Cum să utilizați ChatGPT pentru a scrie e-mailuri dificile la locul de muncă

E-mailurile dificile sunt inevitabile la un moment dat în cariera ta. Fie că este vorba de a refuza să acceptăm proiecte suplimentare sau de a cere timp liber, poate fi anxietă să scrii e-mailul și apoi să găsești curajul să apeși trimite.

Se știe că ChatGPT îi ajută pe oameni să scrie scrisori de intenție și CV-uri, așa că s-ar putea să vă întrebați dacă vă poate ajuta și să scrieți e-mailuri dificile. Dacă oferiți AI informații adecvate, puteți obține conținut pe care să îl utilizați ca bază pentru e-mailul dvs. ChatGPT vă poate ajuta să vă concentrați asupra mesajului fără emoțiile pe care le experimentați.

Pasul 1: deschideți ChatGPT

Sunteți gata să începeți dacă aveți deja un cont cu ChatGPT. Dacă sunteți nou la ChatGPT, vă puteți crea un cont folosind e-mailul sau contul Google. Dacă vă înregistrați pentru un cont nou, ar trebui să aveți telefonul mobil în apropiere, deoarece platforma vă va trimite un cod de confirmare pentru a începe.

Pasul 2: Prezentați-vă și rolul dvs. în organizație

Înainte de a cere ChatGPT să scrie e-mailuri legate de job, ar trebui să vă prezentați platformei pe dvs., jobul și responsabilitățile dvs. ChatGPT va folosi informațiile pe care le furnizați pentru a crea e-mailurile pe care le oferă.

Când trimiteți prezentarea, platforma vă va răspunde, informându-vă despre informațiile vitale pe care le-a obținut în urma introducerii dvs. Dacă este prima dată când lucrezi cu platforma, vei aprecia feedback-ul pozitiv pe care ți-l oferă atunci când te prezinți.

Iată un exemplu de introducere:

Iată răspunsul ChatGPT:

Pasul 3: Solicitați ChatGPT să scrie e-mailul pe care îl doriți

Odată ce ați informat ChatGPT să vă cunoască jobul și pentru cine lucrați, acesta este pregătit să creeze e-mailurile provocatoare de care aveți nevoie de ajutor pentru a scrie. Veți fi plăcut surprins de cât de repede AI creează e-mailuri cu care puteți lucra.

E-mail de demisie

Indiferent dacă ești entuziasmat de următoarea etapă a carierei tale sau renunți pentru că te-ai săturat de circumstanțele tale actuale, poate fi dificil să scrii un e-mail de demisie. Nu vrei să arzi niciun pod, așa că vrei să pleci pozitiv.

Nu uitați că este posibil să aveți nevoie de referințe în viitor și doriți să aveți încredere atunci când furnizați numele persoanelor cu care ați lucrat. Scrisoarea dvs. de demisie nu este momentul să vă dezvăluiți despre management, politicile de vacanță sau să vă plângeți despre colegii dvs.; este vorba de a anunța angajatorul.

Mai sus, veți vedea o scrisoare de demisie generată de ChatGPT, care spune la revedere și informează conducerea că veți lucra cu ei pentru a face tranziția cât mai ușoară posibil. Vrei să demisionezi de la locul tău de muncă? Aici sunt câteva considerente financiare pentru care trebuie pregătit.

Trimiteți un e-mail pentru a vă informa supervizorul că nu veți respecta termenul limită

Dacă întâmpinați dificultăți în îndeplinirea unui termen limită, cel mai bine este să vă informați supervizorul sau managerul cât mai curând posibil. Atunci când conducerea știe că nu puteți respecta termenul limită, este posibil să poată face ajustări care vă permit să respectați termenul limită.

Când alți oameni sau următorul pas depinde de respectarea termenului limită, totul se poate opri până când sarcina dvs. este finalizată. Să-i lași pe cei care se bazează pe tine să știe că nu vei ajunge la termenul limită mai devreme decât mai târziu te poate ajuta să păstrezi relațiile cu managementul și echipa ta.

E-mail pentru a solicita concediu de urgență

Te simți deja stresat de situația care a cauzat necesitatea cererii de concediu, iar concentrarea pe scrierea unui e-mail este ultimul lucru pe care îl gândești. Pentru a face față situației de urgență, trebuie să scrieți un e-mail managerului sau supervizorului dvs. solicitând concediul.

Chiar dacă ați discutat deja despre concediu cu managerul dvs., poate fi necesar să le transmiteți ceva în scris. Fii realist cu privire la cât timp ai nevoie și stabilește așteptări rezonabile pentru angajator despre momentul în care te aștepți să te întorci la muncă.

Deoarece există o probabilitate că aceasta este o solicitare de ultim moment, poate doriți să indicați cum puteți fi contactat dacă intenționați să plecați în afara orașului. Puteți, de asemenea, să vă asigurați managerul sau supervizorul că vă veți verifica în mod regulat e-mailurile și mesajele vocale pentru a rămâne la curent cu responsabilitățile dvs.

E-mail pentru a spune „Nu” unui proiect

Deși poate doriți să răspundeți la o solicitare de a prelua un alt proiect cu un “glumești cu mine?”, poate fi mai bine dacă răspundeți cu tact. Ar trebui să trimiteți e-mailul rapid, mai ales dacă aveți tendința de a spune da la orice.

Dacă aștepți prea mult pentru a trimite e-mailul, s-ar putea să găsești motive care să te convingă să spui da, chiar și atunci când intuiția îți spune că nu este o idee bună și că ai deja multe în farfurie. Trebuie să vă asigurați că e-mailul nu apare ca și cum pur și simplu nu doriți să faceți treaba.

Modificați e-mailul pe care ChatGPT îl generează pentru a se alinia la politicile organizației și pentru a se potrivi persoanei care a făcut cererea. Un e-mail către supervizorul tău va fi mai formal decât un e-mail către un coleg. Dacă trebuie să lucrați la acest lucru, este posibil să fiți interesat să învățați cum să spui politicos „nu” la serviciu.

E-mail pentru a obține claritate asupra priorităților organizaționale

Uneori putem fi copleșiți de îndatoririle noastre și nu știm de unde să începem. În loc să încerci să-ți dai seama în mod independent, cel mai productiv lucru pe care îl poți face este să-l întrebi pe managerul sau supervizorul tău pe ce vor să te concentrezi.

Cererea de ajutor poate fi înfricoșătoare, deoarece nu vrem să părem că nu știm ce facem. Este mai bine să ceri conducere decât să presupunem. S-ar putea să credeți că ceva ar trebui să fie o prioritate, dar s-ar putea să nu fie ceea ce este esențial pentru organizație.

În loc să vă pierdeți timpul cu un proiect care nu este o prioritate pentru organizație, cel mai bine este să căutați confirmarea. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru stabilirea priorităților, s-ar putea să vă intereseze cele mai bune aplicații pe care le poți folosi pentru a prioritiza sarcinile la locul de muncă.

Pasul 4: Examinați și editați e-mailurile create de ChatGPT

Odată ce ChatGPT creează un e-mail folosind solicitarea dvs., ar trebui să îl examinați și să faceți modificările necesare. Este posibil ca unele dintre lucrurile menționate în schiță să nu se aplice în cazul dvs., iar AI-ul poate pierde informații critice pe care doriți să le includeți.

Pasul 5: Trimiteți e-mailul

Aceasta este probabil cea mai dificilă parte a scrierii unui e-mail dificil. Nu vă mai faceți griji pentru reacție și trimiteți-o! Înainte de a apăsa trimite, poate doriți să aflați greșeli care fac ca un e-mail de afaceri să pară neprofesional.

E-mailurile dificile trebuie trimise

Trimiterea de e-mailuri de natură negativă poate fi o provocare, dar trebuie făcută. Evitarea subiectelor complexe poate cauza mai multe probleme decât creează abordarea lor. Chiar dacă redactarea unui e-mail dificil poate induce anxietate, vă veți simți mai bine odată ce apăsați pe trimitere.

Este posibil ca managerul sau supervizorul dvs. să nu fie mulțumit de mesaj, dar vor aprecia că le spuneți ceea ce se întâmplă cu un preaviz suficient. Confruntarea cu conflictul poate să nu fie lucrul tău preferat de făcut, dar este important să-l gestionezi eficient. Gestionarea conflictelor este o abilitate esențială de învățat profesional și personal.