker gol
- Calendar de conținut
- Planificator de călătorie
O mai bună organizare a datelor cu tabelul și baza de date simple ale Notion
În ciuda diferențelor lor evidente, tabelele simple și bazele de date cu tabele au în esență un singur scop: organizarea datelor într-un mod care să fie cel mai bine înțeles de utilizator sau de cititor. Veți întâlni situații în care un tabel simplu poate funcționa foarte bine, dar vor exista cazuri, mai ales într-un cadru de birou, când aveți nevoie de baze de date de tabel.
Spre norocul dvs., Notion face mai ușor să lucrați cu ambele, iar cea mai bună parte este că puteți converti cu ușurință unul în celălalt (transformați un tabel simplu într-o bază de date de tabel și invers). În acest fel, nu va trebui să vă faceți griji că începeți cu instrumentul greșit, deoarece îl puteți transforma cu ușurință în celălalt cu doar câteva clicuri.