7 sfaturi pentru managementul sarcinilor pentru a vă îmbunătăți productivitatea

Sarcinile tale zilnice sunt fundamentul succesului tău, reprezentând acțiunile pas cu pas necesare pentru a-ți atinge obiectivele personale și profesionale. Cu alte cuvinte, lista ta de lucruri aparent fără sfârșit este foaia ta de parcurs către câștig, așa că gestionarea eficientă a acestor sarcini este vitală.

Deși s-ar putea să vă grăbiți să utilizați cea mai bună aplicație de productivitate pentru a vă organiza sarcinile zilnice, ceea ce nu este o mișcare rea, perfecționarea abilităților de gestionare a sarcinilor este mai durabilă și mai eficientă pe termen lung. Acest articol va acoperi câteva sfaturi de gestionare a sarcinilor pentru a vă îmbunătăți productivitatea.

1. Cunoaște-ți Cronotipul

Ești o bufniță de noapte sau o pasăre timpurie? Vi se pare mai ușor să vă concentrați dimineața sau seara târziu? Cu toții avem o înclinație naturală de a adormi și de a fi atenți în anumite perioade ale zilei și nopții. Și, deși cultura populară celebrează adesea cei care se trezesc devreme ca fiind mai productivi, realitatea este că o singură dimensiune nu se potrivește tuturor.

De-aceea cunoașterea cronotipului vă poate crește productivitatea, deoarece vă permite să vă programați sarcinile atunci când sunteți cel mai productiv. Prin urmare, crearea unui program de lucru personalizat pe baza cronotipului dvs., vă va fi mai ușor să rămâneți la curent cu sarcinile dvs. și să atingeți performanța maximă.

De exemplu, dacă sunteți o bufniță de noapte, ar trebui să plănuiți să vă abordați cele mai dificile sarcini din seara când nivelurile tale de energie sunt cele mai ridicate, punându-te în cea mai bună poziție pentru a-ți îndeplini sarcinile timp.

2. Creați-vă lista de priorități

Acum că știi când ești cel mai productiv, este timpul să faci prioritizați sarcinile din listele dvs. de activități folosind matricea Eisenhower. Acest sistem de gestionare a timpului vă ajută să prioritizați sarcinile, clasificându-le în patru cadrane: urgent și important, nu urgent, ci important, urgent, dar neimportant, și nu urgent și neimportant sarcini.

Organizarea listelor de sarcini pe baza acestor categorii facilitează identificarea sarcinilor care ar trebui să aibă prioritate și care pot fi delegate sau amânate. În acest fel, îți poți programa cele mai importante și urgente sarcini atunci când ești cel mai productiv, oferindu-ți cea mai bună șansă de a le îndeplini la timp.

De exemplu, în calitate de programator, vă puteți programa sarcinile de codare pentru momentul în care sunteți cel mai alert și puteți răspunde la e-mailuri atunci când nivelul de energie este scăzut.

3. "Mâncați Broasca Aia!"

Eating That Frog este următorul sfat de gestionare a sarcinilor pentru a vă ajuta să vă creșteți productivitatea! Și, nu, nu vorbim despre broaște literale! Brian Tracy a popularizat această frază în cartea sa cu același nume, iar această metaforă vie descrie abordarea sarcinii tale cele mai dificile la prima oră dimineață.

Aceasta este una dintre cele mai bune moduri de a învinge amânarea, deoarece s-ar putea să vă simțiți adesea stresați sau copleșiți atunci când vă confruntați cu cea mai dificilă sarcină. Mâncând mai întâi cea mai mare broască, acel sentiment de groază se va transforma într-un sentiment de împlinire, sporindu-ți încrederea în tine și oferindu-ți motivația și impulsul pentru a-ți putea puterea prin restul tău sarcini.

Puteți folosi Metoda Eat That Frog folosind Todoist. Cu toate acestea, deși este recomandat să vă abordați cele mai dificile sarcini dimineața, cel mai bun moment ar putea fi diferit în funcție de cronotipul dvs., așa cum am discutat deja. Acestea fiind spuse, puteți folosi în continuare această metodă programându-vă cele mai dificile sarcini atunci când sunteți cel mai plin de energie și productivitate.

4. Folosește legea Parkinson în avantajul tău

Procrastinarea este unul dintre cele mai comune ucigașe de productivitate cu care se luptă majoritatea oamenilor la un moment dat. Unul dintre principalele motive pentru care deseori amânați sarcinile până în ultimul minut este că nu există un sentiment de urgență sau termen limită. Acest lucru se datorează faptului că aceste sarcini se pot extinde pentru a umple timpul pe care îl aveți la dispoziție – Legea lui Parkinson.

Vestea bună este că poți devin mai productivi folosind legea Parkinson în avantajul tău. Cum? În primul rând, împărțiți întotdeauna proiectele uriașe sau complexe în sarcini mai mici, făcându-le să pară mai puțin copleșitoare și mai ușor de abordat.

Apoi, setați un termen limită strict pentru fiecare sarcină. Acest lucru creează un sentiment de urgență, motivându-vă să finalizați sarcina înainte de termenul limită și reducând amânarea. Acest hack vă va ajuta să vă gestionați sarcinile mai eficient și să vă asigurați că nu rămâneți în urmă pe listele de sarcini.

5. Practicați o singură sarcină

Multitasking-ul, sau mai exact, schimbarea contextului, este unul dintre acele obiceiuri care par eficiente, dar este de fapt foarte extenuant și neproductiv. În timp ce numărul copleșitor de sarcini de pe lista ta de activități ar putea face tentant să încerci și să faci mai multe sarcini simultan, ai doar atât de multă concentrare și energie care poate fi folosită pentru o anumită sarcină.

Acest lucru crește probabilitatea de a face greșeli, ceea ce duce la pierderi de timp și efort. Pe de altă parte, stăpânirea unei singure sarcini vă va îmbunătăți productivitatea, permițându-vă să vă dedicați toată atenția unei sarcini până la finalizare. Acest lucru minimizează distragerile, vă ajută să rămâneți concentrat și vă dă putere să faceți cel mai bun lucru.

Una dintre cele mai bune modalități de a practica o singură sarcină este să stabiliți o limită de timp fixă ​​pentru a vă concentra asupra unei sarcini și apoi să luați o pauză. Această tehnică de gestionare a timpului se numește metoda Pomodoro și este o modalitate eficientă de a profita la maximum de timpul tău.

6. Automatizați sarcinile banale

Deci, ce se întâmplă cu acele sarcini de valoare redusă care nu au ajuns în fruntea listei dvs. de priorități? Gândiți-vă la sarcini precum programarea întâlnirilor sau luarea minutelor în timpul conferințelor telefonice - punem pariu că tot trebuie să le faceți, nu?

Cel mai bun mod de a gestiona aceste sarcini este automatizarea acestora. Din fericire, sunt mai multe aplicații pe care le puteți utiliza pentru a automatiza sarcinile banale, cum ar fi IFTTT sau Zapier. Acest lucru va elibera timp și energie pentru sarcini mai valoroase și mai sensibile la timp și vă va ajuta să deveniți mai productiv.

7. Utilizați software-ul potrivit de gestionare a sarcinilor

Este bine și bine să folosiți toate sfaturile de gestionare a sarcinilor menționate mai sus, dar s-ar putea să vă dificultați totuși să rămâneți productiv fără software-ul potrivit care să vă ajute să vă gestionați sarcinile. Având în vedere multitudinea de instrumente de gestionare a sarcinilor care promit să vă transforme într-o putere de productivitate peste noapte, alegerea opțiunii potrivite poate fi descurajantă.

Deci, cum poți alege instrumentul potrivit de gestionare a sarcinilor online? Primul lucru de făcut este să vă evaluați nevoile. Acest lucru depinde de profesia dvs., stilul de lucru și preferințele, dimensiunea echipei și multe altele. Evaluarea nevoilor dvs. face mult mai ușor să comparați diferite instrumente de gestionare a sarcinilor pentru a găsi cea mai bună opțiune pentru dvs.

Faceți mai multe în mai puțin timp cu aceste sfaturi

Îmbunătățirea abilităților de gestionare a sarcinilor este cheia pentru a vă duce productivitatea la următorul nivel. Indiferent dacă sunteți manager de proiect sau student, folosirea tehnicilor potrivite de management al sarcinilor vă va ajuta să obțineți mai mult în mai puțin timp. Încorporând aceste sfaturi de gestionare a sarcinilor în rutina dvs. zilnică, vă puteți asigura că bifați toate elementele de pe lista de sarcini.