Funcția OFFSET din Microsoft Excel este un instrument extrem de puternic și versatil. Cu toate acestea, datorită complexității și numărului de funcții similare, este, din păcate, adesea subutilizat.
Funcția relativ simplă poate economisi timp și frustrare autorilor Excel. Simplifică extragerea de puncte precise de date dintr-un set de date principal bine organizat. De asemenea, permite crearea simplă de rapoarte foarte detaliate, vizualizări interactive și tablouri de bord complexe.
1. Crearea de seturi de date cu dimensiuni variabile
Una dintre cele mai frecvente utilizări ale funcției OFFSET din Excel este capturarea de seturi de date de dimensiuni variabile. Având în vedere un set mare de date, s-ar putea dori să se uite doar la o mică parte a datelor la un moment dat.
De exemplu, având în vedere un raport automat al vânzărilor totale pentru angajați zilnic, poate fi necesar să extrageți totalurile pentru o anumită săptămână sau săptămâni.
Scrierea unei funcții SUM diferită pentru fiecare total ar putea fi destul de ușor de făcut. Cu toate acestea, o funcție OFFSET poate fi mult mai rapidă pentru ușurință în utilizare și reutilizare.
Mai întâi, introduceți ziua lunii cu care dorim să începem în celula B6. Apoi introducem câte zile vrem să rulăm raportul în B7. Apoi, putem folosi a funcție simplă SUM și Funcția AVERAGE pentru a obține mai multe date despre fiecare angajat în intervalul de timp selectat:
=SUMA(COMPLANTARE(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=AVERAGE(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Ajustarea datei de începere sau a duratei de timp este la fel de simplă ca ajustarea unei singure celule, ceea ce poate face mult mai ușoară extragerea de seturi de date de dimensiuni variabile.
2. Permite generarea de rapoarte personalizate
Folosind metode similare celor de mai sus, elaborarea unui raport complet cu ajustare variabilă este relativ ușoară. Puteți face ca primul argument din funcția OFFSET să facă referire la o altă foaie. Acest lucru vă permite să păstrați separat introducerea datelor și raportarea.
Acest lucru va face posibilă extragerea secțiunilor de date selectate de la o foaie la alta. În plus, vă permite să afișați numai informațiile relevante pentru raportul dvs. curent. Configurarea unui raport care să arate totalurile zilnice folosind aceleași date de până acum este destul de simplă. Puteți face acest lucru fără a extrage datele pentru zile irelevante.
Următoarea funcție de compensare plasată în celula B5 va extrage numărul de zile specificat în B2. Începe în săptămâna specificată în B1, afișând numai datele pentru perioada relevantă:
=OFFSET(Foaie1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Este posibil să restricționați intrările în B1 și B2 și creați meniuri derulante în Excel cu numărul de săptămâni disponibile folosind validarea datelor.
3. Paginare tabelar
Funcția OFFSET poate realiza, de asemenea, paginarea simplă a foii de calcul, o sarcină asociată în mod normal folosind fila Excel Developer. Acest lucru poate face lucrul cu seturi de date mari mai simplu și mult mai eficient.
Când lucrați cu o foaie de calcul cu 30.000 de rânduri de date, va fi dificil să priviți simultan întregul set de date. Crearea unui dropdown care acceptă un interval de numere de la 1 la 300 ne permite să împărțim rapid datele în pagini a câte 100 de rezultate fiecare.
Funcția OFFSET va avea întotdeauna ancora setată în celula din stânga sus a datelor. Al doilea argument este însă decalajul vertical. Acesta va fi egal cu numărul paginii selectate minus o dată ori 100. Decalajul orizontal, al treilea argument, poate fi setat la 0.
Al patrulea argument este setat la 100, iar al cincilea argument la numărul de coloane din setul de date. Această metodă face ușoară împărțirea unor bucăți extrem de mari de date în bucăți mult mai ușor de gestionat.
Iată un exemplu de set de date paginat. Datele includ 500 de mostre de informații înregistrate de la un set de senzori pe o foaie și un raport paginat pe cealaltă.
Raportul folosește validarea datelor în celula B1 pentru a crea un dropdown cu paginile din el. Următoarea expresie din celula A3 creează corpul raportului:
=OFFSET(Foaie1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Secționarea datelor pentru grafice
Putem adăuga un grafic raportului de vânzări pe care l-am creat înainte de a folosi funcția OFFSET. Graficul poate extrage informații variabile pe baza datelor selectate în cele două liste derulante din partea de sus a foii.
Când schimbați valorile din partea de sus a foii, graficul se va modifica automat pentru a reflecta săptămânile selectate, oferind o referință vizuală rapidă pentru oricine vizualizează raportul.
Combinarea diagramelor și graficelor cu funcția de compensare face mult mai ușoară vizualizarea complexă și modificarea datelor. De asemenea, permite generarea de tablouri de bord simple, în Excel.
5. Extragerea informațiilor după compensarea datei
Căutarea unor informații specifice bazate pe marcajele temporale nu este neobișnuită atunci când vorbim despre datele din rapoarte sau despre datele extrase din procesele de timp automatizate. Când luați în considerare o singură perioadă, utilizarea funcțiilor condiționate, cum ar fi IF sau IFS, pentru a trage în jos numai datele necesare, nu este dificilă. Dacă trebuie să extrageți date în funcție de un interval de zile sau ore, este prea ușor să vă încadrați într-un condițional imbricat masiv.
Folosind o combinație de COUNTIF și OFFSET, extragerea datelor dintr-un interval de timp sau zile este destul de simplă. Utilizați o singură celulă pentru a reprezenta o zi de început. Apoi, utilizați o altă celulă pentru a reprezenta durata de timp din care doriți să extrageți.
În funcția OFFSET, înălțimea sau lățimea, în funcție de aspectul datelor dvs., pot fi setate la o valoare folosind funcția COUNTIF din Excel. Acest lucru vă permite să determinați câte intrări se află în intervalul solicitat și să extrageți numai datele aferente.
În acest exemplu, avem un set de date care conține intrări de-a lungul mai multor ani. Putem folosi data introdusă în celula B1 și următoarea funcție pentru a extrage numai intrările care au apărut după acea dată:
=OFFSET(Foaie1!U2, COUNTIF(Foaie1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Sheet1!V2:V501, " & B1), 1)Acest lucru adaugă o utilitate considerabilă unui raport, permițându-vă să filtrați valorile care au venit înainte sau după o anumită dată. Dacă folosiți funcția COUNTIFS, puteți chiar să adăugați o dată de încheiere, oferind utilizatorului final mai multă variabilitate.
6. Combinat cu COUNTIF
Pe lângă extinderea intervalelor de timp, funcția COUNTIF servește bine pentru a extrage anumite felii din toate tipurile de date bine ordonate cu funcția OFFSET din Excel. Este posibil să setați argumentele înălțime și lățime ale funcției OFFSET folosind COUNTIF. În plus, puteți modifica cu ușurință orice date numerice cu o valoare ajustabilă de undeva pe foaia dvs.
Dacă ai avut o listă de tranzacții dintr-o zi ordonată după valoarea tranzacțiilor, ai putea folosi această tehnică pentru a trage fiecare tranzacție peste o anumită sumă. Acest lucru ar putea fi realizat folosind o funcție simplă OFFSET, cum ar fi următoarea:
=OFFSET(A2, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Unul dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie să le rețineți în această funcție este penúltimul argument, COUNTIF(B2:B22, "
Un alt aspect important pentru cei care doresc să folosească OFFSET în acest fel este că va funcționa numai în cazul în care datele cu care lucrați sunt bine ordonate. Datele neordonate nu vor returna rezultatele pe care le căutați. Din fericire, Excel include și o suită de instrumente de sortare automată pentru a vă pune datele în ordine.
Puteți utiliza acest lucru pentru a efectua acțiuni de la tăierea variabilă a produselor în funcție de preț până la operațiunile de tragere derulate de un anumit număr de ori. Capacitatea de a controla cantitatea exactă de date extrase oferă un control fin asupra eșantionului precis de date pe care îl extrageți din foile de calcul. Acest lucru permite crearea unei varietăți de rapoarte detaliate, interactive.
Pentru asta este de fapt utilă funcția OFFSET
În cele din urmă, funcția OFFSET permite utilizatorilor să extragă informații din foaia de calcul cu mare precizie. Acest lucru economisește timp și permite utilizatorilor să efectueze mai multe operațiuni cu mai puține funcții.
Simplifică extragerea datelor precise de care aveți nevoie fără a recurge la condiționale de imbricare. De asemenea, economisește timp și efort utilizatorilor în crearea de rapoarte personalizate, tablouri de bord și multe altele în Excel.