Utilizarea panourilor Kanban pentru proiectele dvs. este o modalitate excelentă de a simplifica procesul și de a crește productivitatea. Indiferent dacă lucrezi cu o echipă sau mergi singur, panourile Kanban reprezintă vizual progresul tău, făcându-l mai ușor de gestionat.
Acest articol oferă un ghid pas cu pas despre crearea și utilizarea unui panou Kanban în Excel.
Crearea unui backlog pentru bordul dvs. Kanban
Să începem prin a deschide un nou registru de lucru Excel. Odată deschis, veți găsi o filă numită Foaia 1 în partea de jos a caietului de lucru. Faceți dublu clic pe filă și veți obține un Redenumiți foaia pop-up. Redenumiți foaia în Restante.
Vom folosi această foaie pentru a configura un tabel de backlog cu toate sarcinile fluxului de lucru care vor sta la baza tabloului nostru Kanban.
Pentru a crea un backlog, urmați pașii de mai jos:
- Selectați primele câteva celule din primele două rânduri și îmbinați-le făcând clic pe Combina pictograma situată în interiorul barei de instrumente.
- Acum scrie Restante în interiorul celulelor îmbinate pentru a da tabelului un titlu.
- Ajustați dimensiunea fontului, culoarea celulei și alinierea textului titlului în funcție de preferințele dvs.
- Deoarece creăm un tablou Kanban simplu, vom adăuga două coloane la stocul nostru (sub titlu): Titlul sarcinii și Descrierea sarcinii. (Pentru un stoc mai detaliat, adăugați pur și simplu coloanele necesare).
- Pentru a adăuga margini la tabel, selectați 12 rânduri (sau câte este necesar) sub Titlul sarcinii coloană. Du-te la Frontiere pictograma (lângă Îndrăzneţ pictograma) și faceți clic pe săgeata derulantă. Selectează În afara granițelor opțiune.
- Faceți același lucru pentru rândurile de sub Descrierea sarcinii coloană.
Tabelul dvs. de restanțe este gata. Tot ce trebuie să faceți acum este să-l umpleți și ar trebui să aveți ceva de genul acesta:
Crearea panoului Kanban
Acum că ne-am întârziat, este timpul să creăm panoul Kanban pe care îl vom folosi în panoul nostru Kanban. Pentru aceasta, faceți clic pe la care se adauga semnați în partea de jos a foii pentru a crea și deschide o nouă foaie.
În noua foaie, să creăm o tablă Kanban urmând pașii de mai jos:
- Creați titlul panoului prin îmbinarea celulelor de sus și scriind în titlu. Puteți ajusta dimensiunea fontului și culoarea celulei după bunul plac.
- Deoarece ne propunem la simplitate aici, vom adăuga doar trei secțiuni de panou, adică, A face, În curs, și Terminat. (Puteți adăuga mai multe secțiuni dacă fluxul de lucru are mai multe faze).
- Adăugați chenare groase la secțiunile panoului Kanban folosind Frontiere pictograma.
Tabloul Kanban este aproape gata, așa că vom trece la crearea cardurilor.
Crearea cardurilor Kanban
Urmați pașii de mai jos pentru a crea carduri Kanban:
- Faceți clic dreapta pe titlul rândului și selectați Înălțimea rândului.
- Se va deschide o fereastră pop-up în care trebuie să introduceți înălțimea dorită; 25 în cazul nostru.
- În mod similar, ajustați înălțimea rândului de sub acesta la 50 și a celui de sub acesta la 25.
- Veți primi un card format din 3 celule cu înălțimea rândurilor după cum urmează: 25:50:25
- Selectați fiecare dintre cele trei celule ale cardului Kanban și adăugați margini mergând la Frontiere pictograma și selectând Borduri exterioare groase.
- Copiați cardul nou creat pentru a crea câte cărți doriți.
- Veți observa că dimensiunile celulelor vor fi setate la implicit. Deci, va trebui să ajustați dimensiunile celulelor una câte una.
- Pentru a fi mai rapid, apăsați Ctrl și selectați toate celulele care trebuie să aibă o înălțime de rând de 25. Acum faceți clic dreapta pe oricare dintre titlurile rândurilor selectate și ajustați înălțimea rândului (după cum sa menționat anterior). Toate rândurile selectate vor avea acum o înălțime de rând de 25.
- Repetați același proces pentru toate celulele care au nevoie de o înălțime de rând de 50.
- Puneți un chenar gros în jurul zonei care înconjoară cărțile și umpleți-l cu o culoare de fundal pentru a o face plăcută din punct de vedere estetic.
Pentru a lega datele din stocul nostru de carduri Kanban, urmați pașii de mai jos:
Adăugarea titlurilor sarcinilor la cardurile Kanban
Pentru a obține titlul sarcinii primei noastre sarcini de la Restante foaie:
- Selectați celula de sus (B5) din primul cartonaș și scrieți =.
- Du-te la Restante foaie și selectați prima celulă (C4) sub Titlul sarcinii coloană.
- Reveniți la foaia de bord Kanban și veți vedea următoarea formulă:
= Întârziere! C4
- Apăsați și introduceți și va returna datele din celulă (C4) din foaia Backlog (adică Cercetare în cazul nostru).
- Copiați formula = Întârziere! C4 în celulele de sus ale cardurilor Kanban rămase și modificați numerele de celule pentru fiecare card. Deci formula ar fi = Întârziere! C5 (corespunzător celui de-al doilea titlu de sarcină) pentru al doilea card și = Întârziere! C6 pentru al treilea titlu de sarcină și așa mai departe. Cardurile Kanban ar trebui să arate după cum urmează:
Folosirea formatării condiționate pentru a face cardurile plăcute vizual
Veți vedea că celulele de sus ale tuturor cardurilor returnează acum valorile Titlurile sarcinilor coloana din Restante foaie. Cu toate acestea, câteva cărți (în cazul nostru, ultimele două) returnează 0 în celulele lor de sus, deoarece nu există nicio valoare în celulele corespunzătoare din Restante. Pentru a face cărțile plăcute vizual, vom face utilizați formatarea condiționată în Excel pentru a formata datele și scoateți 0s:
- Selectați toate celulele de sus ale cardurilor Kanban și accesați Formatarea condițională > Setează o nouă regulă.
- În Formatarea condițională fila, selectați valoarea celulei egal cu 0, schimba culoarea fontului alb și faceți clic Terminat.
Adăugarea descrierilor de sarcini la cardurile Kanban
Vom urma o abordare similară pentru a returna descrierile sarcinilor din Restante la celulele din mijloc ale cardurilor Kanban. Numai de data asta vor fi formulele = Întârziere! D4, = Întârziere! D5, etc. La fel ca în cazul titlurilor sarcinilor, celulele negre din Restante va reveni 0, pe care o puteți remedia prin formatare condiționată, așa cum sa menționat deja.
O altă problemă pe care o veți observa când adăugați descrieri de sarcini la cardurile Kanban este că textul se va revărsa din celule. Pentru a preveni acest lucru, vom face împachetare text în Excel celule:
- Selectați toate celulele din mijloc ale cărților.
- Apasă pe Înfășurați pictograma (lângă Alinia pictograma) din bara de instrumente.
Adăugarea de atingeri finale
Chiar dacă cardurile Kanban sunt gata (și legate de întârziere), iată câțiva pași suplimentari pentru a le îmbunătăți și mai bine:
- Utilizați celula de jos a cardurilor pentru a adăuga (manual) persoana desemnată.
- Aliniați datele celulei în centrul celulei folosind Alinia pictograma.
- Eliminați liniile de grilă: accesați bara de instrumente, faceți clic pe Vedere secțiune și debifați caseta de lângă Linii de grilă pentru a le elimina.
Crearea cardurilor Kanban mobile
Dacă ați urmat pașii până acum, ar trebui să aveți pregătite acumularea sarcinilor, panoul Kanban și cardurile Kanban. Dar nu veți putea muta cu ușurință aceste cărți peste bord. Urmați pașii de mai jos pentru a face cardurile Kanban mobile:
- Copiați cardul Kanban pe care doriți să îl plasați pe tablă.
- Faceți clic dreapta pe tabla unde doriți să plasați cardul.
- Mergi la Paste Speciale și selectați Imagine legată opțiune (care este ultima opțiune de sub Alte opțiuni de lipire).
- Urmați aceeași procedură pentru alte carduri Kanban.
Maximizați-vă eficiența utilizând panouri Kanban
Acum că aveți o structură de bază a panoului Kanban, depinde de dvs. să o personalizați pentru a se potrivi cerințelor proiectului dumneavoastră. O modalitate excelentă de a maximiza potențialul tehnicii Kanban este să o combinați cu o altă strategie de productivitate, cum ar fi metoda GTD.
